• Hurtigindgange
  • Sagsdisciplin
  • §-nøgle § 1 - § 44
  • Q&A Om aktindsigtssagen

 Afgrænsning af aktindsigtsanmodningen

Når du har konstateret, at identifikationskravet er opfyldt, skal du vurdere, om aktindsigtsanmodningen er tilpas klar og afgrænset.

1. HVORNÅR SKAL EN AKTINDSIGTSANMODNING AFGRÆNSES?

Det vil normalt ikke give anledning til tvivl, hvilke sager og/eller dokumenter den aktindsigtssøgende har bedt om aktindsigt i. I sådanne tilfælde skal der derfor ikke ske nogen nærmere afgrænsning af aktindsigtsanmodningen. Hvis du er i tvivl om, hvilken sag et dokument vedrører, kan du læse nærmere om sagsbegrebet her.

Hvis anmodningen derimod er uklar eller kan forstås på flere måder, eller hvis der er anmodet om aktindsigt i et betydeligt antal sager og/eller dokumenter, skal aktindsigtsanmodningen afgrænses til de relevante sager og/eller dokumenter.

2. HVORDAN SKAL AFGRÆNSNINGEN AF AKTINDSIGTSANMODNINGEN SKE?

Du kan afgrænse aktindsigtsanmodningen på to måder:

1) Ved at rette (telefonisk) henvendelse til den aktindsigtssøgende, eller
2) Ved at anføre i afgørelsesbrevet, hvordan aktindsigtsanmodningen er blevet forstået af din myndighed.

2.1 (Telefonisk) henvendelse til den aktindsigtssøgende

Det vil oftest være mest nærliggende at ringe til den aktindsigtssøgende og bede ham præcisere og afgrænse aktindsigtsanmodningen. Ofte er den, der anmoder om aktindsigt, ikke klar over, hvor omfattende aktindsigtsanmodningen er, dvs. hvor mange sager og/eller dokumenter anmodningen vedrører. Du kan i en sådan situation forklare den pågældende om aktindsigtsanmodningens omfang og bede ham afgrænse anmodningen til et mere begrænset materiale. Du kan f.eks. spørge, om der er materiale, han er mere interesseret i end andet?

Ved mere omfattende aktindsigtsanmodninger kan du endvidere - af hensyn til den aktindsigtssøgendes interesse i hurtigt at opnå aktindsigt - spørge den pågældende om, hvorvidt der er noget materiale, han ønsker at modtage først.

Rent praktisk kan du evt. aftale, at din myndighed sender en journalliste til den pågældende med oversigt over de sager og/eller dokumenter, som vedkommende har anmodet om aktindsigt i, og bede ham returnere den med afkrydsninger på listen ud for de sager og/eller dokumenter, han ønsker aktindsigt i.

Vær opmærksom på at lave et telefonnotat om din samtale med den aktindsigtssøgende og på at journalisere notatet på sagen.

2.2 Afgrænsning af aktindsigtsanmodningen i afgørelsesbrevet

En alternativ metode er, at du i afgørelsen (og i eventuelle fristbreve) skriver, hvordan du har forstået aktindsigtsanmodningen.

3. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

Hvis den aktindsigtssøgende nægter at medvirke til at afgrænse en upræcis aktindsigtsanmodningen eller fastholder en upræcis aktindsigtsanmodning, skal du træffe afgørelse om aktindsigt på det foreliggende grundlag og skrive i afgørelsen, hvordan du har afgrænset og forstået aktindsigtsanmodningen.

Hvis aktindsigtsanmodningen er meget upræcis, bør du overveje, om identifikationskravet i lovens § 9, stk. 1, er opfyldt.

Hvis den aktindsigtssøgende nægter at medvirke til at afgrænse en i øvrigt præcis aktindsigtsanmodning, der vedrører et meget betydeligt antal sager og/eller dokumenter, bør du overveje, om anmodningen om aktindsigt kan afslås. Et afslag kræver, at behandlingen af aktindsigtsanmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. § 9, stk. 2, nr. 1.

Sidst opdateret: 14. november 2013