• Hurtigindgange
  • Sagsdisciplin
    • §-nøgle § 1 - § 44
    • Q&A Om aktindsigtssagen

      Journaliseringspligt

      § 15. Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form.
      Stk. 2. Et dokument omfattet af stk. 1, som forvaltningsmyndigheden har modtaget eller afsendt, skal journaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.
      Stk. 3. Journalsystemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres:
      1) Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse.
      2) Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold.
      Stk. 4. Pligten til at journalisere efter stk. 1-3 gælder for statslige forvaltningsmyndigheder omfattet af § 2 og kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning.
      Stk. 5. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om helt eller delvis at undtage forvaltningsmyndigheder m.v., der er omfattet af stk. 4, fra pligten til at journalisere.
      Stk. 6. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at pligten til at journalisere efter stk. 1 og 2 også skal gælde for kommunale og regionale enheder samt selskaber m.v., der ikke er omfattet af stk. 4.

      1. HVEM HAR PLIGT TIL JOURNALISERING

      Du skal først vurdere, om din myndighed har pligt til journalisering. Journaliseringspligten gælder kun for statslige forvaltningsmyndigheder, der er omfattet af OFL § 2, samt for kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning, jf. OFL § 15, stk. 4.

      2. HVAD ER DER PLIGT TIL AT JOURNALISERE?

      Du skal journalisere et dokument, hvis du kan svare JA til, at følgende to betingelser er opfyldt:

      1) Dokumentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.
      2) Dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

      Med hensyn til den første betingelse om "administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed" henvises til afsnittet om § 7, stk. 1.

      For så vidt angår den anden betingelse betyder udtrykket "betydning for en sag", om dokumentet har betydning for sagens indholdsmæssige del. Udtrykket "betydning for […] sagsbehandlingen i øvrigt" henviser navnlig til, om dokumentet i forhold til den pågældende sag har en dokumentations- eller bevismæssig værdi.

      Hvis blot en del af et dokument har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, skal hele dokumentet journaliseres.

      Dokumenter såsom breve til og fra borgere, afgørelser, høringsbreve, rykkerbreve mv. skal altid journaliseres, hvis de er relevante for en sag, eller hvis de angår en henvendelse, som skal besvares.

      Bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, tryksager, kort, brochurer, takkeskrivelser og diverse indbydelser mv., der ikke har forbindelse til myndighedens almindelige virksomhed, er ikke omfattet af journaliseringspligten, da den første betingelse normalt ikke er opfyldt.

      Modtagne eller afsendte e-mails skal også journaliseres, hvis den enkelte e-mail har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Der er dog ganske mange e-mails, som ikke skal journaliseres, fordi de har en mere uformel karakter. I Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009, kapitel 25, pkt. 3.5.2.3 (side 874 f.), er der nævnt en række eksempler på e-mails, der ikke er omfattet af journaliseringspligt. Det vil ofte være tilfælde, hvor mails erstatter samtale mellem sagsbehandlere, og som har et planlæggende eller koordinerende sigte.

      Interne dokumenter skal kun journaliseres, hvis de foreligger i endelig form. Hvis et dokument har været tillagt faktisk betydning i forbindelse med behandlingen af den pågældende sag, vil det normalt foreligge i endelig form. Telefonnotater e.l. vil i almindelighed være omfattet af journaliseringspligten.

      3. HVORNÅR SKAL JOURNALISERING SKE?

      Hvis et dokument skal journaliseres, skal det ske snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse, jf. § 15, stk. 2.

      Hovedreglen er, at sædvanlige, papirbreve (f.eks. breve fra eller til en borger) skal være journaliseret 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. E-mails skal være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen.

      I undtagelsestilfælde kan journalisering lovligt ske senere end de nævnte (3-4 eller 7) arbejdsdage. F.eks. ved behandling af en følsom sag, hvor det efter en (saglig) vurdering må antages, at kredsen af personer, der har kendskab til sagen og dens dokumenter, bør begrænses mest muligt. Journaliseringsfristen kan også forlænges, hvis den pågældende sagsbehandler er fraværende, f.eks. på grund af ferie, sygdom, kursusdeltagelse, tjenesterejse eller lignende.

      Der er ikke fastsat en frist for, hvornår interne dokumenter i endelig form skal journaliseres.

      4. HVORDAN SKAL JOURNALISERING SKE

      Journalsystemet skal indrettes således, at det indeholder oplysninger om dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse samt en kort, tematisk angivelse af dokumentets indhold, jf. OFL § 15, stk. 3.

      Det er ikke et krav, at dokumenter omfattet af journaliseringspligten journaliseres i det samme journalsystem. Derfor kan f.eks. klassificerede dokumenter journaliseres i et særskilt journalsystem. Bestemmelsen regulerer heller ikke den nærmere indretning af journalsystemet, herunder i hvilket omfang myndigheden skal have oprettet en journalplan – dvs. en oversigt over myndighedens sagsområde opdelt i sagsgrupper med et dertil knyttet nummereringssystem – til brug for journaliseringen.

      Den korte, tematiske angivelse vil som udgangspunkt kunne være det pågældende dokuments eventuelle titel (overskrift). Derimod vil en ren typebetegnelse ikke være tilstrækkelig, f.eks. brev, notat m.v.

      5. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

      Hvis et dokument ikke er blevet journaliseret, indebærer det ikke, at dokumentet, som følge af den manglende journalisering er undtaget fra aktindsigt. Du skal derfor stadig vurdere, om der kan gives aktindsigt i dokumenter, der ikke er journaliseret på sagen, men som er indgået i behandlingen af den.

      OFL § 15 er på den anden side ikke til hinder for, at du journaliserer dokumenter, der ikke efter bestemmelsen er pligt til at journalisere, herunder journaliserer f.eks. udkast til interne dokumenter.

      Pligten til at journalisere efter § 15 gælder formelt kun for dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed efter lovens ikrafttræden den 1. januar 2014, jf. § 42, stk. 8.

      Sidst opdateret: 10. november 2013