• Hurtigindgange
  • Sagsdisciplin
  • §-nøgle § 1 - § 44
  • Q&A Om aktindsigtssagen

Sagens afgørelse

Du er færdig med at skrive udkastet til afgørelse i en aktindsigtssag, hvis du kan svare JA til, at følgende tre betingelser er opfyldt:

1) Du har iagttaget forvaltningslovens regler om partshøring og begrundelse.
2) Du har overvejet spørgsmålet om meroffentlighed.
3) Du har givet klagevejledning.

1. FORVALTNINGSLOVENS REGLER OM PARTSHØRING OG BEGRUNDELSE

Du skal være opmærksom på, at den, der søger aktindsigt i en sag eller et dokument, er part i den pågældende sag om aktindsigt. Da aktindsigtsafgørelser betragtes som afgørelser i forvaltningslovens forstand, indebærer dette, at forvaltningslovens sagsbehandlingsregler skal iagttages ved behandlingen af anmodninger om aktindsigt. Det vil navnlig være forvaltningslovens § 19 om partshøring, § 24 om begrundelse og § 25 om klagevejledning, der har betydning.

Hvis du i forbindelse med sagens behandling indhenter en udtalelse fra den, som oplysningerne angår (f.eks. en virksomhed eller en anden forvaltningsmyndighed), skal du efter de nærmere regler herom i forvaltningslovens § 19 høre den aktindsigtssøgende, hvis udtalelsen taler imod en imødekommelse af anmodningen og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Meddeler du helt eller delvis afslag på anmodningen om aktindsigt, følger det af forvaltningslovens § 22, at afgørelsen skal begrundes, hvis den meddeles skriftligt. Det følger af forvaltningslovens § 24, stk. 1, at begrundelsen skal indeholde en henvisning til de regler i offentlighedsloven, der i den pågældende sag giver hjemmel til at begrænse retten til aktindsigt. I det omfang afgørelsen efter offentlighedslovens regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.

Det skal fremgå af afgørelsen, hvilke sager, dokumenter og oplysninger, der er tilbageholdt (dvs. undtaget fra aktindsigt), ligesom det med henvisning til de relevante bestemmelser i offentlighedsloven skal begrundes, hvorfor den pågældende sag, det pågældende dokument eller de pågældende oplysninger er undtaget fra aktindsigt. Du skal være opmærksom på, at denne begrundelse skal være egnet til at "forklare" den afgørelse, som du er kommet frem til. Hvis der er indhentet en udtalelse fra den, hvis interesser kan være til hinder for, at der meddeles aktindsigt, skal en oplysning herom indgå i begrundelsen.

2. MEROFFENTLIGHED

Husk, at du altid skal overveje at give meroffentlighed i de sager (dog ikke kalendersager), dokumenter eller oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt, jf. OFL § 14.

Det skal fremgå af afgørelsen, at du har overvejet spørgsmålet om meroffentlighed, ligesom det skal fremgå, om du meddeler eller afslår at give meroffentlighed. Du vil som regel kunne bruge en standardbegrundelse, men du er forpligtet til på reel og saglig vis at overveje spørgsmålet om meroffentlighed.

3. KLAGEVEJLEDNING

Kan afgørelsen påklages til en anden forvaltningsmyndighed, følger det af forvaltningslovens § 25, at afgørelsen skal være ledsaget af en klagevejledning, herunder med angivelse af klageinstans, oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage og eventuelle tidsfrister, hvis afgørelsen er meddelt skriftligt og ikke giver ansøgeren fuldt ud medhold.

Du skal i den forbindelse være opmærksom på OFL § 37, stk. 1, hvoraf det fremgår, at afgørelser om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Bestemmelsen i stk. 1 indebærer bl.a., at den underordnede myndigheds afgørelse af aktindsigtsspørgsmålet således ikke kan påklages til den overordnede myndighed, herunder til den øverste klageinstans, i de tilfælde, hvor den underordnede myndigheds afgørelse i den materielle sag ikke er undergivet klageadgang. Klagen skal - som led i en såkaldt remonstrationsordning - indledningsvis fremsendes til den myndighed, hvis afgørelse der klages over, jf. OFL § 37, stk. 2. Du skal huske at beskrive denne fremgangsmåde som en del af klagevejledningen.

Vær endvidere opmærksom på, at der efter OFL § 38 gælder en særlig vejledningspligt i forhold til kommunale og regionale aktindsigtsafgørelser. Bestemmelsen fastsætter, at en afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed.

Når aktindsigtsafgørelsen ikke kan påklages til en anden forvaltningsmyndighed, vil det som oftest være hensigtsmæssigt at skrive dette i afgørelsen.

Der gælder som udgangspunkt ikke noget krav om, at der skal gives vejledning om muligheden for at klage til Folketingets Ombudsmand eller rette henvendelse til en tilsynsmyndighed (bortset fra den kommunale og regionale tilsynsmyndighed, jf. ovenfor).

4. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

Det vil i mange tilfælde af både praktiske og ressourcemæssige grunde være hensigtsmæssigt at bruge standardkoncepter (f.eks. denne håndbogs mange standardbegrundelser og standardbreve), når du skriver udkastet til afgørelse. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at du stadig konkret skal vurdere, om de pågældende sager, dokumenter og oplysninger kan undtages fra aktindsigt, ligesom der eventuelt i den enkelte aktindsigtssag kan være behov for en mere individuel begrundelse. De krav, der følger af forvaltningslovens regler om partshøring, begrundelse og klagevejledning, gælder således også for standardkoncepter, og det er myndighedens ansvar, at de nævnte regler overholdes i den enkelte aktindsigtssag.

Du skal være opmærksom på, om der er fastsat interne instrukser for behandlingen af aktindsigtssager i din myndighed, herunder om intern forelæggelse mv.

5. FORSLAG TIL BEGRUNDELSE

Hvis du ønsker at se en række eksempler på standardkoncepter for forskellige typer af afgørelser, kan du klikke her.

Sidst opdateret: 26. november 2013