• Hurtigindgange
  • Sagsdisciplin
    • §-nøgle § 1 - § 44
    • Q&A Om aktindsigtssagen

      Dokumenter, som mister deres interne karakter

      § 23. […]
      Stk. 2. Dokumenter omfattet af stk. 1, der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde.
      […]

      Der er aktindsigt i et internt dokument, hvis du kan svare JA til, at følgende to betingelser er opfyldt:

      1) Dokumentet er "afgivet" til "udenforstående" i offentlighedslovens forstand.
      2) Afgivelsen er ikke sket af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde.

      1. AFGIVELSE

      Et dokument mister som udgangspunkt sin interne karakter, hvis det bliver afgivet til en udenforstående. "Afgivet" skal i denne sammenhæng forstås sådan, at det pågældende dokument er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående, dvs. at den udenforstående kan komme i egentlig fysisk besiddelse af dokumentet.

      Afgivelse kan eksempelvis ske ved, at dokumentet sendes (f.eks. via almindelig post eller via e-mail) eller udleveres (f.eks. på et møde) til en udenforstående. Afgivelsen kan også ske ved, at dokumentet lægges på myndighedens hjemmeside på en måde, der gør det muligt for en udenforstående at downloade, udskrive eller kopiere dokumentet.

      Der vil også være tale om afgivelse, hvis myndigheden har gjort det muligt for en udenforstående at gøre sig bekendt med dokumentet på en måde og i et sådant omfang, at situationen må ligestilles med, at dokumentet er gjort fysisk tilgængeligt. Det vil for eksempel være tilfældet, hvis et dokument under et møde udlånes af en mødedeltager fra én myndighed til en mødedeltager fra en anden myndighed, der - efter at have læst dokumentet - afleverer det igen ved mødets afslutning. Hvis den første mødedeltager derimod alene læser højt fra dokumentet eller i øvrigt gør mødedeltagerne bekendt med dokumentets indhold, vil der ikke være tale om afgivelse, og dokumentet vil bevare sin interne karakter, selvom den anden myndighed (via mødedeltageren) nu er bekendt med dokumentets indhold.

      Du skal være opmærksom på, at et internt dokument også anses for afgivet til en udenforstående, hvor det underhånden videregives til en anden myndighed.

      2. UDENFORSTÅENDE

      Hvis et dokument udveksles mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (f.eks. mellem to afdelinger i det samme ministerielle departement), betragtes det som en intern afgivelse, og dokumentet mister ikke sin interne karakter, idet der ikke er tale om afgivelse til udenforstående. Afgives dokumentet derimod til en anden myndighed (f.eks. fra ét ministerium til et andet ministerium), er der tale om en ekstern afgivelse, som indebærer, at dokumentet som udgangspunkt mister sin interne karakter.

      Det vil normalt være åbenbart, om der er tale om den ene eller den anden situation. I nogle tilfælde må du imidlertid foretage en organisatorisk præget vurdering af forholdet mellem de to enheder for at kunne vurdere, om der er tale om udveksling mellem to enheder inden for samme myndighed (intern afgivelse) eller om udveksling mellem to selvstændige myndigheder (ekstern afgivelse). Dette er en vurdering, der kan volde problemer, men du kan - ved vurderingen af, om der er tale om en selvstændig myndighed - bl.a. lægge vægt på følgende forhold:

      • om den pågældende administrative enheds opgaver er klart afgrænset fra andre administrative enheders opgaver,
      • om den pågældende enhed varetager omfattende og selvstændige opgaver,
      • om den pågældende enhed er undergivet andre enheders instruktionsbeføjelse,
      • om der er rekursadgang fra den pågældende enhed til en anden enhed,
      • om den pågældende enhed træffer afgørelser på egne vegne, og
      • hvilken grad af selvstændighed den pågældende enhed indtager.

      Du kan læse mere om denne vurdering i Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009, side 519 ff. og 576 f.

      3. AFGIVELSE AF RETLIGE GRUNDE, TIL FORSKNINGSMÆSSIG BRUG MV.

      Et dokument mister ikke sin interne karakter, hvis det afgives til en udenforstående af retlige grunde, eller hvis dokumentet skal bruges i forbindelse med forskning eller af andre lignende grunde, jf. sidste led i lovens § 23, stk. 2. Dette er begrundet i, at et dokument ikke bør miste sin interne karakter, hvis den pågældende forvaltningsmyndighed ved afgivelsen ikke kan anses for (frivilligt) at have givet afkald på den beskyttelse af dokumentet, der følger af lovens § 23, stk. 1.

      Som eksempler på situationer, hvor en afgivelse vil være omfattet af sidste led i lovens § 23, stk. 2 - og hvor et dokument således ikke mister sin interne karakter - kan nævnes det tilfælde, hvor dokumentet afgives til Folketingets Ombudsmand i forbindelse med dennes undersøgelse af en sag, eller hvor dokumentet afgives til en overordnet myndighed som led i en klagesagsbehandling. Dette gælder, uanset om den overordnede myndigheds behandling angår en klage over den underordnede myndigheds afgørelse om afslag på aktindsigt, eller om klagen angår den materielle afgørelse i sagen.

      Et internt dokument mister af samme grund heller ikke sin interne karakter, hvor en myndighed i øvrigt er forpligtet til at afgive et dokument til brug for en anden myndigheds kontrol- eller tilsynsvirksomhed. Det er ikke afklaret, om dette kun gælder, hvor en myndighed ved lov er forpligtet til at afgive det pågældende dokument, eller om det også gælder, hvor en overordnet myndighed som led i det almindelige over- og underordnelsesforhold mv. pålægger en underordnet myndighed at oversende bestemte dokumenter.

      Hvis den modtagende myndighed anvender dokumentet i en anden sammenhæng end til brug for behandlingen af tilsyns- eller klagesagen, vil dokumentet ikke længere kunne undtages efter lovens § 23, stk. 2.

      4. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

      Hvis du ved en fejl er kommet til at afgive et internt dokument til en udenforstående, vil dokumentet ikke anses for "afgivet" i offentlighedslovens forstand. Dette forudsætter dog, at der er tale om en egentlig fejlforsendelse. Du bør i dette tilfælde tilbagekalde dokumentet over for den udenforstående, så snart du bliver bekendt med fejlen.

      Et dokument mister heller ikke sin interne karakter, hvis dokumentet som følge af et retsstridigt forhold, f.eks. et tyveri, er blevet afgivet til en udenforstående.

      En god tommelfingerregel, når det skal vurderes, om et dokument i andre tilfælde end de allerede nævnte er afgivet af retlige grunde mv., er at lægge vægt på, om den pågældende forvaltningsmyndighed ved afgivelsen må anses for (frivilligt) at have givet afkald på den beskyttelse af interne dokumenter, der følger af lovens § 23, stk. 1.

      Du skal være opmærksom på, at der gælder særlige regler om udveksling af interne dokumenter og oplysninger til brug for ministerbetjening (§ 24) eller til brug for KL, Danske Regioners samt disses medlemmers forhandlinger med staten mv. (§ 25).

      5. EKSEMPEL PÅ BEGRUNDELSE

      [eksempel]

      De har søgt om aktindsigt i […].

      [X-myndighed] kan i den anledning oplyse, at det følger af offentlighedslovens § 23, stk. 1, at retten til aktindsigt ikke omfatter interne dokumenter. Som interne dokumenter anses bl.a. dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående, jf. bestemmelsens stk. 1, nr. 1.

      Det følger videre af offentlighedslovens § 23, stk. 2, at dokumenter omfattet af bestemmelsen i stk. 1, der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde.

      [X-myndighed] har undtaget en række dokumenter [akt nr. xxx] fra aktindsigt, idet der er tale om interne dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1. Det bemærkes, at enkelte af disse dokumenter har været afgivet til [x-myndighedens overordnede myndighed] i forbindelse med en klagesagsbehandling. Da den nævnte afgivelse er sket af retlige grunde, er også disse dokumenter undtaget fra aktindsigt, jf. lovens § 23, stk. 2, jf. stk. 1.

      [/eksempel]

      Sidst opdateret: 25. november 2013