• Hurtigindgange
  • Sagsdisciplin
  • §-nøgle § 1 - § 44
  • Q&A Om aktindsigtssagen

Ekstraheringspligt

§ 28. Retten til aktindsigt i dokumenter omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-4, omfatter uanset disse bestemmelser oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen. Det samme gælder oplysninger om eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-3.
Stk. 2. Stk. 1 gælder ikke, i det omfang

  1. det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug,
  2. de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller
  3. oplysningerne er offentligt tilgængelige.

§ 29. Retten til aktindsigt i dokumenter omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-3, omfatter uanset disse bestemmelser oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, i det omfang oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan el.lign. Det gælder dog ikke oplysninger om interne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er udarbejdet til brug for ministerrådgivning eller rådgivning af formandskabet for KL og for Danske Regioner.
Stk. 2. § 28, stk. 2, finder tilsvarende anvendelse.

Hvis du har fundet frem til, at et dokument kan undtages fra aktindsigt, skal du huske, at du i en række tilfælde skal udlevere visse oplysninger som følge af ekstraheringspligten.

Ekstrahering betyder, at man trækker visse oplysninger ud af et dokument og giver aktindsigt i disse oplysninger, selvom dokumentet er undtaget fra aktindsigt, dvs. at der meddeles aktindsigt i kun visse dele af et dokument. De oplysninger, der skal ekstraheres, er faktiske oplysninger samt interne og eksterne faglige vurderinger fra visse dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt. Det gælder dog ikke, hvis det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige.

1. HOVEDREGLEN OM EKSTRAHERINGSPLIGT I § 28 OG § 29

Vær opmærksom på, at der efter de to bestemmelser i § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1, er forskel på, dels hvilke oplysninger der skal ekstraheres, dels i hvilke dokumenter oplysningerne skal ekstraheres. I nedenstående figur kan du få et overblik.

 

  Hvilke oplysninger skal ekstraheres? I hvilke dokumenter skal oplysningerne ekstraheres?
§ 28

Oplysninger om en sags faktiske grundlag (afsnit 1.1.1), i det omfang oplysningerne er relevante for sagen (afsnit 1.1.2).

Dokumenter omfattet af § 23 (interne dokumenter), § 24, stk. 1 (interne dokumenter i forbindelse med ministerbetjening), § 25 (nærmere bestemte interne dokumenter) og § 27, nr. 1-4 (statsrådsprotokoller (nr. 1), dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces (nr. 2), dokumenter, der udveksles, i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (nr. 3) og brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres (nr. 4)).

 

§ 28 Oplysninger om eksterne faglige vurderinger (afsnit 1.1.3). Samme dokumenter som markeret med gult ovf., blot undtagen § 27, stk. 1, nr. 4 (brevveksling med sagkyndige).
§ 29 Oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, i det omfang oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan el.lign. (afsnit 1.2.1). Samme som markeret med orange ovf. Vær dog opmærksom på undtagelsen i § 29, stk. 1, 2. pkt., der undtager oplysninger om interne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er udarbejdet til brug for ministerrådgivning eller rådgivning af formandskabet for KL og for Danske Regioner (afsnit 2.2).

1.1 Ekstraheringspligt efter § 28

1.1.1 Hvad betyder det, at der skal være tale om oplysninger om en sags faktiske grundlag?

Det afgørende for, om en oplysning skal ekstraheres (som en oplysning om en sags faktiske grundlag) er, om der er tale om egentlige faktuelle oplysninger eller andre oplysninger, der bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag. Som et eksempel på egentlige faktuelle oplysninger kan nævnes f.eks. oplysninger i et internt dokument om, at der på en motorvejsstrækning passerer 20.000 biler dagligt.

 

1.1.2 Hvad betyder det, at oplysningerne skal være relevante for sagen?

Det er en betingelse for, at ekstraheringspligten indtræder, at oplysningerne efter en konkret vurdering er relevante for sagen. Dette betyder, at det ikke blot vil være de oplysninger om sagens faktiske grundlag, som en myndighed har lagt til grund for sin beslutning i en sag, som skal ekstraheres, men at også faktiske oplysninger, der er indgået i sagen, og som taler imod myndighedens beslutning, skal ekstraheres.

Irrelevante oplysninger skal ikke ekstraheres. Det gælder f.eks. oplysninger, der er indgået i sagen ved en fejl, eller oplysninger der er blevet irrelevant, fordi de er blevet erstattet med bedre og opdaterede oplysninger.

Faktiske oplysninger, der er relevante, men af uvæsentlig betydning for sagen (ligegyldige), skal heller ikke ekstraheres. Der gælder altså en bagatelgrænse for de oplysninger, der skal ekstraheres.

1.1.3 Hvad er eksterne faglige vurderinger?

At der skal være tale om vurderinger betyder, at oplysningerne skal indeholde en subjektivt præget stillingtagen til et forhold, for så vidt oplysningen (vurderingen) bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag.

Ved en faglig vurdering forstås en vurdering, der er foretaget af en person, institution eller myndighed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige forudsætninger for at udtale sig om et bestemt spørgsmål.

Omfattet af udtrykket eksterne faglige vurderinger er f.eks. udtalelser, der afgives af et privat konsulentfirma, speciallæger, landinspektører eller arkitekter, som udfører opgaver for en forvaltningsmyndighed, og hvor udtalelsen – der har til formål at skabe klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder – eksempelvis er gengivet i et internt dokument.

Ekstraheringspligten vil således omfatte f.eks. en udefra indhentet sagkyndig erklæring, der indeholder en videnskabelig eller teknisk (dvs. faglig) vurdering af et forhold, som skal indgå i myndighedens afgørelse.

1.2 Ekstraheringspligt efter § 29

1.2.1 Hvad er interne faglige vurderinger? I endelig form?

Ved en faglig vurdering forstås det samme som det tilsvarende udtryk i § 28, stk. 1, 1. pkt., jf. pkt. 1.4 ovenfor. Interne politiske og strategiske vurderinger samt vurderinger af, hvilken løsning der anbefales på grundlag af en faglig vurdering, er ikke faglige vurderinger efter § 29, stk. 1, 1. pkt., og sådanne vurderinger skal derfor ikke udleveres i medfør af ekstraheringspligten. Det samme gælder indstillingen om, hvilken løsning der i en konkret situation bør vælges, samt forslag, anbefalinger eller andre synspunkter om, hvilken løsning der f.eks. i en lovgivningssag bør vælges.

Det er en betingelse for at få aktindsigt i en intern faglig vurdering, at den foreligger i endelig form.

2. UNDTAGELSER TIL EKSTRAHERINGSPLIGTEN I § 28 OG § 29

2.1 Fælles undtagelser til ekstraheringspligten i § 28 og § 29

Der er tre fælles undtagelser til reglerne i OFL § 28 og § 29 om ekstraheringspligt.

Den første undtagelse er, at ekstraheringspligten ikke gælder, hvis den vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Undtagelsen gælder kun, hvis du vurderer, at det samlede tidsforbrug for myndigheden i forbindelse med gennemførelsen af ekstraheringen må forventes at overstige ca. 10 timer (svarende til mere end en fuld arbejdsdag). Hvis den, der har søgt om aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagen, gælder undtagelsen ikke, og der skal ske ekstrahering uanset sagens omfang. Massemedier og forskere anses i almindelighed for at have en særlig interesse i sagen.

Den anden undtagelse til ekstraheringspligten er, hvis de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten.

Den tredje undtagelse til ekstraheringspligten er, hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige, f.eks. hvis de pågældende oplysninger er tilgængelige for offentligheden via internettet. I sådanne tilfælde kan den aktindsigtssøgende således henvises til, at oplysningerne kan findes på internettet, f.eks. myndighedens hjemmeside.

2.2 Særlig undtagelse til ekstraheringspligten i § 29

Efter OFL § 29, stk. 1, 2. pkt., gælder ekstraheringspligten ikke for oplysninger om interne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er udarbejdet til brug for ministerrådgivning eller rådgivning af formandskabet for KL og for Danske Regioner.

3. HVORDAN FOREGÅR EKSTRAHERINGEN RENT PRAKTISK?

Ekstrahering kan rent praktisk foregå på to forskellige måder: Det kan ske ved, at de oplysninger, der meddeles, skrives over på et andet nyt dokument, der herefter udleveres. Alternativt kan ekstrahering foregå ved, at du overstreger de oplysninger i det pågældende dokument, der skal undtages. Herefter udleveres dokumentet med overstregninger, således at de oplysninger, der er ekstraheret, ikke er overstregede.

Hvis du foretager ekstrahering ved at lave overstregninger i et dokument, skal du være opmærksom på, at dine overstregninger skal være effektive - de må ikke kunne fjernes, og man må ikke kunne tyde teksten under overstregningerne. Hvis du laver overstregninger i et fysisk dokument, vil det ofte være nødvendigt at lave overstregninger og derefter kopiere det overstregede dokument, og først derefter udlevere kopien til den aktindsigtssøgende.

4. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

Vær opmærksom på, at oplysninger, der skal ekstraheres, efter omstændighederne vil kunne undtages fra aktindsigt efter undtagelsesbestemmelserne i OFL §§ 30-33.

Vær også opmærksom på, at der ikke er ret til aktindsigt i de ekstraherede oplysninger, hvis de er omfattet af en særlig tavshedspligtsbestemmelse omfattet af OFL § 35.

5. BEGRUNDELSE MV.

5.1 Eksempel på begrundelse, hvor der skal ske ekstrahering i et dokument

[eksempel]

[…] Dokument nr. 4 er et internt dokument, der ikke er afgivet til udenforstående, og som indeholder oplysninger om [X-myndigheds] interne overvejelser i forbindelse med behandlingen af sagen vedrørende [indsæt beskrivelse].

Dokumentet er omfattet af offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter interne dokumenter.

Dokument nr. 4 indeholder oplysninger om sagens faktiske grundlag, som er relevante for sagen. Det drejer sig om oplysninger om [beskriv oplysningerne, der skal ekstraheres]. Disse oplysninger udleveres derfor i overensstemmelse med ekstraheringspligten i offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt. […]

[/eksempel]

5.2 Eksempel på begrundelse, hvor der ikke skal ske ekstrahering i et dokument

[eksempel]

[…] De undtagne dokumenter indeholder ikke oplysninger om sagens faktiske grundlag, der er relevante for sagen, eller oplysninger om eksterne faglige vurderinger, og som efter offentlighedslovens § 28, stk. 1, vil skulle meddeles uanset bestemmelsen i lovens § 23, stk. 1. […]

[/eksempel]

Sidst opdateret: 3. december 2013