• Hurtigindgange
  • Sagsdisciplin
  • §-nøgle § 1 - § 44
  • Q&A Om aktindsigtssagen

Interne dokumenter i endelig form

§ 26. Retten til aktindsigt omfatter uanset § 23, stk. 1, interne dokumenter, som foreligger i endelig form, når
1) dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som der har været pligt til at notere efter § 13,
3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder,
4) dokumenterne indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper eller
5) dokumenterne indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder.

Du skal meddele aktindsigt i et ellers internt dokument, jf. OFL § 26, hvis du kan svare JA til, at følgende tre betingelser er opfyldt:

1) Dokumentet foreligger i endelig form.
2) Dokumentet er udarbejdet som et selvstændigt dokument.
3) Dokumentet er omfattet af en af de fem typer dokumenter, der oplistes i bestemmelsen.

1. FORMKRAV TIL DOKUMENTERNE

Et dokument, der ellers er internt, jf. OFL § 23, stk. 1, er som udgangspunkt undergivet aktindsigt, hvis dokumentet foreligger i endelig form. Et dokument, der fortsat er i udkast eller anden lignende foreløbig form, er ikke omfattet af bestemmelsen.

Det er også et krav, at dokumentet er udarbejdet som et selvstændigt dokument. Det betyder f.eks., at oplysninger om en myndigheds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, der er indeholdt som en del af et almindeligt internt dokument, ikke medfører, at dokumentet af den grund bliver omfattet af OFL § 26.

2. DE ENKELTE TYPER AF DOKUMENTER

2.1 Beslutningsdokumenter - § 26, nr. 1

Dokumenter, som kun gengiver indholdet af en myndigheds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, er undergivet aktindsigt. Omfattet er dokumenter, der først er udarbejdet efter, at den pågældende myndigheds beslutningsproces er afsluttet, og som har til formål at tjene som bevis for eller på lignende måde autoritativt fastslå indholdet af en beslutning vedrørende en sags afgørelse.

Et eksempel herpå er en beslutningsprotokol, der netop fastslår indholdet af en beslutning. I modsætning hertil er f.eks. forhandlings- og voteringsprotokoller ikke omfattet af bestemmelsen.

2.2 § 13-notater - § 26, nr. 2

Hvis de oplysninger, der er pligt til at notere efter notatpligten i OFL § 13, er nedskrevet i et særskilt dokument, er dokumentet omfattet af bestemmelsen i § 26, nr. 2. Det kan eksempelvis være telefonnotater og lignende.

Du kan læse mere om notatpligten i afsnittet om § 13.

2.3 Undersøgelsesrapporter mv. - § 26, nr. 3

Denne bestemmelse omfatter forskelligt rapportmateriale, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig klarhed mv., for så vidt angår en sags faktiske omstændigheder.

Sådan rapportmateriale kan eksempelvis være afhøringsrapporter, døgnrapporter, analyserapporter, besigtigelsesrapporter og inspektionsrapporter. Skemaer og blanketter, som gengiver det faktiske resultat af en myndigheds udspørgen af en privat person, er også omfattet af bestemmelsen.

2.4 Interne cirkulærer - § 26, nr. 4

Der vil efter bestemmelsen være ret til aktindsigt i såkaldte skuffecirkulærer, som indeholder en myndigheds egne interne retningslinjer. Det er dog et krav, at retningslinerne er bindende.

Et eksempel på bindende retningslinjer er universiteternes rettevejledninger, som vil være undergivet aktindsigt, efter en eksamen er afholdt.

2.5 Praksisoversigter - § 26, nr. 5

Denne bestemmelse indebærer, at et dokument, som indeholder en systematiseret og ukommenteret gengivelse af praksis på et bestemt sagsområde, også er omfattet af retten til aktindsigt, hvis dokumentet i øvrigt er udarbejdet som et selvstændigt dokument og foreligger i endelig form.

Omfattet af bestemmelsen er altså f.eks. en praksisoversigt. Omfattet er derimod ikke visdomsbøger, dvs. samlinger af en myndigheds afgørelser, udtalelser mv. til myndighedens egen brug. Noget andet er, at der efter omstændighederne kan være ret til aktindsigt i de konkrete sager, som er indeholdt i visdomsbogen, efter offentlighedslovens almindelige regler.

3. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

Selv om et dokument er undergivet aktindsigt efter lovens § 26, skal du være opmærksom på, at dokumentet eventuelt vil kunne undtages fra aktindsigt i medfør af undtagelsesbestemmelserne i lovens §§ 30-33.

Du skal også være opmærksom på, at lovens § 26 gennembryder lovens § 24 om ministerbetjening og § 25 om visse dokumenter, der udveksles mellem KL og Danske Regioner mv., således at der i overensstemmelse med § 26 gælder en ret til aktindsigt i dokumenter, der er omfattet af §§ 24 eller 25. Der er med andre ord aktindsigt i disse dokumenter efter lovens § 26, hvis dokumentet foreligger i endelig form, er udarbejdet som et selvstændigt dokument og er omfattet af en af de fem typer dokumenter, der er nævnt ovenfor pkt. 2.

Hvis dokumentet ikke foreligger i endelig og selvstændig form, skal du være opmærksom på, om dokumentet skal undtages i henhold til OFL § 23.
 

Sidst opdateret: 21. november 2013