• Hurtigindgange
  • Sagsdisciplin
    • §-nøgle § 1 - § 44
    • Q&A Om aktindsigtssagen

       Udveksling af dokumenter som led i et sekretariatsforhold

      § 27. Retten til aktindsigt omfatter ikke:

      3) Dokumenter, der udveksles, i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.

      Du kan meddele afslag på aktindsigt, hvis du kan svare JA til, at følgende to betingelser er opfyldt:

      1) Der foreligger lovbestemt eller ulovbestemt sekretariatsbetjening.
      2) Dokumentet er udvekslet og udelukkende anvendt som led i sekretariatsbetjeningen.

      1. LOVBESTEMT SEKRETARIATSBETJENING

      Bestemmelsen i OFL § 27, nr. 3, tager for det første sigte på de tilfælde, hvor det er direkte bestemt eller forudsat i lovgivningen, at sekretariatsfunktionerne for en myndighed varetages af en anden myndighed.

      Som et eksempel kan nævnes, at Civilstyrelsen stiller sekretariatsbetjening til rådighed for Udlændingenævnet efter §§ 21-26 i bekendtgørelse nr. 1208 af 14. december 2012 om forretningsorden for Udlændingenævnet. De dokumenter, som Udlændingenævnets Sekretariat udveksler med nævnet som led i sekretariatsbetjeningen, vil kunne undtages fra aktindsigt efter OFL § 27, nr. 3.

      2. ULOVBESTEMT SEKRETARIATSBETJENING

      Bestemmelsen åbner for det andet mulighed for, at også ulovbestemt sekretariatsbetjening om en bestemt sag eller flere sagers behandling under visse nærmere betingelser kan medføre, at dokumenter, som er udvekslet mellem myndighederne om den eller de pågældende sager, vil kunne undtages fra aktindsigt.

      Et ulovbestemt sekretariatsforhold må i hvert fald forudsætte, 1) at de funktioner, som den betjenende myndighed udøver over for hovedmyndigheden, faktisk har karakter af sekretariatsvirksomhed, dvs. praktisk bistand samt udarbejdelse af oplæg mv. til den anden myndigheds udførelse af sine opgaver. Den betjenende myndighed skal bistå med f.eks. selvstændige udkast til svar e.l., som hovedmyndigheden skal afgive eksternt. Er der tale om, at dokumenterne afgivet af den underordnede myndighed kun er almindelige udtalelser, faglige notater eller høringssvar, falder disse ikke under undtagelsen om sekretariatsbetjening i OFL § 27, nr. 3.

      Herudover er det en betingelse, 2) at den anden myndighed har mulighed for gennem instruktion og tilsyn mv. at styre sekretariatsarbejdet. Der skal foreligge et funktionelt over/underordnelsesforhold i forhold til sagen. Dette betyder f.eks., at departementer ikke kan sekretariatsbetjene hinanden.

      I praksis er det den ulovbestemte sekretariatsbetjening, der er den hyppigst forekommende.

      3. UDELUKKENDE ANVENDT SOM LED I SEKRETARIATSBETJENINGEN

      Hvis den myndighed, der skal yde sekretariatsbetjening, anvender de udvekslede dokumenter, f.eks. udkast eller mødereferater, til vedkommende myndigheds øvrige sager eller giver dem til udenforstående i andet øjemed, er dokumenterne undergivet aktindsigt.

      4. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

      Du skal være opmærksom på, at hvis en tværministeriel arbejdsgruppe eller lignende ikke kan anses for at være en selvstændig forvaltningsmyndighed efter de kriterier, der er udviklet i navnlig ombudsmandens praksis, vil du ofte skulle overveje, om der i stedet foreligger ulovbestemt sekretariatsbetjening efter OFL § 27, nr. 3, jf. herom ovenfor pkt. 2. Du kan læse mere om tværministerielle arbejdsgrupper her.

      Husk at overveje ekstrahering for så vidt angår de dokumenter, der er omfattet af undtagelserne i lovens § 27, nr. 1-4, jf. §§ 28-29. Husk desuden også altid at overveje meroffentlighed efter offentlighedslovens § 14.

      5. EKSEMPEL TIL BEGRUNDELSE

      [eksempel]

      De har anmodet om aktindsigt i [...].

      [X-myndigheden] kan i den anledning oplyse, at det følger af offentlighedslovens § 27, nr. 3, at retten til aktindsigt ikke omfatter dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.

      Efter §§ [...] i lov nr. [...] skal [x-styrelsen] yde sekretariatsbetjening til [nævnet] i sager om […]. De dokumenter, som De har anmodet om aktindsigt i, er udvekslet mellem [x-styrelsen] og [nævnet] som led i styrelsens sekretariatsbetjening af nævnet. Dokumenterne er derfor undtaget fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 27, nr. 3.

      [Ekstrahering]

      [Meroffentlighed]

      [/eksempel]

      Sidst opdateret: 25. november 2013