• Hurtigindgange
  • Sagsdisciplin
  • §-nøgle § 1 - § 44
  • Q&A Om aktindsigtssagen

 "Quick guide" til aktindsigtssagen

1. MODTAGELSEN AF AKTINDSIGTSANMODNINGEN

  • Der gælder ingen formkrav til en anmodning om aktindsigt, der således kan fremsættes både skriftligt (brev eller e-mail) og mundtligt (telefonisk eller ved fremmøde). Hvis den fremsættes mundtligt, skal myndigheden gøre notat herom. Anmodningen skal journaliseres snarest muligt efter dens modtagelse. Da en aktindsigtsanmodning som udgangspunkt skal afgøres snarest og senest syv arbejdsdage efter modtagelsen, vil det ofte være nyttigt at videresende anmodningen til sagsbehandleren med det samme, således at behandlingen af anmodningen ikke skal afvente oprettelsen af en sag, journalisering mv., jf. OFL § 15.
  • Er aktindsigtsanmodningen indgivet til rette myndighed? Hvis der bliver fremsat anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en myndighed, afgør afgørelsesmyndigheden, om anmodningen kan imødekommes. Anmodningen videresendes i givet fald til den pågældende myndighed. Hvis der fremsættes anmodning om aktindsigt i dokumenter, der ikke indgår i afgørelsessager, ligger kompetencen hos enhver af de myndigheder, der har dokumentet i sin besiddelse, jf. OFL § 36, stk. 1.
  • Der skal foretages et lovvalg. Det betyder, at det skal afgøres, om anmodningen om aktindsigt skal afgøres efter offentlighedsloven, forvaltningsloven, miljøoplysningsloven og/eller persondataloven. Hvis en journalist eller en borger anmoder om aktindsigt i sager og dokumenter, der ikke angår dem selv, skal offentlighedsloven eller miljøoplysningsloven. Mere herom her.

2. DEN INDLEDENDE SAGSBEHANDLING

  • Der gælder ikke noget krav om, at der gives en nærmere begrundelse for en anmodning om aktindsigt, men identifikationskravet skal være opfyldt, jf. OFL § 9, stk. 1. En aktindsigtsanmodning kan som noget nyt nøjes med at angive det tema, som sagen eller dokumentet vedrører. Dette krav vil være opfyldt, hvis det f.eks. anføres, at der ønskes aktindsigt i den pågældende myndigheds "sager om afslag på SU til udenlandske studerende". Angivelse af en konkret sags journalnummer vil dog altid være tilstrækkelig.
  • Myndigheden skal afgrænse aktindsigtsanmodningen til de relevante sager og/eller dokumenter. Det vil ofte være nyttigt, at myndigheden retter henvendelse til den pågældende, hvis anmodningen er uklar eller kan forstås på flere måder. Alternativt kan det være nødvendigt at anføre i afgørelsesbrevet, hvordan anmodningen er blevet forstået af myndigheden. Mere herom her.
  • Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag samt indførsler i journalsystemet mv., dvs. aktlisten for den eller de relevante sager. Hvis der er anmodet om aktindsigt i en sag, skal aktlisten udleveres, selv om den pågældende ikke specifikt har anmodet herom, medmindre der er tale om en sag undtaget fra aktindsigt. Vær opmærksom på, at lovens dokumentbegreb er meget bredt. Det omfatter både fysiske og elektroniske dokumenter og kan bl.a. omfatte både e-mails og sms-beskeder. Mere herom her.
  • En aktindsigtsanmodning kan undtagelsesvis afslås, hvis behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, eller anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende, jf. OFL § 9, stk. 2.
  • Hvis aktindsigtsanmodningen vedrører dokumenter fra andre forvaltningsmyndigheder eller fra virksomheder mv., kan der være anledning til at høre de pågældende, om der efter deres opfattelse er noget til hinder for at udlevere dokumenterne som led i aktindsigt. Høringssvaret er ikke bindende for myndigheden. Mere herom her.

2.1 Særligt om anmodninger om aktindsigt i databaser

  • Retten til aktindsigt omfatter ikke databaser, jf. OFL § 10.
  • Der er imidlertid som noget nyt en ret til sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk), jf. OFL § 11 og en ret til indsigt i databeskrivelsen, jf. OFL § 12.

2.2 Særligt om anmodninger om aktindsigt i dokumenter vedrørende den pågældende selv

  • Der gælder en særlig gunstig regel om såkaldt egenacces, som indebærer, at den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, som udgangspunkt kan forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom, jf. OFL § 8.

3. UNDTAGELSER FRA AKTINDSIGT

  • Hovedreglen er, at der er fuld adgang til aktindsigt i alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed i forbindelse med myndighedens virksomhed, jf. OFL § 7, stk. 1. Loven indeholder imidlertid en række undtagelser til denne hovedregel. Der skelnes også efter den nye offentlighedslov mellem undtagelse af sager, dokumenter og oplysninger. Mere herom her.
    • Sager undtaget fra aktindsigt: §§ 19-22.
    • Dokumenter undtaget fra aktindsigt: §§ 23-29.
    • Oplysninger undtaget fra aktindsigt: §§ 30-34.
  • Selv om visse dokumenter og oplysninger formelt måtte kunne undtages fra aktindsigt, kan der af både principielle, praktiske og ressourcemæssige grunde være anledning til på et meget tidligt stadie af sagsbehandlingen mere generelt at overveje, om der reelt er noget til hinder for at give fuld aktindsigt. Regler om tavshedspligt mv. skal dog naturligvis respekteres.

3.1 Sager undtaget fra aktindsigt

  • Sager inden for strafferetsplejen (straffesager), jf. OFL § 19. Administrative bødeforlæg, som en juridisk person har vedtaget, er dog omfattet af retten til aktindsigt efter lovens almindelige regler.
  • Sager om lovgivning (lovgivningssager), jf. OFL § 20. Når lovforslaget er fremsat for Folketinget, er disse sager dog omfattet af retten til aktindsigt efter lovens almindelige regler. Bestemmelsen i OFL § 24 om ministerbetjening vil herefter kunne anvendes på dokumenter, der kan henregnes til lovgivningssagen.
  • Sager om ansættelse eller forfremmelse, jf. OFL § 21, stk. 1.
  • Konkrete personalesager, jf. OFL § 21, stk. 2-5. Bestemmelsen i lovens § 8 om egenacces finder dog stadig anvendelse. Visse bestemte oplysninger i en personalesag samt oplysninger i den øverste ledelseskontrakt om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed mv. er endvidere omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler.
  • Sager om førelse af en kalender (kalendersager), jf. OFL § 22.
  • Når en sag er undtaget fra aktindsigt, betyder det, at alle sagens dokumenter og oplysninger som udgangspunkt er undtaget fra aktindsigt.
  • En forvaltningsmyndighed har pligt til af egen drift at overveje, om der kan gives aktindsigt i videre omfang (meroffentlighed), jf. OFL § 14, stk. 2. Dette gælder dog ikke for så vidt angår kalendersager. Der kan gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i persondataloven.

3.2 Dokumenter undtaget fra aktindsigt

  • Interne dokumenter, jf. OFL § 23, stk. 1. Disse dokumenter omfatter følgende tre kategorier:
    • 1) Dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående.
    • 2) Dokumenter, der efter OFL § 24, stk. 1, er udvekslet på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand.
    • 3) Dokumenter, der efter OFL § 25 udveksles mellem KL, Danske Regioner samt disses medlemmer i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger med staten eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer.
  • Interne dokumenter, der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde, jf. OFL § 23, stk. 2. Det betyder, at interne dokumenter, der f.eks. afgives til Folketingets Ombudsmand eller til en overordnet myndighed i forbindelse med en klagesag, ikke mister deres interne karakter.
  • Retten til aktindsigt omfatter endvidere en række interne dokumenter, som foreligger i endelig form, jf. OFL § 26. Det gælder beslutningsdokumenter, § 13-notater (notatpligten), undersøgelsesrapporter mv., interne cirkulærer og praksisoversigter.
  • Andre fortrolige dokumenter, jf. OFL § 27:
    • 1) Statsrådsprotokoller.
    • 2) Dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces (folketingspolitikerreglen).
    • 3) Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (sekretariatsreglen).
    • 4) Brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres (advokatreglen).
    • 5) Materiale, der tilvejebringes som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser (forskerreglen).
  • Det følger af OFL §§ 28 og 29 (ekstraheringspligten), at der i en række tilfælde vil skulle udleveres faktiske oplysninger samt interne og eksterne faglige vurderinger fra dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt. Det gælder dog ikke, hvis det vil betyde, at der skal anvendes et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige.
  •  For så vidt angår dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt, har en forvaltningsmyndighed pligt til at overveje, om der skal gives aktindsigt i videre omfang (meroffentlighed), jf. OFL § 14, stk. 1. Der skal gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i persondataloven.

3.3 Oplysninger undtaget fra aktindsigt

  • Oplysninger om private forhold, jf. OFL § 30, nr. 1.
  • Oplysninger om drifts- eller forretningsforhold mv., jf. OFL § 30, nr. 2.
  • Oplysninger om statens sikkerhed eller rigets forsvar, jf. OFL § 31.
  • Oplysninger om rigets udenrigspolitiske interesser mv., jf. OFL § 32.
  • Visse andre oplysninger, jf. OFL § 33:
    • 1) Forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning.
    • 2) Gennemførelse af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen.
    • 3) Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges kontrolvirksomhed.
    • 4) Forskeres og kunstneres originale idéer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter.
    • 5) Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet (generalklausulen).
  • Der skal som udgangspunkt gives aktindsigt i de dele af et dokument, der ikke er undtaget fra aktindsigt, dvs. i de oplysninger der ikke er undtaget fra aktindsigt efter de ovennævnte regler, jf. OFL § 34.
  • For så vidt angår oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt, skal det overvejes, om der kan gives aktindsigt i videre omfang (meroffentlighed), jf. OFL § 14, stk. 1. Der kan gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i persondataloven.
  • Pligten til at meddele oplysninger efter offentlighedsloven begrænses af særlige bestemmelser om tavshedspligt, jf. OFL § 35.

4. SAGENS AFGØRELSE

  • Aktindsigtssagen er en afgørelsessag og reglerne i forvaltningsloven om bl.a. partshøring, begrundelse og klagevejledning skal derfor iagttages. Mere herom her.
  • En aktindsigtsanmodning skal som hovedregel afgøres snarest og senest syv arbejdsdage efter modtagelsen, jf. OFL § 36, stk. 2 og 3. Aktindsigtssager skal derfor behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Hvis du ikke kan nå at færdigbehandle sagen inden for denne tidsramme, skal du sende et såkaldt fristbrev, hvori du redegør for, hvorfor sagen endnu ikke er færdigbehandlet, og hvornår du forventer, at dette vil ske.
  • Du bør træffe en delafgørelse, for så vidt angår de dokumenter, der uden videre vil kunne udleveres som led i aktindsigt, og således ikke lade hele sagens afgørelse afvente f.eks. vurderingen af en række bestemte dokumenter, som giver anledning til juridiske tvivlsspørgsmål eller lignende.
  • Dokumenterne skal som udgangspunkt udleveres i den form, som den, der har fremsat anmodningen, ønsker, jf. OFL § 40. Dokumenter kan f.eks. udleveres i papirkopi, som filer vedhæftet en e-mail, eller ved at den aktindsigtssøgende besøger myndigheden og gennemser det relevante materiale.
  • Anmodninger om aktindsigt, som er indgivet før den nye offentlighedslovs ikrafttræden den 1. januar 2014, men som ikke er færdigbehandlede, skal afgøres efter den nye offentlighedslov, jf. OFL § 42, stk. 2.

4.1 Særligt om klagesager

  • Afgørelser om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, som anmodningen vedrører. Klagen skal dog som led i en remonstrationsordning først fremsendes til den myndighed, hvis afgørelse der klages over. Klageinstansen skal som udgangspunkt have færdigbehandlet klagen inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. OFL § 37.
  • Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages, jf. OFL § 39.

 

Sidst opdateret: 18. november 2013