Håndtering af store aktindsigtssager

Det kan være forbundet med store vanskeligheder at behandle en aktindsigtsanmodning, der omfatter mange forskellige sager og/eller dokumenter, i overensstemmelse med offentlighedslovens målsætning om, at aktindsigtssager skal behandles med en særlig hurtighed. Det kan i den forbindelse være meget ressourcekrævende at behandle sådanne store aktindsigtssager, hvilket i nogle tilfælde kan kræve, at én eller flere medarbejdere i kortere eller længere perioder fuldt ud må afsættes til dette arbejde.

Der er derfor al mulig grund til at overveje, hvordan man som offentlig myndighed bedst muligt håndterer store aktindsigtssager - både for myndighedens egen skyld og for den aktindsigtssøgendes.

1. MODTAGELSEN AF AKTINDSIGTSANMODNINGEN

Ofte er den, der anmoder om aktindsigt, ikke klar over, hvor omfattende aktindsigtsanmodningen er, dvs. hvor mange sager og/eller dokumenter anmodningen vedrører. Det vil derfor i mange tilfælde være hensigtsmæssigt at tage kontakt til den aktindsigtssøgende, eventuelt telefonisk, og forklare den pågældende om anmodningens omfang og i den forbindelse spørge ind til, om det i realiteten kun er nogle bestemte sager og/eller dokumenter, den pågældende ønsker udleveret. Hvis det er tilfældet, kan man afgrænse og målrette anmodningen til et mindre materiale.

Du kan i den forbindelse også aftale, at din myndighed sender en journalliste med en oversigt over de sager og/eller dokumenter, der er anmodet om aktindsigt i, og bede den aktindsigtssøgende om at returnere den med afkrydsninger på listen ud for de sager og/eller dokumenter, som vedkommende herefter ønsker aktindsigt i.

Det kan også på andre måder være hensigtsmæssigt at gå i dialog med den aktindsigtssøgende. Du kan f.eks. spørge den pågældende om, hvorvidt der er noget materiale, han ønsker at modtage først, og som eventuelt kan afklare hans forespørgsel.

Husk at skrive et telefonnotat om din samtale med den aktindsigtssøgende og at journalisere notatet på sagen.

Hvis den aktindsigtssøgende nægter at medvirke til at afgrænse en i øvrigt præcis aktindsigtsanmodning, der vedrører et meget betydeligt antal sager og/eller dokumenter, bør du overveje, om anmodningen om aktindsigt kan afslås. Et afslag kræver, at behandlingen af aktindsigtsanmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. OFL § 9, stk. 2, nr. 1.

2. SAGSBEHANDLINGEN - UNDTAGELSE AF DOKUMENTER MV.

Selv om visse dokumenter og oplysninger ville kunne undtages fra aktindsigt, kan der af både principielle, praktiske og ressourcemæssige grunde være anledning til på et meget tidligt stadie af sagsbehandlingen mere generelt at overveje, om der reelt er noget til hinder for at give fuld aktindsigt. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at der også gælder en formel forpligtelse til at overveje, om der kan gives meroffentlighed, jf. OFL § 14.

Adgangen til at give meroffentlighed begrænses af tavshedspligten, så du skal være opmærksom på, om der i materialet fremgår tavhedsbelagte oplysninger, inden du udleverer alt materiale. Et eksempel kan være oplysninger om drifts- eller forretningshemmeligheder og/eller oplysninger om rent private forhold. Det kan også dreje sig om hensynet til f.eks. fremmede magter.

I sager, hvor bestemte dokumenttyper og/eller typer af oplysninger går igen, kan du overveje, om det ville lette behandlingen af fremtidige aktindsigtsanmodninger, hvis du løbende (dvs. når dokumentet journaliseres) noterer, om det pågældende dokument helt eller delvist vil kunne udleveres som led i aktindsigt, herunder om visse af lovens undtagelsesbestemmelser finder anvendelse. Du skal dog være opmærksom på, at et dokuments status kan have ændret sig efter noteringen (f.eks. kan et internt dokument være udleveret til en udenforstående), ligesom du altid skal foretage en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. En eventuel notering fritager dig altså ikke for at foretage vurderingen igen, når en aktindsigtssag skal afgøres.

3. GENNEMFØRELSE AF AKTINDSIGTEN - BESØG

Du er som udgangspunkt forpligtet til at udlevere aktindsigtsmaterialet i den form, som den, der har anmodet om aktindsigt, ønsker, jf. OFL § 40, stk. 1.

Når der er tale om store aktindsigtssager, kan det i nogle tilfælde være tidsbesparende for både myndigheden og den aktindsigtssøgende, hvis vedkommende besøger myndigheden og gennemser det relevante materiale dér. Den aktindsigtssøgende kan under denne gennemgang tilkendegive, hvilke dokumenter der ønskes udleveret som led i aktindsigt. Denne fremgangsmåde forudsætter dog, at du selv har gennemgået materialet med henblik på at undtage tavshedsbelagte oplysninger samt dokumenter, der oplagt skal undtages, eksempelvis interne dokumenter, inden den aktindsigtssøgende gennemser materialet. En endelig vurdering af materialet kan herefter afvente den aktindsigtssøgendes udvælgelse af bestemte dokumenter.

Sidst opdateret: 26. november 2013