Tværministerielle arbejdsgrupper

1. TVÆRMINISTERIELLE ARBEJDSGRUPPER SOM SELVSTÆNDIGE MYNDIGHEDER

Dokumenter udvekslet mellem myndigheder er som udgangspunkt eksterne dokumenter undergivet aktindsigt, jf. OFL § 23, stk. 2.

Af og til nedsættes der tværministerielle arbejdsgrupper, som består af medlemmer fra flere forskellige ministerier eller styrelser, for at udføre en nærmere bestemt opgave, som rækker ind over flere forskellige ministres ressort. Der kan i den forbindelse opstå en række spørgsmål om, hvad der er henholdsvis interne og eksterne dokumenter.

Arbejdsgrupperne (eventuelt med tilhørende underudvalg) kan efter en konkret vurdering anses for selvstændige forvaltningsmyndigheder. Er det tilfældet, betyder det, at brevveksling mellem arbejdsgruppens medlemmer og mellem de enkelte udvalg vil være intern og dermed omfattet af offentlighedslovens § 23, stk. 1, mens brevveksling mellem arbejdsgruppen og udenforstående, herunder de myndigheder, som arbejdsgruppens medlemmer repræsenterer, vil være ekstern, og brevvekslingen vil ikke kunne undtages fra aktindsigt (medmindre lovens § 24, stk. 1, om ministerbetjening finder anvendelse).

Ved vurderingen af, om en arbejdsgruppe skal betragtes som en selvstændig forvaltningsmyndighed (eller en administrativ enhed inden for en anden myndighed), skal der bl.a. lægges vægt på følgende hovedkriterier:

Om arbejdsgruppen udelukkende består af repræsentanter fra den pågældende myndighed, eller om der indgår repræsentanter fra andre myndigheder.

Om arbejdsgruppen har en fast medlemskreds i den forstand, at der indgår repræsentanter fra myndigheder, der er fastlagt på forhånd.

Om arbejdsgruppens opgave er afgrænset såvel i tidsmæssig- som emnemæssig henseende, herunder om der eventuelt er udarbejdet et kommissorium for arbejdsgruppen.

Om opgaven er af en selvstændig karakter.

Om arbejdsgruppen er undergivet andre myndigheders instruktionsbeføjelse, eller om arbejdsgruppen virker på mere selvstændigt grundlag.

Det afgørende for, om en tværministeriel arbejdsgruppe kan anses som en selvstændig forvaltningsmyndighed, er således den grad af selvstændighed i forhold til andre forvaltningsmyndigheder, herunder navnlig den eller de myndigheder som har udpeget medlemmerne af arbejdsgruppen. Der kan også lægges vægt på, hvorledes arbejdsgruppen formelt set fremstår udadtil, herunder om arbejdsgruppen har sit eget brevpapir.

I FOB 1989, side 175 udtalte ombudsmanden, at der består en forholdsvis fri adgang til at nedsætte tværministerielle arbejdsgrupper mv. som selvstændige forvaltningsmyndigheder. Ombudsmanden udtalte også, at et af statsministeren nedsat departementsudvalg ("Brundtland-udvalget") og to underudvalg, som også bestod af embedsmænd, måtte betragtes som en selvstændig myndighed med en emne- og tidsmæssig begrænset opgave.

I det omfang en arbejdsgruppes opgave er afgrænset i f.eks. tids- og emnemæssig henseende og er af selvstændig karakter, vil det forhold, at arbejdsgruppens mødereferater mv. er udarbejdet på den stiftende myndigheds brevpapir, eller at arbejdsgruppens medlemskreds er skiftet undervejs, ikke føre til, at arbejdsgruppen ikke kan betragtes som en selvstændig forvaltningsmyndighed. Du bør dog hurtigst muligt sørge for, at dokumenter og e-mails oprettes på og afsendes med arbejdsgruppens eget brevpapir, ligesom arbejdsgruppens sammensætning til alle tider bør være entydigt fastlagt og bør fremgå af en særskilt oversigt.

På arbejdsgruppens første møde kan du med fordel gennemgå de retningslinjer, som fremgår nedenfor af pkt. 2 og 3, således at arbejdsgruppens medlemmer er oplyst om, hvornår arbejdsgruppens dokumenter må betragtes som henholdsvis interne og eksterne i offentlighedslovens forstand.

2. HVILKE DOKUMENTER KAN UNDTAGES SOM INTERNE?

I det omfang en tværministeriel arbejdsgruppe betragtes som en selvstændig myndighed, har det den virkning, at dokumenter, som udarbejdes i arbejdsgruppen, og som alene udveksles mellem arbejdsgruppens medlemmer, betragtes som interne arbejdsdokumenter og derfor kan undtages fra aktindsigt i medfør af OFL § 23, stk. 1. Derimod vil dokumenter, som er udarbejdet af andre end arbejdsgruppen, ikke kunne betragtes som interne arbejdsdokumenter. Det kan f.eks. være dokumenter, som arbejdsgruppen modtager fra andre myndigheder eller fra private.

I forhold til dokumenter udarbejdet af arbejdsgruppens medlemmer kan der opstå spørgsmål om, i hvilken egenskab medlemmet har udarbejdet det pågældende dokument: Er det som arbejdsgruppemedlem (med den virkning, at dokumentet er internt) eller som ansat ved den pågældendes normale arbejdssted (med den virkning, at dokumentet ikke kan betragtes som internt). Vurderingen afhænger af, om den pågældende medarbejder ved dokumentets udarbejdelse er undergivet instruktion af ledelsen for den myndighed, der er medarbejderens normale ansættelsessted, således at dokumentet må siges at være afgivet på denne myndigheds vegne og ansvar, eller om dokumentet er blevet til som en del af arbejdet for den særlige myndighed, alene under instruktion af og ansvar over for denne myndigheds ledelse.

3. HVORNÅR BETRAGTES INTERNE DOKUMENTER SOM AFGIVET TIL UDENFORSTÅENDE?

I praksis opstår der ofte det problem, at repræsentanten i en arbejdsgruppe sender materiale fra arbejdsgruppen "hjem" til den myndighed, vedkommende normalt er ansat i. Det kan være for at søge instruktion eller blot til almindelig sparring. Ofte er medlemmer af arbejdsgrupper udpeget for at sikre en vis sagkundskab, og det er derfor naturligt, at der kan være behov for at konsultere medlemmets bagland. Der kan i den forbindelse opstå en række spørgsmål om, hvad der er henholdsvis interne og eksterne dokumenter.

Det forhold, at arbejdsgruppens interne dokumenter journaliseres i de myndigheder, hvor arbejdsgruppens medlemmer er ansat, indebærer ikke i sig selv, at dokumenterne mister deres interne karakter. Det er dog en betingelse, at journalisering sker på sager, der kun er tilgængelige for de medarbejdere i ansættelsesmyndigheden, der har tilknytning til arbejdsgruppen. Hvis sagen ikke er forbeholdt disse medarbejdere, anses dokumentet for afgivet til ansættelsesmyndigheden.

Et dokument anses ikke for udleveret til udenforstående, når medlemmer af særlige ad-hoc myndigheder, som f.eks. lovforberedende udvalg og tværministerielle arbejdsgrupper, udleverer internt materiale til medlemmets foresatte (chef) i den myndighed eller organisation mv., som den pågældende er udpeget til at repræsentere i arbejdsgruppen, i det omfang udleveringen er nødvendig for medlemmets varetagelse af sin opgave i udvalget, herunder indhentelse af forhandlingsmandat.

En videregivelse til den udpegende forvaltningsmyndighed, der ikke sker med henblik på varetagelse af myndighedens interesser i arbejdsgruppen, indebærer, at dokumentet må anses for afgivet til udenforstående i offentlighedslovens forstand. Det vil f.eks. være tilfældet, hvis dokumentet inddrages i myndighedens behandling af andre sager end den sag, der vedrører arbejdsgruppen.

Sidst opdateret: 26. november 2013