Notatpligt

§ 13. I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., skal den pågældende myndighed m.v., når den mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt gøre notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne eller vurderingerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.
Stk. 2. En myndighed m.v. skal i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse, endvidere snarest muligt tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.
Stk. 3. Notatpligten efter stk. 1 og 2 gælder ikke i forbindelse med behandlingen af sager inden for strafferetsplejen.

1. HVEM GÆLDER NOTATPLIGTEN FOR

Den pligt til at gøre notater, som er beskrevet i lovens § 13, gælder kun for den myndighed, som skal træffe afgørelse i en sag. Det er ikke afgørende, om det rent faktisk ender med, at der bliver truffet en afgørelse. Eksempelvis gælder notatpligten også, selvom en sag henlægges, uden at der rent faktisk er blevet truffet en realitetsafgørelse.

At notatpligten alene gælder i afgørelsessager betyder, at pligten ikke gælder for en myndigheds faktiske forvaltningsvirksomhed eller i forbindelse med det offentliges indgåelse af kontraktforhold eller andre privatretlige dispositioner. Pligten gælder heller ikke i tilfælde, hvor en myndighed udarbejder en indstilling eller udtalelse til en anden forvaltningsmyndighed.

Der er indført en regel om notatpligt i § 4 i lov om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligter, som svarer til offentlighedslovens § 13.

2. MUNDTLIGT ELLER PÅ ANDEN MÅDE BLIVER BEKENDT MED

Pligten til at gøre notat gælder i princippet, uanset på hvilken måde forvaltningsmyndigheden bliver bekendt med en oplysning af betydning for sagens afgørelse. En sådan oplysning kan for eksempel stamme fra en anden myndighed eller fra en gennemført besigtigelse. Det er i denne sammenhæng underordnet, om den part, som afgørelsessagen og besigtigelsen angår, er til stede.

Det kan også være oplysninger, der udveksles mundtligt mellem eksempelvis ansatte ved den samme myndighed, eller som stammer fra andre sager ved myndigheden. Hvis oplysninger fra andre sager indgår i en sag, bør de relevante akter imidlertid journaliseres på sagen, hvis det er muligt.

3. HVORNÅR INDTRÆDER NOTATPLIGTEN

Notatpligten indtræder, når myndigheden bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger.

Eksempler på faktuelle oplysninger, som skal noteres, er oplysninger om iagttagelser, resultater af foretagne målinger og andre undersøgelser, fastslåede oplysninger om økonomiske (for eksempel skattemæssige) forhold og oplysninger angående et bestemt hændelsesforløb. Det gælder dog kun i det omfang, oplysningerne ikke fremgår af en akt i sagen.

Som eksempler på eksterne faglige vurderinger kan nævnes en teknisk eller videnskabelig vurdering af et forhold, f.eks. resultatet fra et møde med et rådgivende ingeniørfirma eller en anden myndighed, som skal indgå i myndighedens afgørelse.

4. HVILKE OPLYSNINGER ER IKKE OMFATTET AF PLIGTEN?

Notatpligten gælder ikke uden for afgørelsessager, og hvis oplysningerne allerede fremgår af sagens dokumenter. Der er endvidere ikke pligt til at gøre notater om udenforståendes eller myndighedens egne tilkendegivelser af vurderinger, standpunkter eller argumenter, der angår, hvorledes en sag skal afgøres. Heller ikke retlige vurderinger er omfattet af notatpligten.

5. VÆSENTLIGE SAGSEKSPEDITIONSSKRIDT

Som noget nyt er der i § 13, stk. 2, indsat en forpligtelse til at tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt i afgørelsessager, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt der er tale om et væsentligt sagsekspeditionsskridt, skal du som tommelfingerregel gøre et notat på sagen om det pågældende ekspeditionsskridt. Dette gælder særligt, hvis ekspeditionsskridtet tages på et tidligt tidspunkt i sagen, da det senere hen i sagsbehandlingen kan vise sig at have været væsentligt.

Vurderingen af, om et sagsekspeditionsskridt er væsentligt, skal foretages på det tidspunkt, hvor ekspeditionsskridtet faktisk tages.

Som et eksempel på et sagsekspeditionsskridt, der almindeligvis vil være væsentligt, kan nævnes det tilfælde, hvor en afgørelse meddeles mundtligt. Det samme gælder, hvor en myndighed mundtligt meddeler en aktindsigtsansøgende, at en afgørelse om spørgsmålet må udsættes udover de syv arbejdsdage, jf. § 36, stk. 2.

6. HVOR HURTIGT OG HVORDAN

Som repræsentant for en forvaltningsmyndighed har du pligt til at gøre notat om de ovenfor beskrevne oplysninger snarest muligt efter, at du har modtaget eller på anden måde er blevet bekendt med en oplysning, som skal noteres.

Der gælder ingen særlige formkrav til, hvor eller hvordan du konkret skal notere oplysninger i henhold til notatpligten. Der er afgørende er, at du noterer oplysningerne på en måde, der gør det muligt efterfølgende at finde oplysningerne, for eksempel i forbindelse med en ansøgning om aktindsigt.

7. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

Du skal være opmærksom på, at notatpligten i henhold til lovens § 13, stk. 3, ikke gælder i forbindelse med behandling af sager inden for strafferetsplejen. Du kan læse mere om, hvilke sager, der er omfattet af undtagelsen, i afsnittet om § 19.

Herudover skal du være opmærksom på, at der ved siden af den lovbestemte notatpligt i § 13 gælder en forvaltningsretlig grundsætning om, at en forvaltningsmyndighed også uden for afgørelsessager kan være forpligtet til at tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt i det tilfælde, at et sådan ekspeditionsskridt ikke i øvrigt fremgår af sagen.

Sidst opdateret: 26. november 2013