Vejledningspligt

Forvaltningslovens § 7. En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde.
Stk. 2. Modtager en forvaltningsmyndighed en skriftlig henvendelse, som ikke vedrører dens sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed.

Vejledningspligten er også relevant i aktindsigtssager. Af og til vil den potentielt aktindsigtssøgende rette henvendelse til myndigheden for at forhøre sig om mulighederne for at søge om aktindsigt, og myndigheden må da i relevant omfang vejlede den pågældende. Nedenfor beskrives de dele af vejledningspligten, der er relevante i aktindsigtssagen.

1. HVORNÅR GÆLDER VEJLEDNINGSPLIGTEN

Forvaltningsloven gælder kun i sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, jf. forvaltningslovens § 2, stk. 1, herunder f.eks. en aktindsigtssag. Det betyder, at den pligt til at vejlede personer, som er fastsat i forvaltningslovens § 7, stk. 1, kun gælder i afgørelsessager og for eksempel ikke i sager om faktisk forvaltningsvirksomhed.

Ved siden af forvaltningslovens § 7, stk. 1, gælder en pligt i medfør af god forvaltningsskik til generelt at yde vejledning, dvs. også i sager om faktisk forvaltningsvirksomhed.

Vejledningen skal ydes i fornødent omfang. Når du skal vurdere, om du har en vejledningspligt over for en borger, skal du tænke over, at det overordnede formål med vejledningen er, at det skal undgås, at borgeren på grund af fejl, uvidenhed eller misforståelser udsættes for et retstab.

Vejledningspligten gælder først og fremmest, hvis en borger direkte beder om vejledning, men myndigheden skal også yde vejledning i en konkret sag, selv om borgeren ikke selv har bedt om vejledningen. En sådan uanmodet vejledning skal du eksempelvis give, hvis det står klart, at en person ikke kender til visse forhold, som kan betyde, at personen på en urimelig måde bliver fastlåst i en situation. Du skal også vejlede i det tilfælde, hvor personen efter lovgivningen er tillagt en særlig rettighed, og hvor personen således har mulighed for at opnå denne (gode) retsstilling.

Også i tilfælde hvor en forvaltningsmyndigheds svar eller handlemåde ellers kan virke vildledende, har du pligt til at yde en person vejledning. Herudover gælder vejledningspligten også i situationer, hvor det må stå dig klart, at personen har misforstået eller ikke kender relevante regler.

2. HVILKEN FORM SKAL VEJLEDNINGEN HAVE

Der gælder ingen særlige formkrav til den vejledning, som du som repræsentant for en forvaltningsmyndighed skal yde. Det afgørende er, at du vejleder på en sådan måde, at vejledningen, som naturligvis skal være juridisk korrekt, når sit formål. Det vil sige, at vejledningen skal imødekomme det informationsbehov, som den pågældende person har.

Vejledningen kan eksempelvis indeholde en beskrivelse af de regler og den praksis, der gælder vedrørende aktindsigt. Du skal også vejlede om fremgangsmåden i aktindsigtssager samt om, hvornår du forventer, at der kan foreligge en eventuel afgørelse i sagen. Retter en borger henvendelse og kan du se, at det vedkommende ønsker, findes i en anden sag e.l. kan det være relevant at vejlede om muligheden for at søge indsigt i denne sag.

Selve vejledningen kan gives skriftligt eller mundtligt, for eksempel telefonisk eller under et møde. En skriftlig vejledning kan enten gives individuelt eller i form af en pjece. Du kan også henvise til generelle vejledninger om offentlighedsloven og Ombudsmandens udtalelser på retsinfo.dk.

3. HVORNÅR SKAL EN HENVENDELSE SENDES VIDERE TIL EN ANDEN MYNDIGHED

Hvis du modtager en skriftlig henvendelse i en aktindsigtssag, som ikke er til din myndighed, skal du, så vidt det er muligt, sende henvendelsen videre til den rette myndighed og underrette borgeren. Ved du ikke, hvem der er kompetent myndighed, må du underrette borgeren herom. I den forbindelse skal du rådgive borgeren om, hvor borgeren kan søge mere information.

Det kan også være relevant at henvise til muligheden for retshjælp.

4. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

Vejledningspligten kan indsnævres i det tilfælde, hvor en person er repræsenteret af en anden person, som må formodes at have et særligt kendskab til regelgrundlaget. En sådan repræsentant kan for eksempel være en advokat.

Du skal endvidere have fokus på, at du ikke ved din vejledning kommer til at gøre dig selv eller din myndighed inhabil i forhold til at træffe afgørelse i aktindsigtssagen. Det vil aldrig være tilfældet, hvis din vejledning har karakter af almindelig generel vejledning.
 

Sidst opdateret: 10. november 2013