Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Indsigt i databeskrivelsen

Bedes der om aktindsigt i en beskrivelse af de typer af oplysninger, der indgår i en database hos myndigheden, skal anmodningen imødekommes, hvis følgende to betingelser er opfyldt:

  1. Der foreligger allerede en databeskrivelse hos myndigheden.
  2. Databeskrivelsen angår databaser, der anvendes i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med offentliggjorte analyser, beregninger og lignende.

Du skal være opmærksom på, om databeskrivelsen angår en database, der anvendes i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med offentliggjorte analyser, beregninger og lignende. Kun i det tilfælde er der ret til indsigt i beskrivelsen.

Reglerne om indsigt i databeskrivelsen findes i offentlighedslovens § 12, der har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 12

Enhver Enhver Retten til aktindsigt i databasebeskrivelser gælder både for personer og selskaber. kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 31-33, forlange at få indsigt i en beskrivelse Beskrivelse En databeskrivelse vil oftest have karakter af et ”enkelt” tekstdokument, der indeholder en generel og kortfattet beskrivelse af, hvordan den pågældende database overordnet er opbygget. af de typer af oplysninger, der indgår i en database, Database Offentlighedsloven indeholder ikke en egentlig databasedefinition, men en database indeholder typisk en datamængde, der er organiseret og struktureret således, at der kan fremkaldes bestemte da-ta. hvilket grundlag oplysningerne bygger på, samt oplysninger om, hvilke formater en database anvender (databeskrivelse). Denne ret gælder i forhold til databaser, som en forvaltningsmyndighed anvender i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med udarbejdelse af offentliggjorte analyser, beregninger og lign.

Stk. 2. Vedkommende minister kan efter forhandling med finansministeren bestemme, at ministerielle departementer og nærmere angivne underliggende styrelser og direktorater skal udfærdige databeskrivelser som omfattet af stk. 1, i det omfang sådanne ikke allerede foreligger hos myndigheden. Økonomi- og indenrigsministeren kan efter forhandling med vedkommende kommune eller region træffe bestemmelse om, at den centrale forvaltning i kommunen eller regionen skal udfærdige databeskrivelser som omfattet af stk. 1, i det omfang sådanne ikke allerede foreligger hos myndigheden.

Stk. 3. Forvaltningsmyndighederne skal i forhold til de typer af databaser, der er nævnt i stk. 1, som etableres eller udvikles efter lovens ikrafttræden, Efter lovens ikrafttræden Dvs. efter 1. januar 2014. sikre sig, at der udarbejdes en databeskrivelse, med henblik på at der i overensstemmelse med stk. 1 kan meddeles indsigt heri. Dette gælder dog ikke, hvis udarbejdelsen af en databeskrivelse vil indebære et væsentligt ressourceforbrug.

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hovedreglen

Sigtet med bestemmelsen er, at en indsigt i databeskrivelsen skal sikre offentligheden kendskab til, hvordan den enkelte database grundlæggende er opbygget.

Det er med bestemmelsen forudsat, at en databeskrivelse i almindelighed vil have karakter af et ”enkelt” tekstdokument, der er udarbejdet af den pågældende myndighed og indeholder en generel og kortfattet beskrivelse af, hvordan den pågældende database overordnet er opbygget. Databeskrivelsen vil således ikke nødvendigvis have karakter af en it-faglig manual vedrørende den pågældende database.

I forhold til adgangen til at få indsigt i, hvilket grundlag oplysningerne i en database bygger på, skal der sondres mellem den pågældende myndigheds egne oplysninger og eksternt indhentede oplysninger. Med hensyn til den pågældende myndigheds egne oplysninger bør grundlaget for sådanne oplysninger omfatte oplysninger om kriterier for indsamling og registrering af foreliggende oplysninger i databasen, kilder, tidspunkter for indsamling og frekvens for ajourføring. Med hensyn til eksternt indhentede oplysninger – dvs. oplysninger, der indgår i en database, men som leveres af en ekstern dataleverandør som f.eks. Danmarks Statistik – er det tilstrækkeligt at oplyse, at de pågældende oplysninger leveres af den pågældende leverandør.

Retten til indsigt i databeskrivelsen gælder kun, hvis databeskrivelsen allerede foreligger i et dokument hos myndigheden. Myndigheden er således ikke forpligtet til at udarbejde et nyt dokument, der indeholder databeskrivelsen, hvis en sådan ikke allerede foreligger hos myndigheden. Det er desuden en betingelse, at beskrivelsen angår en database, der anvendes i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med offentliggjorte analyser, beregninger og lignende.

Det fastsættes dog i stk. 3, at der i forhold til databaser, som myndigheden etablerer eller udvikler efter lovens ikrafttræden (1. januar 2014), og som anvendes i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med offentliggjorte analyser, beregninger og lignende, gælder en pligt for myndigheden til at sikre sig, at der udarbejdes en databeskrivelse, som svarer til den, der er nævnt i stk. 1. Det indebærer, at databeskrivelsen skal indeholde information om de typer af information, der indgår i en database, hvilket grundlag oplysningerne i databasen bygger på samt oplysninger om, hvilke formater den pågældende database anvender. Det følger dog af stk. 3, 2. pkt., at pligten til at udarbejde en databasebeskrivelse ikke gælder, hvis udarbejdelsen af en databasebeskrivelse vil indebære et væsentligt ressourceforbrug.

Retten til indsigt i databeskrivelsen gælder også, selv om beskrivelsen er indeholdt i et internt dokument.

Retten til indsigt i databeskrivelsen kan begrænses, når hensynene nævnt i offentlighedsloven §§ 31-33 gør sig gældende. Herved sigtes bl.a. til tilfælde, hvor det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar, at der ikke er indsigt i databeskrivelsen.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Forvaltningslovens regler om indsigt i databeskrivelsen

Forvaltningsloven indeholder ikke regler om indsigt i databasebeskrivelser, men en part i en afgørelsessag kan på samme måde som alle andre bede om indsigt i en databasebeskrivelse efter offentlighedslovens § 12.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Brevskabelon til afgørelse om aktindsigt i databeskrivelsen

Du kan bruge denne skabelon, hvis du af hensyn til f.eks. statens sikkerhed ikke vil give aktindsigt i databeskrivelsen.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld