Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk)

Retten til aktindsigt omfatter som hovedregel dataudtræk fra myndighedens databaser, jf. offentlighedslovens § 11. Dog finder undtagelserne til aktindsigt i offentlighedslovens §§ 19-35 også anvendelse på dataudtræk.

Du skal være opmærksom på, at myndigheden kan få dækket de faktiske omkostninger forbundet med at foretage dataudtrækket hos den, der har anmodet herom. Spørgsmålet er reguleret i bekendtgørelse nr. 1586 af 19. december 2013 om betaling for udlevering af dokumenter m.v. efter lov om offentlighed i forvaltningen.

Reglerne om dataudtræk er fastsat i offentlighedslovens § 11, der har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 11

Enhver kan forlange, at en forvaltningsmyndighed foretager og udleverer en sammenstilling af foreliggende oplysninger Foreliggende oplysninger Der skal være tale om oplysninger, der allerede findes i myndighedens databaser. i myndighedens databaser, hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Få og enkle kommandoer Myndigheden vil som klart udgangspunkt kunne give afslag på dataudtræk, hvis et udtræk (og en eventuel anonymisering mv.) ikke kan foretages i løbet af kort tid. Såfremt oplysningerne er omfattet af §§ 19-35, gælder sammenstillingsretten kun, hvis de hensyn, der er nævnt i disse bestemmelser, kan tilgodeses gennem anonymisering el.lign. , der kan foretages ved få og enkle kommandoer. Få og enkle kommandoer Myndigheden vil som klart udgangspunkt kunne give afslag på dataudtræk, hvis et udtræk (og en eventuel anonymisering mv.) ikke kan foretages i løbet af kort tid. Retten til at få foretaget en sammenstilling gælder ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort Offentliggjort Oplysningerne er allerede offentliggjort i en form, der gør det muligt for den aktindsigtssøgende selv at foretage en sammenstilling af de offentliggjorte oplysninger. i egnet form eller format.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 finder ikke anvendelse med hensyn til personoplysninger omfattet af »'§ 10, stk. 1-4, i databeskyttelsesloven.

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hovedreglen om dataudtræk

Retten til aktindsigt omfatter som hovedregel dataudtræk fra myndighedens databaser, dvs. at myndigheden har pligt til at udlevere en sammenstilling af oplysninger fra myndighedens databaser, se ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i lønsystem (om databasebegrebet) og lønsystem (ressourceforbrug). Bestemmelsen indebærer dermed en særlig undtagelse fra offentlighedslovens klare udgangspunkt om, at en myndighed ikke i anledning af en aktindsigtsanmodning har pligt til at udarbejde nye dokumenter. Dog ikke alle oplysninger i myndighedernes databaser, som omfattes af sammenstillingsretten i § 11, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i sikkerhedslog

Der skal være tale om allerede foreliggende oplysninger i myndighedens databaser. Det kan således ikke kræves, at en myndighed tilvejebringer (nye) oplysninger for efterfølgende at sammenstille oplysningerne.

Hvis oplysningerne i dataudtrækket er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i offentlighedslovens §§ 19-35, er det endvidere en betingelse, at hensynene bag disse undtagelsesbestemmelser kan tilgodeses gennem anonymisering eller lignende (er det ikke tilfældet, kan et dataudtræk ikke udleveres). Det gælder f.eks., hvis oplysningerne i dataudtrækket er omfattet af offentlighedslovens § 30, nr. 1, om enkeltpersoners private forhold. Det er i den forbindelse en betingelse, at sammenstillingen og anonymiseringen m.v. for en samlet betragtning kan foretages ved få og enkle kommandoer, jf. herom pkt. 2.

Udtrykket ”myndighedens databaser” dækker – foruden de databaser, som myndigheden selv har oprettet og fører – også forvaltningens databaser, hvor driften er udliciteret til en privat virksomhed.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Undtagelser til retten til dataudtræk

I lovbemærkningerne til offentlighedslovens § 11 anføres nogle tilfælde, hvor den aktindsigtssøgende ikke har ret til dataudtræk:

  1. Forvaltningsmyndigheden skal selv foretage en nærmere vurdering af, hvilke oplysninger der skal sammenstilles.
  2. Dataudtrækket kræver indhentelse af ekspertise, som forvaltningsmyndigheden ikke i forvejen selv råder over.
  3. Dataudtrækket kræver indkøb af eller udvikling af software.
  4. Forvaltningsmyndigheden skal indhente eller fremskaffe oplysninger, der ikke allerede ligger i myndighedens database.
  5. Det må antages, at dataudtrækket vil blive anvendt i et retsstridigt øjemed (jf. FT 2012-13, lovforslag nr. 144, de specielle bemærkninger til § 11).

Dataudtrækket skal desuden kunne ske ved få og enkle kommandoer. Det skyldes, at et dataudtræk ikke skal være en for stor ressourcemæssig belastning for myndigheden. Ved vurderingen af, om sammenstillingen og en eventuel anonymisering m.v. er for ressourcekrævende, skal der lægges vægt på, hvor lang tid sammenstillingen (og en eventuel anonymisering m.v.) vil tage, herunder hvor kompliceret den er. Myndigheden vil som klart udgangspunkt kunne give afslag på dataudtræk, hvis et udtræk (og en eventuel anonymisering mv.) ikke kan foretages i løbet af kort tid. Se f.eks. ombudsmandens udtalelser om aktindsigt i CVR-registretfinansielle nøgleoplysningerlønsystemer og indkøbsdatabaser.

Ved beregningen af timeforbruget indgår al tid, som er forbundet med at producere dataudtrækket. I opgørelsen kan også medregnes den tid, der går med at gennemføre de sagsbehandlingsskridt, som er nødvendige for at fastslå, om et dataudtræk indeholder oplysninger, der er omfattet af offentlighedslovens §§ 19-35 (jf. ombudsmandens udtalelse om lønsystemer). Eksempelvis indgår også medgået tid til anonymisering med henblik på at tilgodese hensynene bag offentlighedslovens §§ 19-35. Endvidere indgår tid forbundet med nødvendig høring af en virksomhed eller høring af en anden myndighed (f.eks. med henblik på at få denne myndigheds vurdering af, om dataudtrækket indeholder fortrolige oplysninger).

Retten til dataudtræk gælder ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i en form, der gør det muligt for den aktindsigtssøgende selv at foretage en sammenstilling af de offentliggjorte oplysninger. I sådanne tilfælde må den pågældende selv gennemføre en eventuel (elektronisk) sammenstilling af oplysningerne og kan således ikke forlange, at myndigheden foretager sammenstillingen.

Efter bestemmelsens stk. 2, omfatter retten til dataudtræk ikke oplysninger omfattet af § 10, stk. 1-4, i databeskyttelsesloven.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Forvaltningslovens regler om dataudtræk

Forvaltningsloven anvender på samme måde som offentlighedsloven et teknologineutralt dokumentbegreb. Partsaktindsigten omfatter derfor også dokumenter, som udelukkende indeholdes i myndighedens databaser. Forvaltningsloven giver dog ikke ret til aktindsigt i myndighedens databaser som sådan (med undtagelse af aktlisten). Det følger således af forvaltningslovens § 9, stk. 2, at en parts ret til aktindsigt – med de i §§ 12-15 b nævnte undtagelser – omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Forvaltningsloven indeholder heller ikke regler om dataudtræk og indsigt i databasebeskrivelse, men en part i en afgørelsessag kan på samme måde som alle andre bede om indsigt heri efter offentlighedslovens §§ 11 og 12.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Brevskabelon til afgørelse om dataudtræk

Du kan anvende denne skabelon, hvis der er bedt om dataudtræk fra en database, men hvor udtrækket ikke kan foretages ved få og enkle kommandoer.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Ombudsmandens udtalelser

Spørgsmålet om dataudtræk har også været behandlet hos ombudsmanden.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld