Afgrænsning af aktindsigtsanmodningen

Er identifikationskravet opfyldt, vil det normalt ikke give anledning til tvivl, hvilke sager og/eller dokumenter den aktindsigtssøgende har bedt om aktindsigt i.

Hvis anmodningen derimod er uklar eller kan forstås på flere måder, eller hvis der er bedt om aktindsigt i et betydeligt antal sager og/eller dokumenter, bør aktindsigtsanmodningen afgrænses til de relevante sager og/eller dokumenter.

Nægter den aktindsigtssøgende at medvirke til at afgrænse en uklar/upræcis aktindsigtsanmodning, skal du træffe afgørelse om aktindsigt på det foreliggende grundlag og skrive i afgørelsen, hvordan du har afgrænset og forstået aktindsigtsanmodningen.

Hvis aktindsigtsanmodningen er meget upræcis, bør du (gen)overveje, om identifikationskravet i lovens § 9, stk. 1, er opfyldt.

Hvis den aktindsigtssøgende nægter at medvirke til at afgrænse en i øvrigt præcis aktindsigtsanmodning, der vedrører et meget betydeligt antal sager og/eller dokumenter, bør du overveje, om anmodningen om aktindsigt kan afslås. Et afslag kræver, at behandlingen af aktindsigtsanmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. § 9, stk. 2, nr. 1.

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hvordan skal afgrænsningen af aktindsigtsanmodningen ske?

Du kan afgrænse aktindsigtsanmodningen på to måder:

Ved at henvende dig til den aktindsigtssøgende, eller
Ved at beskrive i afgørelsesbrevet, hvordan aktindsigtsanmodningen er blevet forstået af din myndighed

Henvendelse til den aktindsigtssøgende
Det vil oftest være mest nærliggende at sende en opfølgende mail eller ringe til den aktindsigtssøgende og bede ham præcisere og afgrænse aktindsigtsanmodningen. Ofte er den, der beder om aktindsigt, ikke klar over, hvor omfattende aktindsigtsanmodningen er, dvs. hvor mange sager og/eller dokumenter anmodningen vedrører. Du kan i en sådan situation forklare den pågældende om aktindsigtsanmodningens omfang og bede ham afgrænse anmodningen til et mere begrænset materiale. Du kan f.eks. spørge, om der er materiale, han er mere interesseret i end andet?

Ved mere omfattende aktindsigtsanmodninger kan du desuden – af hensyn til den aktindsigtssøgendes interesse i hurtigt at opnå aktindsigt – spørge den pågældende om, hvorvidt der er noget materiale, han ønsker at modtage først.

Rent praktisk kan du evt. aftale, at din myndighed sender en journalliste til den pågældende med oversigt over de sager og/eller dokumenter, som vedkommende har bedt om aktindsigt i, og bede ham returnere den med afkrydsninger på listen ud for de sager og/eller dokumenter, han ønsker aktindsigt i.

Hvis du ringer til den aktindsigtsøgende skal du være opmærksom på at lave et telefonnotat om din samtale og journalisere notatet på sagen.

Afgrænsning af aktindsigtsanmodningen i afgørelsesbrevet
En alternativ metode er, at du i afgørelsen (og i eventuelle fristbreve) skriver, hvordan du har forstået aktindsigtsanmodningen.

2. Forvaltningslovens regler om afgrænsning af aktindsigtsanmodningen

Ifølge forvaltningslovens § 9a skal en anmodning om aktindsigt angive den sag, hvis dokumenter den pågældende part ønsker at blive gjort bekendt med. Hvis du er i tvivl om, hvilken sag aktindsigtsanmodningen vedrører, skal du rette henvendelse til den aktindsigtssøgende med det formål at kunne identificere sagen.

Der gælder ingen afgrænsningsregel eller ressourceregel i forvaltningsloven. Det er dog kun muligt at få aktindsigt i afgørelsessager, hvor den aktindsigtsøgende selv er part.

3. Brevskabelon til afgrænsning efter ressourcereglen

Du kan bruge denne skabelon, hvis anmodningen om aktindsigt er meget omfattende, og du ønsker at bede den aktindsigtssøgende om at afgrænse anmodningen.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon