Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Delvis aktindsigt

Har du vurderet, at en eller flere oplysninger i et dokument kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens §§ 30-33, skal du herefter overveje, om der skal gives aktindsigt i dokumentets øvrige indhold, jf. offentlighedslovens § 34. Hvis overvejelsen fører til, at du ikke giver aktindsigt i et dokuments øvrige indhold, skal du skrive dette i begrundelsen for afgørelsen.

En forvaltningsmyndighed, der efter en konkret vurdering har undtaget et eller flere dokumenter eller dele heraf fra aktindsigt efter lovens §§ 30-33, skal udtrykkeligt underrette den aktindsigtssøgende herom (i begrundelsen for afgørelsen). Dette gælder dog ikke, hvis underretningen i sig selv vil afsløre forhold, som er undtaget fra aktindsigt efter lovens §§ 30-33.

Offentlighedslovens § 34 har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 34

Hvis de hensyn, der er nævnt i §§ 30-33, kun gør sig gældende for en del af et dokument, skal der meddeles aktindsigt i dokumentets øvrige indhold. Det gælder dog ikke, hvis

1) det vil medføre en prisgivelse Prisgivelse Når der ved at give delvis aktindsigt ud fra sammenhængen afsløres oplysninger, der er omfattet af §§ 30-33. af det eller de hensyn, der er nævnt i §§ 30-33,

2) det vil indebære, at der gives en klart vildledende information, Klart vildledende information Oplysningerne skal ikke alene være vildledende, men klart vildledende. eller

3) det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold. Forståeligt eller sammenhængende meningsindhold Selv en begrænset del af det materiale, der omfattes af aktindsigt, kan have et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold.

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hovedreglen: Aktindsigt i dokumentets øvrige indhold

Udgangspunktet efter offentlighedslovens § 34 er, at du skal give aktindsigt i dokumentets øvrige indhold, hvis de hensyn, der er nævnt i offentlighedslovens §§ 30-33, kun gør sig gældende for en del af dokumentet.

Bestemmelserne i offentlighedslovens §§ 30-33 gælder kun oplysninger, og de øvrige dele af dokumentet skal derfor udleveres. Praktisk håndteres dette ved sortmarkering af de dele, der ikke kan gives aktindsigt i (husk at sikre, at overstregningen er dækkende), eller ved at udtage (ekstrahere) oplysningerne fra dokumentet til et særskilt dokument. Anonymisering kan ofte være en nem måde at efterleve bestemmelsen på i praksis.

Se mere herom i afsnittet om meroffentlighed efter offentlighedslovens § 14.

Hvis der eksempelvis hos en myndighed bedes om aktindsigt i f.eks. en ansøgning fra en borger om en konkret tilladelse, og dette dokument indeholder dels oplysninger af objektiv karakter m.v., som ikke kan undtages fra aktindsigt, dels oplysninger om den pågældende borgers private forhold omfattet af offentlighedslovens § 30, nr. 1, vil der som udgangspunkt skulle meddeles aktindsigt i den del af dokumentet, der alene indeholder oplysninger af objektiv karakter m.v.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Undtagelserne

Ekstraheringspligten gælder ikke, hvis du vurderer, at aktindsigt i dokumentets øvrige indhold vil medføre en prisgivelse af det eller de hensyn, der er nævnt i §§ 30-33 (nr. 1), hvis det vil indebære, at der gives en klart vildledende information (nr. 2), eller hvis det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold (nr. 3).

Hvis der bedes om aktindsigt i en konkret persons adoptionssag, vil udlevering af selv offentligt tilgængelige oplysninger fra sagen afsløre oplysninger om vedkommende persons private forhold, eftersom det ville bekræfte over for den, der har bedt om aktindsigt, at der eksisterer en sådan sag.

I sin udtalelse om aktindsigt i oplysninger til brug for regeringsdannelsen fandt ombudsmanden, at § 34, nr. 1, fandt anvendelse, mens det modsatte gjorde sig gældende i ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i efterretningsmæssig risikovurdering. Se også ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i borgmesters telefonregning, hvor adskillelse af oplysningerne ikke var mulig.

Det forhold, at der alene gives aktindsigt i en meget begrænset del af det dokument, der er bedt om aktindsigt i, kan normalt ikke i sig selv føre til, at hele dokumentet undtages fra aktindsigt.

Når det drejer sig om et "overordentligt omfattende materiale", er det ikke udelukket, at man ved den nærmere fastlæggelse af pligten i lovens § 34 kan foretage en afvejning af forholdet mellem henholdsvis de påkrævede ressourcer til en minutiøs gennemgang af hele materialet og det mulige udbytte heraf for den aktindsigtssøgende.

Du kan overveje at anonymisere materialet, da dette ofte vil være ressourcebesparende og fuldt tilstrækkeligt. Det er vigtigt, at anonymiseringen er fuldt ud dækkende, dvs. at det heller ikke ud fra sammenhængen er muligt at gennemskue, hvem der er tale om.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Forvaltningslovens regler om delvis aktindsigt

Det følger af forvaltningslovens § 15 c, at hvis de hensyn, der er nævnt i §§ 15-15 b, kun gør sig gældende for en del af et dokument, skal der gives parten aktindsigt i dokumentets øvrige indhold. Det gælder dog ikke, hvis 1) det vil medføre en prisgivelse af det eller de hensyn, der er nævnt i §§ 15-15 b, 2) det vil indebære, at der gives en klart vildledende information, eller 3) det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold.

Bestemmelsen svarer til § 34 i offentlighedsloven.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Brevskabelon til delvis aktindsigt

Du kan bruge denne skabelon, hvis du kun undtager en del af et dokument efter reglerne i offentlighedslovens §§ 30-33, og du ikke vurderer, at det øvrige indhold skal udleveres.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Ombudsmandens udtalelser

Se alle relevante udtalelser om dette emne.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld