Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Klage over afgørelsen om aktindsigt

Når du på vegne af en underordnet myndighed har truffet afgørelse i en sag, hvor der er klaget over et spørgsmål om aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 37, skal følgende to betingelser være opfyldt:

  1. Du har genovervejet afgørelsen på baggrund af den indkomne klage.
  2. Du har sendt klagen til den overordnede myndighed senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen.

Når du på vegne af en overordnet myndighed som klageinstans har truffet afgørelse i en sag, hvor der er klaget over et spørgsmål om aktindsigt, skal følgende tre betingelser være opfyldt:

  1. Du har modtaget klagen, sagens dokumenter og eventuelle kommentarer til klagen direkte fra den underordnede myndighed.
  2. Du har inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen færdigbehandlet sagen.
  3. I det tilfælde, at du ikke har kunnet nå at færdigbehandle klagen inden for de 20 arbejdsdage, for eksempel som følge af sagens omfang eller kompleksitet, har du orienteret klageren herom.

Du skal være opmærksom på, om vedkommende minister i henhold til enten lovens § 37, stk. 4 eller 6, har fastsat særlige regler om klage over aktindsigtsafgørelser, som fraviger de normale regler, jf. f.eks. bekendtgørelse nr. 1564 af 13. december 2013 om afgørelse i sager om aktindsigt, sammenstilling af oplysninger og indsigt i databeskrivelser m.v. på Skatteministeriets område.

Hvis du træffer afgørelse på vegne af en myndighed, hvor der findes en klageadgang til en overordnet myndighed (enten øverste klageinstans eller anden overordnet myndighed), skal du huske at indsætte en klagevejledning i afgørelsen. Du kan læse mere herom i afsnittet om sagens afgørelse.

Offentlighedslovens § 37 har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 37

Afgørelser om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører.

Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed m.v., hvis afgørelse der klages over. Den myndighed m.v., hvis afgørelse der klages over. Det skal den, fordi underordnede myndighed har en obligatorisk remonstrationsordning. Myndigheden skal, hvis den vil fastholde afgørelsen, snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen.

Stk. 3. Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over en afgørelse om aktindsigt have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

Stk. 4. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte, at en anden myndighed end den i stk. 1 nævnte skal være klageinstans.

Stk. 5. Stk. 2-4 finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med klager over afgørelser om sammenstilling af oplysninger, jf. § 11, og om indsigt i databeskrivelser, jf. § 12.

Stk. 6. Vedkommende minister kan fastsætte regler om, at afgørelser om aktindsigt, der træffes af institutioner m.v., der er omfattet af §§ 3-5, kan påklages.

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Den underordnede myndigheds sagsbehandling

En afgørelse om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til den afgørelse eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Det betyder, at en underordnet myndigheds afgørelse om aktindsigt ikke kan påklages til den overordnede myndighed i de tilfælde, hvor den underordnede myndigheds afgørelse i den materielle sag ikke er undergivet en klageadgang.

At der skal klages til den øverste klageinstans betyder, at det i praksis kan forekomme, at en eventuel mellemliggende myndighed springes over. I de tilfælde, hvor der findes en særlig regulering i forhold til klageadgang over en materiel afgørelse (for eksempel ved oprettelsen af en særlig klageinstans), skal en afgørelse om aktindsigt påklages til samme sted som en materiel afgørelse.

Selvom en klage over en underordnet myndigheds afgørelse om aktindsigt altså skal påklages til en overordnet myndighed, skal selve klagen indgives til den underordnede myndighed. Herefter har den underordnede myndighed lejlighed til at revurdere afgørelsen (en såkaldt remonstrationsordning), inden myndigheden som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen skal videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen, hvis den vil fastholde afgørelsen. Der er mulighed for, at den underordnede myndigheds frist på 7 arbejdsdage udsættes i en kortere periode, hvis der gøres nye synspunkter eller anbringender gældende i klagen, som myndigheden skal forholde sig til.

Det vil også være muligt at udsætte fristen, hvis der efter sædvanlig administrativ praksis skal ske en forelæggelse af klagen for et internt kollektivt organ (for eksempel en kommunalbestyrelse).

Hvis en klage (fejlagtigt) sendes direkte til klageinstansen, skal denne snarest videresende klagen til den underordnede myndighed. I dette tilfælde løber 7-dagesfristen først fra det tidspunkt, hvor den underordnede myndighed modtager klagen.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Klageinstansens sagsbehandling

Klageinstansen skal almindeligvis ikke iværksætte en høring af den underordnede myndighed i forbindelse med klageinstansens behandling af sagen. Dette skyldes, at den underordnede myndighed som led i fremsendelsen af sagen og dens dokumenter vil have haft lejlighed til at kommentere klagen og den indbragte aktindsigtsafgørelse.

Når klageinstansen har modtaget klagen fra den underordnede myndighed, har klageinstansen som udgangspunkt 20 arbejdsdage til at færdigbehandle klagen.

Dette udgangspunkt kan fraviges, hvis for eksempel sagens omfang eller kompleksitet gør det umuligt at nå at færdigbehandle klagen inden for de 20 arbejdsdage. Du skal huske at underrette klageren om årsagen til, at færdigbehandlingen af klagen udsættes, samt om hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. Når du skal vurdere, om en sags omfang eller kompleksitet kan medføre en sådan udsættelse, skal du inddrage de samme momenter, som gælder efter lovens § 36, stk. 2 og 3.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Særlig regel for klager over afgørelser om sammenstilling af oplysninger og indsigt i databeskrivelser

I tilfælde, hvor der klages over en afgørelse om sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk), som er behandlet i afsnittet om § 11, eller om aktindsigt i databeskrivelser, som er behandlet i afsnittet om § 12, gælder reglerne om remonstration og tidsfrister som beskrevet ovenfor.

Derimod gælder reglen om, at der skal klages direkte til den øverste klageinstans ikke. Afgørelser om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i databeskrivelser skal derfor påklages til den administrative myndighed, som står i et umiddelbart overordnelsesforhold til den underordnede myndighed, som har truffet afgørelsen.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Forvaltningslovens regler om klage over afgørelsen om aktindsigt

Det følger af forvaltningslovens § 16, stk. 4, at afgørelser om aktindsigtsspørgsmål kan påklages særskilt til den myndighed, som er klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Ligesom efter offentlighedsloven kan reglen fraviges, jf. forvaltningslovens § 16, stk. 5. Der henvises til den ovenfor nævnte bekendtgørelse.

Der er således ikke nogen obligatorisk remonstrationsordning efter forvaltningsloven. Klagen indgives til klageinstansen.

Hvis der under en sags behandling træffes afgørelse om et aktindsigtsspørgsmål, og denne afgørelse påklages særskilt, bør behandlingen af den underliggende sag i almindelighed sættes i bero, indtil der foreligger en endelig afklaring af partens ret til aktindsigt.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Brevskabelon om klagevejledning

Du kan bruge denne skabelon til at skrive en klagevejledning, når du (delvist) afslår aktindsigt.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

6. Brevskabelon til orientering om videresendelse

Du kan bruge denne skabelon, når du orienterer om videresendelse af en klage over afslag på aktindsigt.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

7. Brevskabelon til underretning om klage

Du kan bruge denne skabelon, når du som sagsbehandler hos en overordnet myndighed skal underrette klager om modtagelse af klagen.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

8. Ombudsmandens udtalelser

Se alle relevante udtalelser om dette emne. 

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld