Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Klage over sagsbehandlingstiden

Hvis du på vegne af en underordnet myndighed modtager en klage over sagsbehandlingstiden, jf. offentlighedslovens § 39, skal følgende tre betingelser være opfyldt:

  1. Der er gået 14 arbejdsdage, siden myndigheden modtog anmodning om aktindsigt.
  2. Du har sendt klagen over sagsbehandlingstiden til den overordnede myndighed senest syv 7 arbejdsdage efter, at klagen er modtaget.
  3. Da du sendte klagen til klageinstansen vedlagde du en begrundelse for sagsbehandlingstiden

Når du på vegne af en overordnet myndighed som klageinstans har færdigbehandlet en sag, hvor der er klaget over sagsbehandlingstiden, skal følgende tre betingelser være opfyldt:

  1. Du har modtaget en begrundelse for sagsbehandlingstiden fra den underordnede myndighed.
  2. Du har inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen færdigbehandlet sagen.
  3. Hvis du ikke har kunnet nå at færdigbehandle klagen inden for de 20 arbejdsdage, for eksempel som følge af sagens omfang eller kompleksitet, har du orienteret klageren herom.

Du skal være opmærksom på, om vedkommende minister ifølge lovens § 39, stk. 4, har fastsat særlige regler om, hvilken myndighed der kan klages til over sagsbehandlingstiden. Se f.eks. bekendtgørelse nr. 1564 af 13. december 2013 om afgørelse i sager om aktindsigt, sammenstilling af oplysninger og indsigt i databeskrivelser m.v. på Skatteministeriets område.

Offentlighedslovens § 39 om klage over sagsbehandlingstiden har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 39

Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages særskilt Påklages særskilt Det betyder, at den, der har anmodet om aktindsigt, ikke skal afvente myndighedens afgørelse om aktindsigt i den materielle sag. og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag.

Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid der klages over. Myndigheden skal, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter klagens modtagelse, videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden. Ved forsinkelser uden fyldestgørende grund kan klageinstansen undtagelsesvis træffe afgørelse om aktindsigt.

Stk. 3. Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over sagsbehandlingstiden have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår klagen kan forventes færdigbehandlet.

Stk. 4. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte, at en anden myndighed end den i stk. 1 nævnte skal være klageinstans.

Stk. 5. Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om sammenstilling af oplysninger, jf. § 11, eller om indsigt i databeskrivelser, jf. § 12, inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages særskilt. I sådanne tilfælde finder stk. 2-4 tilsvarende anvendelse.

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Den underordnede myndigheds sagsbehandling

Det følger af offentlighedslovens § 39, at der særskilt kan klages over en myndigheds sagsbehandlingstid i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt, en sammenstilling af oplysninger eller om indsigt i en databeskrivelse.

At en afgørelse kan påklages særskilt betyder, at den, der har anmodet om aktindsigt, ikke skal afvente myndighedens afgørelse om aktindsigt i den materielle sag. En klage over sagsbehandlingstiden kan dog tidligst indgives, når der er gået 14 arbejdsdage, siden anmodningen om aktindsigt blev modtaget hos den pågældende myndighed.

At der skal klages til den øverste klageinstans betyder, at det i praksis kan forekomme, at en eventuel mellemliggende myndighed springes over.

Klagen skal sendes direkte til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid der klages over. Denne myndighed skal videresende klagen samt en begrundelse for sagsbehandlingstiden til klageinstansen, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen. Bestemmelsens stk. 2 fastsætter således - i lighed med en klage over selve afgørelsen om aktindsigt - en remonstrationsordning.

Sagens dokumenter skal som udgangspunkt ikke sendes med klagen over sagsbehandlingstiden, da den underordnede myndighed fortsat skal træffe afgørelse i sagen om selve aktindsigtsanmodningen. Udgangspunktet fraviges dog, hvis der er tale om, at aktindsigtsanmodningen angår et begrænset antal dokumenter. I dette tilfælde skal den underordnede myndighed sende en kopi af dokumenterne sammen med begrundelsen for sagsbehandlingstiden.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Klageinstansens sagsbehandling

Når klageinstansen har modtaget klagen fra den underordnede myndighed, har klageinstansen som udgangspunkt 20 arbejdsdage til at færdigbehandle klagen over sagsbehandlingstiden.

Dette udgangspunkt kan fraviges, hvis for eksempel sagens omfang eller kompleksitet gør det umuligt at nå at færdigbehandle klagen over sagsbehandlingstiden inden for de 20 arbejdsdage. Du skal huske at underrette klageren om grunden til, at færdigbehandlingen af klagen udsættes, samt om hvornår en afgørelse så kan forventes at foreligge. Når du skal vurdere, om en sags omfang eller kompleksitet kan medføre en sådan udsættelse, skal du inddrage de samme momenter, som gælder efter lovens § 36, stk. 2 og 3.

Hvis klageinstansen ikke mener, at den begrundelse, som den underordnede myndighed har givet i forbindelse med fremsendelsen af klagen over sagsbehandlingstiden, er fyldestgørende, kan klageinstansen selv træffe afgørelse om aktindsigt. Denne mulighed skal kun anvendes helt undtagelsesvist i de særlige situationer, hvor den underordnede myndighed gennem længere tid og uden saglig grund ikke færdigbehandler en aktindsigtsanmodning. I et sådant helt særligt tilfælde kan klageinstansen kræve, at den underordnede myndighed straks sender sagens dokumenter til klageinstansen.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Sager om sammenstilling af oplysninger og indsigt i databeskrivelser

Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk), som er behandlet i afsnittet om § 11, eller om aktindsigt i databeskrivelser, som er behandlet i afsnittet om § 12, inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages særskilt. Der gælder i den forbindelse de samme regler som beskrevet ovenfor om den underordnede myndigheds fremsendelse af klagen over sagsbehandlingstiden.

Derimod gælder reglen om, at der skal klages direkte til den øverste klageinstans ikke. En klage over sagsbehandlingstiden i en sag om sammenstilling af oplysninger eller om indsigt i databeskrivelser skal derfor påklages til den administrative myndighed, som står i et umiddelbart overordnelsesforhold til den underordnede myndighed.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Forvaltningslovens regler om klage over sagsbehandlingstiden

I forvaltningsloven findes der ikke en tilsvarende bestemmelse om særskilt klage over sagsbehandlingstiden i forbindelse med en afgørelse om aktindsigt, når der er gået 14 dage fra modtagelsen.

Offentlighedslovens § 39 er begrundet i de hensyn, der ligger bag offentlighedsordningen – herunder navnlig hensynet til pressens formidling af informationer til offentligheden, – der tilsiger, at aktindsigtsanmodninger bliver behandlet hurtigt og ikke trækker unødigt ud.

Disse hensyn gør sig ikke i samme omfang gældende med hensyn til behandlingen af en parts anmodning om aktindsigt efter forvaltningsloven.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Brevskabelon til orientering om videresendelse

Du kan bruge denne skabelon, når du orienterer om videresendelse af en klage over sagsbehandlingstiden.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

6. Brevskabelon til underretning om klage

Du kan bruge denne skabelon, når du som sagsbehandler hos en overordnet myndighed skal underrette klager om modtagelse af klagen over sagsbehandlingstiden.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld