Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Rettidig behandling

En aktindsigtsanmodning skal som hovedregel afgøres snarest og senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2 og 3. Aktindsigtssager skal derfor behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Hvis du ikke kan nå at færdigbehandle sagen inden for denne tidsramme, skal du sende et såkaldt fristbrev, hvori du redegør for, hvorfor sagen endnu ikke er færdigbehandlet, og hvornår du forventer, at dette vil ske.

Offentlige myndigheder skal prioritere en hurtig behandling af sager om aktindsigt, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i Eritrea-sagen. Du skal derfor være opmærksom på, at en myndighed som udgangspunkt straks bør give aktindsigt i de dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom (delafgørelse), og så vende tilbage senere med en afgørelse vedrørende de resterende dokumenter.

Det betyder, at anmodninger om aktindsigt i ikke omfangsrige sager, som dels indeholder dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom, dels indeholder dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, skal tilstræbes imødekommet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen i forhold til de dokumenter i sagen, der ikke giver anledning til tvivl. Herefter kan myndigheden vende tilbage med en afgørelse vedrørende de resterende dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse.

Offentlighedslovens § 36, stk. 2 og 3 har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 36

[...]

Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, Snarest Det betyder, at du skal færdigbehandle en anmodning om aktindsigt i løbet 1-2 arbejdsdage, hvis der er tale om en klart afgrænset anmodning, som ikke kræver nærmere gennemgang eller overvejelse. om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes Forventes Der gælder ikke en absolut frist. Er aktindsigtsanmodningen meget omfattende – eller rejser den komplicerede juridiske spørgsmål – skal det i sådanne helt særlige tilfælde tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. færdigbehandlet.

Stk. 3. Stk. 2 finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med behandlingen af anmodninger om sammenstilling af oplysninger, jf. § 11, og om indsigt i databeskrivelser, jf. § 12.

[...]

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hvad betyder "snarest" og 7-dagesfristen?

En aktindsigtsanmodning skal behandles og afgøres snarest, dvs. så hurtigt som muligt. Det betyder, at du skal færdigbehandle den i løbet 1-2 arbejdsdage, hvis der er tale om aktindsigt i en klart identificeret sag, der indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse.

Hvis der er tale om adgang til aktindsigt i en ikke omfangsrig sag, som dels indeholder dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom, dels indeholder dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, skal spørgsmålet ligeledes færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen i forhold til de dokumenter i sagen, der ikke giver anledning til tvivl. Herefter kan myndigheden vende tilbage med en afgørelse vedrørende de resterende dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse.

Det skal tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter end et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 3-7 arbejdsdage. Det samme gælder de tilfælde, hvor der er tale om et mere begrænset antal dokumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelser.

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt i alle tilfælde som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Hvordan beregnes sagsbehandlingsfristen?

Fristen regnes fra modtagelsen af aktindsigtsanmodningen. Hvis anmodningen er sendt pr. e-mail, beregnes fristen fra den dag, myndigheden modtager den i sin indbakke, og hvis aktindsigtsanmodningen er sendt som et almindeligt brev, regnes fristen fra den dag, myndigheden modtager den med posten.

Det er uden betydning, hvornår på døgnet anmodningen modtages hos myndigheden. En aktindsigtsanmodning pr. e-mail modtaget en mandag kl. 23:59 anses således for modtaget den pågældende mandag.

Ved beregningen af fristen på 7 arbejdsdage medregnes ikke den dag, anmodningen er modtaget.

Udtrykket ”7 arbejdsdage” betyder, at bl.a. lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen. Hvis din myndighed vælger at holde lukket en bestemt hverdag, indgår den pågældende dag derimod i fristberegningen.

Hvis din myndighed f.eks. modtager en aktindsigtsanmodning pr. e-mail mandag den 6. oktober kl. 23:59, udløber fristen onsdag den 15. oktober. Denne dato skal der enten været truffet en afgørelse eller sendes fristbrev, da weekenddagene lørdag den 12. oktober og søndag den 13. oktober ikke skal medregnes.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. I hvilke tilfælde kan 7-dagesfristen udsættes – og med hvor meget?

7-dagesfristen for færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning er ikke absolut, men kan undtagelsesvis udsættes navnlig som følge af sagens omfang eller kompleksitet.

Med udtrykket sagens omfang sigtes først og fremmest til antallet af dokumenter, der er omfattet af den enkelte anmodning om aktindsigt. Med udtrykket sagens kompleksitet sigtes der dels til de juridiske spørgsmål, som en aktindsigtsanmodning kan rejse, dels til, om en anden myndighed eller en virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen.

Som et andet eksempel på, at det kan være berettiget at udsætte færdigbehandlingen, kan nævnes det tilfælde, hvor myndigheden på grund af tidligere indgivne anmodninger om aktindsigt ikke kan (færdig)behandle den foreliggende anmodning inden for den nævnte frist, selvom anmodningen vedrører et begrænset antal dokumenter.

For så vidt angår behandling af aktindsigtsanmodninger i ferieperioder henvises til ombudsmandens udtalelse om udsættelse af frister grundet ferieafholdelse.

Om de forhold, der efter omstændighederne og undtagelsesvis kan begrunde en udsættelse af behandlingen af en anmodning om aktindsigt, kan der i øvrigt henvises til Offentlighedskommissionens betænkning 1510/2009, kapitel 22, pkt. 4.2 (side 798 f.).

Selvom der foreligger en udsættelsesgrund, skal myndigheden prioritere behandlingen af den pågældende aktindsigtsanmodning.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter - dvs. når der undtagelsesvis foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på 7 arbejdsdage - skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at den er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor der ønskes aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed i vidt omfang behandler, og som myndigheden har modtaget i løbet af det seneste år.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Underretningspligt (fristbreve)

Hvis du (undtagelsesvis) ikke kan færdigbehandle en anmodning om aktindsigt inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Vær opmærksom på, at underretningen skal indeholde en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes en afgørelse. Underretningen efter 2. pkt. skal sendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. F.eks. er det ikke tilstrækkeligt blot at skrive, at ”x myndighed vil snarest vende tilbage med svar på din anmodning”, og at den pågældende vil modtage et svar på anmodningen ”så snart x myndigheds overvejelser om aktindsigtsspørgsmålet er afsluttet”.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Særligt om anmodninger om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i databeskrivelser

De ovennævnte sagsbehandlingsfrister og underretningspligten gælder tilsvarende i forbindelse med behandlingen af anmodninger om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i databeskrivelser, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 3, jf. stk. 2.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

6. Forvaltningslovens regler om rettidig behandling

Det følger af forvaltningslovens § 16, stk. 2, at myndigheden snarest afgør, om partens anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den aktindsigtssøgende skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Bestemmelsen er identisk med offentlighedslovens § 36, stk. 2.

Forarbejderne til forvaltningslovens § 16, stk. 2, omtaler ikke de ovenfor angivne forventede tidsfrister på hhv. 1-2, 14 og 40 arbejdsdage. Det antages dog, at tidsfristerne også er retningsgivende for aktindsigtsanmodninger efter forvaltningsloven.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

7. Brevskabelon om sagens omfang

Du kan bruge denne skabelon, hvis det på grund af sagens omfang ikke er muligt at besvare anmodningen inden for syv arbejdsdage.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

8. Brevskabelon om sagens kompleksitet

Du kan bruge denne skabelon, hvis det på grund af sagens kompleksitet ikke er muligt at besvare anmodningen inden for syv arbejdsdage.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

9. Brevskabelon om mange anmodninger

Du kan bruge denne skabelon, hvis det på grund af behandlingen af øvrige aktindsigtsanmodningen ikke er muligt at besvare anmodningen inden for syv arbejdsdage.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

10. Brevskabelon om høring af en anden myndighed

Du kan bruge denne skabelon, hvis det på grund af høring af en anden myndighed ikke er muligt at besvare anmodningen inden for syv arbejdsdage.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

11. Brevskabelon om høring af en virksomhed

Du kan bruge denne skabelon, hvis det på grund af høring af en virksomhed ikke er muligt at besvare anmodningen inden for syv arbejdsdage.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

12. Brevskabelon til høring af Kommissionen

Du kan bruge denne skabelon, hvis det på grund af høring af Kommissionen ikke er muligt at besvare anmodningen inden for syv arbejdsdage.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

13. Ombudsmandens udtalelser

Se alle relevante udtalelser om dette emne.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld