Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Rette myndighed?

Når du har modtaget en aktindsigtsanmodning, skal du vurdere, om din forvaltningsmyndighed er rette myndighed til at behandle anmodningen om aktindsigt som første instans. Det er afgørende for din vurdering, om der er tale om:

  • Aktindsigt i dokumenter, der indgår i en afgørelsessag, jf. pkt. 1 nedenfor
  • Aktindsigt i dokumenter, der ikke indgår i en afgørelsessag ("andre tilfælde"), jf. pkt. 2 nedenfor
  • Aktindsigt i dataudtræk og databeskrivelser, jf. pkt. 3 nedenfor

Den relevante bestemmelse er offentlighedslovens § 36, stk. 1 og 4, som har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 36

Bliver der fremsat anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse Afgørelse Afgørelsesbegrebet skal forstås i overensstemmelse med forvaltningslovens § 2, stk. 1. af en myndighed m.v., afgør denne myndighed m.v., om ansøgningen kan imødekommes. I andre tilfælde I andre tilfælde Tager sigte på sager, hvor der ikke træffes afgørelser i forvaltningslovens forstand, f.eks. sager om faktisk forvaltningsvirksomhed. afgøres sager om aktindsigt af den myndighed m.v., der har dokumentet i sin besiddelse.

[...]

Stk. 4. Vedkommende minister kan fastsætte bestemmelser, der fraviger reglen i stk. 1.

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Rette myndighed ved aktindsigt i afgørelsessager

Hvis aktindsigtsanmodningen vedrører dokumenter, der indgår i en afgørelsessag, er det den myndighed, der har kompetencen til at træffe afgørelse om sagens realitet, der skal behandle aktindsigtsanmodningen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 1, 1. pkt. Reglen kan dog fraviges, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 4. Se f.eks. bekendtgørelse nr. 1564 af 13. december 2013 om afgørelse i sager om aktindsigt, sammenstilling af oplysninger og indsigt i databeskrivelser m.v. på Skatteministeriets område og bekendtgørelse nr. 317 af 30. marts 2014 om afgørelse i visse sager om aktindsigt på Uddannelses- og Forskningsministeriets område.

Det gælder også i forhold til de af sagens dokumenter hos afgørelsesmyndigheden, der kommer fra en anden myndighed. Det gælder uanset, at afgørelsesmyndigheden ikke skal træffe afgørelsen efter offentlighedsloven, men efter et andet regelsæt, der eventuelt indebærer en mere begrænset indsigt.

Det forhold, at en myndighed ikke føler sig kompetent til at træffe afgørelse med hensyn til spørgsmålet om aktindsigt i visse særlige dokumenter – f.eks. fordi dokumentet har et særligt fagligt indhold uden for myndighedens kompetenceområde – medfører ikke, at myndigheden kan bede den (fagkyndige) myndighed, der har udfærdiget dokumentet, om at træffe afgørelse om aktindsigtsspørgsmålet.

I afgørelsessager, der forelægges andre forvaltningsmyndigheder til udtalelse (høringssager), ligger aktindsigtskompetencen som udgangspunkt hos den myndighed, der har iværksat høringen (den hørende myndighed). I forhold til dokumenter i den hørte myndigheds sag, der ikke er indgået eller vil indgå i den hørende myndigheds sag, ligger aktindsigtskompetencen dog hos den hørte myndighed.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Rette myndighed ved aktindsigt i "andre tilfælde"

Hvis der bedes om aktindsigt i dokumenter, der ikke indgår i afgørelsessager, ligger kompetencen hos enhver af de myndigheder, der har dokumenterne i sin besiddelse. Dette kan f.eks. være tilfældet i sager om faktisk forvaltningsvirksomhed. Den myndighed, der modtager aktindsigtsanmodningen, skal således træffe afgørelse om aktindsigt.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Rette myndighed ved aktindsigt i dataudtræk og databasebeskrivelser

Anmodninger om sammenstilling af oplysninger efter offentlighedslovens § 11 samt indsigt i databeskrivelser efter offentlighedslovens § 12 skal og kan afgøres af enhver af de myndigheder, der måtte være i besiddelse af de oplysninger, der ønskes sammenstillet, eller de databeskrivelser, som anmodningen vedrører. 

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Processen for videresendelse til rette myndighed

Hvis din forvaltningsmyndighed ikke er rette myndighed til at behandle aktindsigtsanmodningen, skal du straks sende en skriftlig aktindsigtsanmodning videre til den rette myndighed, jf. forvaltningslovens § 7, stk. 2. Ved personlige henvendelser skal du vejlede den pågældende om, ved hvilken myndighed personen i stedet skal søge om aktindsigt.

Når du sender aktindsigtsanmodningen til den kompetente myndighed, skal du samtidig orientere den, der har bedt om aktindsigt om dette. Se f.eks. brevskabelonen i pkt. 6 nedenfor.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Forvaltningslovens regler om rette myndighed

I sager om aktindsigt efter forvaltningsloven skal afgørelsen af, om en anmodning skal imødekommes, træffes af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag, jf. forvaltningslovens § 16, stk. 1.

Ligesom efter offentlighedsloven kan reglen fraviges, jf. forvaltningslovens § 16, stk. 5. Der henvises til de ovenfor under pkt. 1 nævnte bekendtgørelser.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

6. Brevskabelon - videresendelse til rette myndighed

Du kan bruge denne skabelon, hvis anmodningen om aktindsigt er videresendt til en anden myndighed.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

7. Ombudsmandens udtalelser vedrørende rette myndighed

Praksis fra ombudsmanden er ganske sparsom, hvilket formentlig er udtryk for, at spørgsmålet om rette myndighed kun sjældent giver anledning til væsentlige problemer i praksis.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld