Postlister

Offentlighedslovens § 16 indeholder hjemmel til, at der indføres en pligtmæssig postlisteordning for alle de forvaltningsmyndigheder, der er omfattet af bestemmelsen. Med en postliste sigtes til en liste over dokumenter, der den pågældende dag er modtaget eller afsendt af myndigheden, og med betegnelsen ”åben” sigtes til, at listen er offentlig tilgængelig. Det bestemmes således i § 16, stk. 2, at postlisten skal offentliggøres på myndighedens hjemmeside.

Der er tale om en forsøgsordning, som har til formål at tilvejebringe et dækkende billede af arbejds- og ressourcebelastningen ved at føre en sådan liste, samt i hvilket omfang den vil blive anvendt af offentligheden.

Reglerne om postlister findes i offentlighedslovens § 16, der har følgende ordlyd:

§ 16

Justitsministeren kan efter forhandling med vedkommende minister bestemme, at ministerielle departementer samt nærmere angivne underliggende styrelser og direktorater skal udfærdige en fortegnelse over dokumenter, der den pågældende dag Den pågældende dag Der skal udarbejdes en postliste for hver dag, myndigheden modtager eller afsender post. er modtaget hos eller afsendt af myndigheden (postliste). Økonomi- og indenrigsministeren kan efter forhandling med vedkommende kommune eller region træffe bestemmelse om, at den centrale forvaltning i kommunen eller regionen skal udfærdige en fortegnelse over dokumenter, der den pågældende dag Den pågældende dag Der skal udarbejdes en postliste for hver dag, myndigheden modtager eller afsender post. er modtaget hos eller afsendt af den centrale forvaltning (postliste).

Stk. 2. Bliver der truffet bestemmelse efter stk. 1 Bliver der truffet bestemmelse efter stk. 1 Postlisteordningen gælder ikke for alle forvaltningsmyndigheder, men kun for de myndigheder, hvor der er truffet bestemmelse herom, f.eks. ved bekendtgørelse. , skal postlisten offentliggøres på myndighedens hjemmeside. Offentliggøres på myndighedens hjemmeside Postlisten er dermed offentligt tilgængelig og kan bruges af journalister og andre til at få kendskab til dokumenter, der eventuelt vil kunne være grundlag for at søge om aktindsigt i. Postlisten skal indeholde følgende oplysninger om de dokumenter, der medtages:

1) Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse.

2) Navnet på eller karakteren af modtageren eller afsenderen af dokumentet.

3) Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold.

4) Journalnummer eller anden identifikationsbetegnelse.

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Pligten til at føre en postliste

Offentlighedslovens § 16, stk. 1, indebærer, at det ikke alene er oplysninger om modtagne dokumenter, men også afsendte dokumenter, der skal medtages på postlisten.

Bestemmelsen i stk. 1 udelukker i øvrigt ikke, at andre end de i stk. 1 nævnte myndigheder eller forvaltningsgrene på eget initiativ udfærdiger postlister.

Bestemmelsen indebærer alene, at de i § 16, stk. 2, nævnte oplysninger om dokumentet skal medtages på postlisten, mens den ikke indebærer, at de enkelte dokumenter skal offentliggøres.

Med udtrykket ”den pågældende dag” forudsættes det, at postlisten inddeles i dage. Det er derimod ikke et krav, at post føres på listen samme dag, som det modtages eller afsendes. Det er imidlertid en afgørende forudsætning for, at en postlisteordning kan tjene sit formål, at myndighederne fører oplysningerne om dokumentet på listen for den pågældende dag inden for få dage – som hovedregel 1-2 dage – fra dokumentet er afsendt af eller modtaget i myndigheden. Oplysninger om udgående dokumenter bør dog først føres på listen, når dokumentet må anses for at være kommet frem til modtageren.

Offentlighedslovens § 44 fastslår, at justitsministeren fremsætter forslag om revision af § 16 på grundlag af de indhøstede erfaringer med navnlig forsøgsordningen. Der skal i den forbindelse bl.a. tages stilling til, i hvilket omfang ordningen skal gøres permanent, og hvilke myndigheder der i givet fald skal omfattes af bestemmelsen.

2. Indholdet af postlisten

Offentlighedslovens § 16, stk. 2, fastsætter, at postlisten skal indeholde oplysninger om dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse (nr. 1), navnet på eller karakteren af modtageren eller afsenderen af dokumentet (nr. 2), kort, tematisk angivelse af dokumentets indhold (nr. 3) og journalnummer eller anden identifikationsbetegnelse (nr. 4). Andre oplysninger kan indgå i en postliste, men der er kun pligt til at angive de i nr. 1-4 angivne oplysninger.

Det er efter nr. 1 alene modtagne eller afsendte dokumenter, der skal være omfattet af postlisteordningen.

Det er efter nr. 2 alene et krav, at navnet på eller karakteren af afsenderen eller modtageren af dokumentet medtages på postlisten. Derimod bør adresseoplysninger eller oplysninger om e-mail adresser af hensyn til beskyttelsen af borgernes privatsfære ikke medtages på postlisten.

Ved vurderingen af, om navnet på afsenderen eller modtageren af det pågældende dokument skal medtages på postlisten, eller om det er tilstrækkeligt med en angivelse af karakteren af henvendelsen (f.eks. ”borgerhenvendelse”, hvis det er en enkeltperson, der har rettet henvendelse), skal der lægges vægt på, om afsenderen eller modtageren er en juridisk person eller en fysisk person. Hvis der er tale om en juridisk person er udgangspunktet, at navnet på afsenderen henholdsvis modtageren medtages på postlisten, medmindre der i det enkelte tilfælde foreligger særlige omstændigheder, der kan begrunde, at det undlades.

Hvis der er tale om en fysisk person, er det helt klare udgangspunkt derimod, at navnet på afsenderen eller modtageren ikke medtages. I sådanne tilfælde vil det således være tilstrækkeligt at angive karakteren af henvendelsen (”borgerhenvendelse” eller lignende).

Ved vurderingen af, om navnet på den juridiske eller fysiske person skal medtages eller ej, er der overladt den enkelte forvaltningsmyndighed en bred skønsmargin.

Efter nr. 3 skal postlisten indeholde en kort, tematisk angivelse af dokumentets indhold. Herved sigtes der til, at postlisten skal indeholde en kortfattet angivelse af, hvad det pågældende dokument vedrører, eksempelvis ”klage over støj fra nabolejlighed” eller ”anmodning om tilladelse til at bygge en carport”. Angivelsen kan også bestå i stikord, der nærmere angiver dokumentets indhold.

Endelig skal postlisten efter nr. 4 indeholde et journalnummer eller anden identifikationsbetegnelse.

3. Forvaltningslovens regler om postlister

Forvaltningsloven indeholder ikke en regel, som svarer til offentlighedslovens § 16. Myndigheder, som omfattes af postlisteordningen i offentlighedslovens § 16, skal dog også iagttage reglen for post, som indgår i sager, der omfattes af forvaltningsloven.