Hvad betyder det, at der skal være tale om oplysninger om en sags faktiske grundlag?

Det afgørende for, om en oplysning skal ekstraheres (som en oplysning om en sags faktiske grundlag, jf. 1985-offentlighedslovens § 11, stk. 1) er, om der er tale om egentlige faktuelle oplysninger eller andre oplysninger, der bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag. Svaret på, om der er tale om en oplysning om faktiske omstændigheder, beror ikke alene på oplysningens indhold, men også på oplysningens funktion i den konkrete sag.  

Som et eksempel på egentlige faktuelle oplysninger kan nævnes oplysninger i et internt dokument om, at der på en motorvejsstrækning passerer 20.000 biler dagligt.

Hvad betyder det, at oplysningerne skal være relevante for sagen?

Det er en betingelse for, at ekstraheringspligten indtræder, at oplysningerne efter en konkret vurdering er relevante for sagen. Dette betyder, at det ikke blot vil være de oplysninger om sagens faktiske grundlag, som en myndighed har lagt til grund for sin beslutning i en sag, som skal ekstraheres. Faktiske oplysninger, der er indgået i sagen, og som taler imod myndighedens beslutning, skal også ekstraheres.

Irrelevante oplysninger skal ikke ekstraheres. Det gælder f.eks. oplysninger, der er indgået i sagen ved en fejl, eller oplysninger der er blevet irrelevant, fordi de er blevet erstattet med bedre og opdaterede oplysninger.

Faktiske oplysninger, der er relevante, men af uvæsentlig betydning for sagen (ligegyldige) skal heller ikke ekstraheres. Der gælder altså en bagatelgrænse for de oplysninger, der skal ekstraheres.

Hvad er eksterne faglige vurderinger?

Udtrykket faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, omfatter efter praksis også eksterne faglige vurderinger. At der skal være tale om vurderinger betyder, at oplysningerne skal indeholde en subjektivt præget stillingtagen til et forhold, for så vidt oplysningen (vurderingen) bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag.

Ved en faglig vurdering forstås en vurdering, der er foretaget af en person, institution eller myndighed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige forudsætninger for at udtale sig om et bestemt spørgsmål.

Omfattet af udtrykket eksterne faglige vurderinger er f.eks. udtalelser, der afgives af et privat konsulentfirma, speciallæger, landinspektører eller arkitekter, som udfører opgaver for en forvaltningsmyndighed, og hvor udtalelsen – der har til formål at skabe klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder – eksempelvis er gengivet i et internt dokument.

Ekstraheringspligten vil således omfatte f.eks. en udefra indhentet sagkyndig erklæring, der indeholder en videnskabelig eller teknisk (dvs. faglig) vurdering af et forhold, som skal indgå i myndighedens afgørelse.

Ekstrahering kan rent praktisk foregå på to forskellige måder: Det kan ske ved, at de oplysninger, der gives, skrives over på et andet nyt dokument, der herefter udleveres. Alternativt kan ekstrahering foregå ved, at du overstreger de oplysninger i det pågældende dokument, der skal undtages. Herefter udleveres dokumentet med overstregninger, således at de oplysninger, der er ekstraheret, ikke er overstregede.

Hvis du foretager ekstrahering ved at lave overstregninger i et dokument, skal du være opmærksom på, at dine overstregninger skal være effektive - de må ikke kunne fjernes, og man må ikke kunne tyde teksten under overstregningerne. Hvis du laver overstregninger i et fysisk dokument, vil det ofte være nødvendigt at lave overstregninger og derefter kopiere det overstregede dokument, og først derefter udlevere kopien til den aktindsigtssøgende.

Du skal være opmærksom på, at der i 2013-offentlighedslovens § 29 er en bestemmelse om ekstrahering, som er mere vidtrækkende end 1985-offentlighedslovens § 11, idet den under visse betingelser giver ret til aktindsigt i oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form.

På dette punkt giver 2013-offentlighedsloven således en videre adgang til aktindsigt, end hvad der følger af miljøoplysningsloven. Som følge af princippet om, at afgørelser om aktindsigt skal afgøres efter det for den aktindsigtssøgende materielt mest gunstige retsgrundlag, skal ekstrahering foretages efter bestemmelsen i 2013-offentlighedslovens § 29, da det ikke har været formålet med miljøoplysningsloven at indskrænke retten til aktindsigt efter andre regler, jf. Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, side 89. Hvis du vil læse mere om 2013-offentlighedslovens § 29, så tryk her.

Du kan bruge denne skabelon, når du i forbindelse med en afgørelse om aktindsigt skal overveje ekstrahering.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

1985-forvaltningslovens regler om ekstrahering findes i § 11, stk. 2, og § 12, stk. 2. Bestemmelserne har tilsammen det samme indhold som 1985-offentlighedslovens § 11.

Du skal endvidere være opmærksom på, at der i 2013-forvaltningslovens § 14 b er en bestemmelse om ekstrahering, som er mere vidtrækkende end 1985-forvaltningslovens §§ 11, stk. 2, og § 12, stk. 2, idet den under visse betingelser giver ret til aktindsigt i oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form.

På dette punkt giver 2013-forvaltningsloven således en videre adgang til aktindsigt, end hvad der følger af miljøoplysningsloven. Som følge af princippet om, at afgørelser om aktindsigt skal afgøres efter det for den aktindsigtssøgende materielt mest gunstige retsgrundlag, skal ekstrahering foretages efter bestemmelsen i 2013-forvaltningslovens § 14 b.