Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Det afgørende for afgrænsningen af, hvornår et dokument kan anses som et internt arbejdsdokument, er, om dokumentet indeholder overvejelser af mere foreløbig karakter, eller om dokumentet – uanset at det foreligger i endelig form – tilsigter at tjene som grundlag for myndighedens interne beslutningsproces.

Bestemmelsen i § 7 omfatter grundlæggende de dokumenter, som en myndighed udarbejder selv, og som ikke efterfølgende af myndigheden er blevet afgivet til en udenforstående privat eller myndighed.

Eksempler på typiske interne dokumenter er:

• Udkast til afgørelser og andre breve,
• Intern e-mailkorrespondance,
• Forelæggelsessider til ministeren,
• Talepapirer til brug for ministre ved møder,
• Interne notitser vedrørende f.eks. forslag til ny lovgivning og
• udtalelser fra ét kontor til et andet kontor inden for samme myndighed.

Eksempler på eksterne dokumenter er:

• Breve mv., som en forvaltningsmyndighed (f.eks. ministeriel styrelse) modtager fra en anden selvstændig myndighed (f.eks. ministerielt departement).
• Udtalelser, som en forvaltningsmyndighed modtager fra et privat konsulentfirma eller lignende, der udfører arbejdsopgaver for myndigheden.
• Notater, erklæringer, vurderinger mv., som en forvaltningsmyndighed modtager fra særligt sagkyndige, f.eks. speciallæger, landinspektører og arkitekter, der som konsulenter er engageret til at udføre bestemte opgaver for myndigheden uden at blive knyttet til den ved et egentligt ansættelsesforhold.
• Dokumenter, som den pågældende forvaltningsmyndighed modtager fra andre selvstændige myndigheder eller private.

I det omfang et internt arbejdsdokument eller uddrag heraf – f.eks. et referat af et internt møde i en forvaltningsmyndighed – afgives til udenforstående, vil dokumentet som hovedregel miste sin interne karakter og dermed være undergivet aktindsigt efter lovens almindelige regler. Denne retsvirkning har ikke fundet udtryk i selve 1985-offentlighedslovens § 7, men derimod i bestemmelsens forarbejder og i praksis.

Det forhold, at et internt dokument ved afgivelse til udenforstående mister sin interne karakter og undergives aktindsigt efter lovens almindelige regler, betyder på den ene side, at dokumentet ikke kan undtages fra aktindsigt efter lovens § 7. På den anden side betyder det ikke, at dokumentet herefter uden videre er undergivet aktindsigt, idet det fortsat vil kunne undtages fra aktindsigt efter lovens øvrige undtagelsesbestemmelser.

Udgangspunktet om, at interne dokumenter, der afgives til andre myndigheder eller private, mister deres interne karakter, er fraveget i en række tilfælde. Afgivelse af interne arbejdsdokumenter indebærer i bl.a. følgende tilfælde ikke, at dokumenterne mister deres interne karakter:

• Afgivelse til Folketingets Ombudsmand til brug for dennes undersøgelse af en sag, hvad enten ombudsmandssagen vedrører en klage over en myndigheds afslag på aktindsigt eller over myndighedens behandling af sagen som sådan (den materielle sag).
• Afgivelse til en overordnet forvaltningsmyndigheds behandling af en klage vedrørende afslag på aktindsigt i de pågældende dokumenter (derimod vil afgivelse til den overordnede myndighed som led i behandlingen af en klage over f.eks. den materielle afgørelse i sagen fratage dokumenterne deres interne karakter, jf. Offentlighedskommissionens betænkning, side 517 (modsat efter 2013-offentlighedsloven, jf. Offentlighedskommissionens betænkning, side 573)).
• Afgivelse til en sagkyndig i et tilfælde, der er omfattet af 1985-offentlighedslovens § 10, nr. 4, jf. UfR 1968.278 H.
• Afgivelse til videnskabeligt brug (forskning) eller andre tilfælde, hvor dokumenterne udleveres for at imødekomme en særligt begrundet interesse i at kunne gennemgå dokumenterne.
• Afgivelse til udenforstående, når det tjener et teknisk formål, f.eks. et bekendtgørelsesudkast, der sendes til trykning hos et privat firma, eller et udkast til en tale eller lignende, der sendes til en translatør med henblik på oversættelse til et fremmedsprog.
• Når det følger af særlovgivningen, at videregivelse ikke medfører, at interne arbejdsdokumenter mister deres interne karakter. Det er f.eks. lagt til grund i forarbejderne til lov om undersøgelseskommissioner, at internt materiale, der udleveres til kommissionen, ikke herved mister sin interne karakter, jf. Folketingstidende 1998-99, tillæg A, sp. 267.

Efter 1985-forvaltningslovens § 12, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt efter forvaltningsloven ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre administrative organer eller mellem disse organer indbyrdes.

Bestemmelsen svarer således til indholdet af 1985-offentlighedslovens § 7, og der henvises derfor til ovenstående.

Du kan bruge denne skabelon, hvis der er søgt om aktindsigt i interne dokumenter.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.