Interne dokumenter i endelig form (§ 26)

Du skal give aktindsigt i et ellers internt dokument, jf. offentlighedslovens § 26, hvis følgende tre betingelser er opfyldt:

Dokumentet foreligger i endelig form.
Dokumentet er udarbejdet som et selvstændigt dokument.
Dokumentet er omfattet af en af de fem typer dokumenter, der oplistes i bestemmelsen.

Selv om et dokument er undergivet aktindsigt efter lovens § 26, skal du være opmærksom på, at dokumentet eventuelt vil kunne undtages fra aktindsigt i medfør af undtagelsesbestemmelserne i lovens §§ 30-33.

Du skal også være opmærksom på, at lovens § 26 gennembryder lovens § 24 om ministerbetjening og § 25 om visse dokumenter, der udveksles mellem KL og Danske Regioner mv., således at der i overensstemmelse med § 26 gælder en ret til aktindsigt i dokumenter, der er omfattet af §§ 24 eller 25. Der er med andre ord aktindsigt i disse dokumenter efter lovens § 26, hvis dokumentet foreligger i endelig form, er udarbejdet som et selvstændigt dokument og er omfattet af en af de fem typer dokumenter, der er nævnt ovenfor pkt. 2.

Hvis dokumentet ikke foreligger i endelig og selvstændig form, skal du være opmærksom på, om dokumentet skal undtages i henhold til OFL § 23.

Offentlighedslovens § 26 har følgende ordlyd:

§ 26

Retten til aktindsigt omfatter uanset § 23, stk. 1, interne dokumenter, Interne dokumenter Ethvert dokument, som er udarbejdet af en forvaltningsmyndighed, og som ikke afgives til udenforstående. Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt og meget bredt. Det omfatter ikke blot skrift på papir og såkaldte aktstykker (fotografier, billeder, kort, rids m.v.), men også materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter og aktstykker, f.eks. lydbånd, film, videooptagelse m.v. Der henvises nærmere til tekstforklaringen til § 7, stk. 1. som foreligger i endelig form, Endelig form Et dokument, der fortsat er i udkast eller anden lignende foreløbig form, er således ikke omfattet af bestemmelsen. når

1) dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,

2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som der har været pligt til at notere efter § 13,

3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, Selvstændige dokumenter Oplysninger om en myndigheds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, der er indeholdt som en del af et almindeligt internt dokument, er ikke omfattet af bestemmelsen. der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder,

4) dokumenterne indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper eller

5) dokumenterne indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder.

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Formkrav til dokumenterne

Et dokument, der ellers er internt, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 1, er som udgangspunkt undergivet aktindsigt, hvis dokumentet foreligger i endelig form. Et dokument, der fortsat er i udkast eller anden lignende foreløbig form, er således ikke omfattet af bestemmelsen.

Dokumentet skal være udarbejdet som et selvstændigt dokument. Det betyder, at eksempelvis oplysninger om en myndigheds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, der er indeholdt som en del af et almindeligt internt dokument, ikke er omfattet af offentlighedslovens § 26.

2. De enkelte typer af dokumenter

Beslutningsdokumenter - § 26, nr. 1
Dokumenter, som kun gengiver indholdet af en myndigheds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, er undergivet aktindsigt. Omfattet er dokumenter, der først er udarbejdet efter, at den pågældende myndigheds beslutningsproces er afsluttet, og som har til formål at tjene som bevis for eller på lignende måde autoritativt fastslå indholdet af en beslutning vedrørende en sags afgørelse. Fra praksis kan henvises til ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i dokumenter fra tværministeriel faggruppe.

Et eksempel herpå er en beslutningsprotokol, der netop fastslår indholdet af en beslutning. I modsætning hertil er f.eks. forhandlings- og voteringsprotokoller ikke omfattet af bestemmelsen.

§ 13-notater - § 26, nr. 2
Hvis de oplysninger, der er pligt til at notere efter notatpligten i offentlighedslovens § 13, er nedskrevet i et særskilt dokument, er dokumentet omfattet af bestemmelsen i § 26, nr. 2. Det kan eksempelvis være telefonnotater og lignende.

Du kan læse mere om notatpligten i afsnittet om § 13.

Undersøgelsesrapporter mv. - § 26, nr. 3
Denne bestemmelse omfatter forskelligt rapportmateriale, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig klarhed mv., for så vidt angår en sags faktiske omstændigheder. Fra praksis kan henvises til ombudsmandens udtalelse om begrebet rapportmateriale.

Sådant rapportmateriale kan eksempelvis være afhøringsrapporter, døgnrapporter, analyserapporter, besigtigelsesrapporter og inspektionsrapporter. Skemaer og blanketter, som gengiver det faktiske resultat af en myndigheds udspørgen af en privat person, er også omfattet af bestemmelsen.

Interne cirkulærer - § 26, nr. 4
Der vil efter bestemmelsen være ret til aktindsigt i såkaldte skuffecirkulærer, som indeholder en myndigheds egne interne retningslinjer. Det er dog et krav, at retningslinjerne er bindende.

Et eksempel på bindende retningslinjer er universiteternes rettevejledninger. Rettevejledninger kan imidlertid undtages efter offentlighedslovens § 33, nr. 5 (generalklausulen), dog kun indtil eksamen er afholdt, hvorefter der skal meddeles aktindsigt. Se hertil FOB 1995.331.

Praksisoversigter - § 26, nr. 5
Denne bestemmelse indebærer, at et dokument, som indeholder en systematiseret og ukommenteret gengivelse af praksis på et bestemt sagsområde, også er omfattet af retten til aktindsigt, hvis dokumentet i øvrigt er udarbejdet som et selvstændigt dokument og foreligger i endelig form.

Omfattet af bestemmelsen er altså f.eks. en praksisoversigt. Omfattet er derimod ikke visdomsbøger, dvs. samlinger af en myndigheds afgørelser, udtalelser mv. til myndighedens egen brug. Noget andet er, at der efter omstændighederne kan være ret til aktindsigt i de konkrete sager, som er indeholdt i visdomsbogen, efter offentlighedslovens almindelige regler.

3. Forvaltningslovens regler om interne dokumenter i endelig form

Indholdet af forvaltningslovens § 13 svarer til indholdet af offentlighedslovens § 26. Den eneste forskel er, at forvaltningslovens § 13 ikke indeholder regler svarende til offentlighedslovens §§ 26, nr. 4 (interne cirkulærer) og nr. 5 (praksisoversigter).

Ombudsmandens udtalelser