Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Ministerbetjening

Interne dokumenter og oplysninger, der udveksles som led i ministerbetjening, er undtaget fra aktindsigt efter ministerbetjeningsreglen i offentlighedslovens § 24, stk. 1. Denne regel finder anvendelse, hvis følgende tre betingelser er opfyldt:

  1. De interne dokumenter mv. udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand.
  2. De pågældende dokumenter mv. udveksles mellem de forvaltningsmyndigheder, der er omfattet af bestemmelsen.
  3. Der er ikke tale om en sag om en konkret forvaltningsafgørelse, om indgåelse af kontrakter eller om udførelse af kontrol- eller tilsynsopgaver.

Du skal være opmærksom på, at offentlighedslovens § 24, stk. 1, kun beskytter udvekslingen af interne dokumenter og oplysninger. Dokumenter og oplysninger, som i en anden sammenhæng (af andre grunde end som led i ministerbetjening) har været afgivet til f.eks. en anden forvaltningsmyndighed, kan ikke med henvisning til § 24, stk. 1, undtages fra aktindsigt, blot fordi de også senere udveksles i forbindelse med ministerbetjening. Der vil i alle tilfælde skulle meddeles aktindsigt i de pågældende (eksterne) dokumenter og oplysninger efter offentlighedslovens almindelige regler. Se hertil offentlighedslovens § 23, stk. 2.

Offentlighedslovens § 24 har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 24

Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter Interne dokumenter Ethvert dokument, som er udarbejdet af en forvaltningsmyndighed, og som ikke afgives til udenforstående. Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt og meget bredt. Det omfatter ikke blot skrift på papir og såkaldte aktstykker (fotografier, billeder, kort, rids m.v.), men også materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter og aktstykker, f.eks. lydbånd, film, videooptagelse m.v. Der henvises nærmere til tekstforklaringen til § 7, stk. 1. og oplysninger, der udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, mellem:

1) Et ministeriums departement og dets underordnede myndigheder.

2) Forskellige ministerier.

Stk. 2. Oplysninger om sagens faktiske grundlag m.v. er efter reglerne i §§ 28 og 29 Faktiske grundlag m.v. er efter reglerne i §§ 28 og 29 Offentlighedslovens §§ 28 og 29 vedrører ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger. omfattet af retten til aktindsigt efter lovens almindelige regler uanset stk. 1.

Stk. 3. Selv om det må antages, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand i forbindelse med den pågældende sag m.v., gælder stk. 1 ikke

1) i sager, hvori der er eller vil blive truffet en konkret afgørelse af en forvaltningsmyndighed,

2) i sager om indgåelse af kontraktforhold og

3) i forbindelse med et ministeriums udførelse af kontrol- eller tilsynsopgaver.

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hvad er ministerbetjeningsdokumenter?

Ministerbetjeningsreglen har både til formål at beskytte den interne og politiske beslutningsproces, når dokumenter mv. udveksles i forbindelse med ministerbetjening. Den skal desuden beskytte de offentligt ansattes adgang til på en fri og formløs måde at foretage deres overvejelser og udføre det forberedende arbejde, uden det pres en eventuel senere offentliggørelse af rent foreløbige overvejelser kan udgøre.

Bestemmelsen finder således anvendelse, når dokumenter og oplysninger udveksles i forbindelse med det, der betegnes ”den politiske” ministerbetjening, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i dokumenter med talepunkter. Det et dog ikke kun ”luftige ideer” osv., der falder ind under begrebet ministerbetjening. Ofte vil der indgå konkrete, fagkyndige vurderinger fra embedsværkets side. Se hertil ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i lovforberedende arbejde.

Det afgørende for, om et dokument eller en oplysning, der udveksles mellem f.eks. to ministerier, sker i forbindelse med ministerbetjening, er, om udvekslingen sker i en sammenhæng og på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at ministeren har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand. Det forhold, at f.eks. et folketingsspørgsmål ikke bliver forelagt for eller anvendt af den pågældende minister, medfører derfor ikke, at dokumentet falder uden for ministerbetjeningsreglen, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i lovforberedende arbejde

Det vil uden videre kunne lægges til grund, at ministeren har brug for rådgivning og bistand, hvis udvekslingen af dokumenter mellem to forskellige forvaltningsmyndigheder sker i et tilfælde, hvor ministeren selv eller ministersekretariatet på ministerens vegne har bedt embedsværket om f.eks. at undersøge eller overveje et spørgsmål.

I mange tilfælde vil der imidlertid ikke foreligge en konkret "bestilling" fra ministeren. Ved vurderingen af, om der er konkret grund til at antage, at der vil opstå et behov for at yde ministeren bistand mv., må der i stedet for lægges vægt på, om ministeren i den konkrete sammenhæng erfaringsmæssigt får brug for embedsværkets bistand, eller om det i øvrigt ud fra sagens mere eller mindre politiske karakter må forventes, at ministeren får brug herfor.

I de sager, hvor ministerbetjeningsreglen finder anvendelse, og aktindsigt som følge heraf afslås, skal der foretages en konkret vurdering af, om der alligevel kan gives aktindsigt efter princippet om meroffentlighed, jf. offentlighedslovens § 14. Forpligtelsen medfører alene, at det skal overvejes, om der kan meddeles meroffentlighed. Den medfører ikke en forpligtelse til rent faktisk at give aktindsigt efter princippet om meroffentlighed. Se herom ombudsmandens undersøgelse af ministerbetjeningsreglen. Der må foreligge et ”reelt og sagligt” behov for at undtage oplysningerne, før det bør overvejes ikke at give aktindsigt efter princippet om meroffentlighed, jf. ombudsmandens udtalelser om høringssvar og ekstrahering af interne dokumenter.

Som eksempler på opgaver, der vil være omfattet af bestemmelsen, kan bl.a. nævnes embedsværkets rådgivning af ministeren om mulige politiske problemer i en sag samt løsningen heraf, embedsværkets bistand i forbindelse med forberedelse af forhandlinger med f.eks. andre ministerier eller oppositionen, embedsværkets bistand i forbindelse med ministerens deltagelse i en forespørgselsdebat eller et samråd i Folketinget, embedsværkets bistand i forbindelse med ministerens deltagelse i et telefonisk eller fysisk møde med andre ministre, embedsværkets udarbejdelse af lovforslag og besvarelse af folketingsspørgsmål samt embedsværkets bistand i forbindelse med forberedelse og iværksættelse af politiske initiativer som politikoplæg, reformprogrammer, handlingsplaner og idékataloger. Bestemmelsen omfatter også dokumenter, der er udvekslet i en tværministeriel arbejdsgruppe, jf. ombudsmandens udtalelse om dokumenter udvekslet i en arbejdsgruppe.

Som eksempel på dokumenter, der vil være omfattet af lovens § 24, stk. 1, nr. 1 (udveksling mellem et ministeriums departement og dets underordnede myndigheder), kan nævnes de tilfælde, hvor en underordnet myndighed til brug for vedkommende minister udarbejder et lovudkast eller et udkast til besvarelse af et folketingsspørgsmål, jf. ombudsmandens udtalelse om yderligere undersøgelser efter officialprincippet.

Som eksempel på dokumenter, der vil være omfattet af lovens § 24, stk. 1, nr. 2 (udveksling mellem forskellige ministerier), kan nævnes det tilfælde, hvor notater, redegørelser og udtalelser udveksles mellem ministerier og mellem underordnede myndigheder i forbindelse med udarbejdelse af udkast til regeringsinitiativer som f.eks. nye handlingsplaner. Af eksempler fra praksis kan nævnes aktindsigt i dokumenter med talepunkter og ekstraheringspligtig af sagens faktiske grundlag. En række yderligere eksempler er opregnet i lovforslagets almindelige bemærkninger, pkt. 4.14.4.3.

Bestemmelserne i stk. 1, nr. 1 og 2, finder anvendelse på udveksling af dokumenter mellem følgende forvaltningsmyndigheder:
a) to ministeriers departementer,
b) et ministeriums departement og en myndighed underordnet det pågældende ministerium,
c) myndigheder (f.eks. to styrelser) underordnet det samme ministerium,
d) et ministeriums departement og en myndighed underordnet et andet ministerium (f.eks. et andet departements underliggende styrelse), samt
e) myndigheder (f.eks. to styrelser), der er underordnet hvert sit ministerium.

Bestemmelsen i lovens § 24, stk. 1, skal fortolkes og anvendes restriktivt. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt bestemmelsen finder anvendelse, skal du lægge vægt på, om hensynet til den interne og politiske beslutningsproces taler for, at de pågældende dokumenter eller oplysninger kan undtages fra retten til aktindsigt. Bestemmelsen finder således anvendelse, hvor udvekslingen sker i forbindelse med det, der kan betegnes "den politiske" ministerbetjening.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Undtagelser til ministerbetjeningsreglen

Reglerne om ekstrahering i offentlighedslovens §§ 28 og 29 har forrang i forhold til ministerbetjeningsreglen i lovens § 24, stk. 1, jf. stk. 2. Det betyder, at oplysninger om sagens faktiske grundlag, oplysninger om eksterne faglige vurderinger samt om interne faglige vurderinger i endelig form vil skulle ekstraheres efter de almindelige regler herom, selv om disse oplysninger findes i et "ministerbetjeningsdokument", som er omfattet af § 24, stk. 1. Se fra praksis f.eks. ombudsmandens udtalelse om ekstrahering af e-mails som led i ministerbetjening 

Ministerbetjeningsreglen i lovens § 24, stk. 1, omfatter alene de tilfælde, hvor politiske interesser i praksis gør sig gældende, og reglen kan derfor ikke anvendes i forhold til sager om konkrete forvaltningsafgørelser, indgåelse af kontrakter og udførelse af kontrol- eller tilsynsopgaver, jf. bestemmelsens stk. 3. Ministerbetjeningsreglen kan derfor ikke anvendes i disse sager, selv om en minister har eller må forventes at få behov for embedsværkets rådgivning og bistand i forbindelse med den pågældende sag mv. Se hertil ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i ministerbetjeningsdokument. Dokumenter eller oplysninger af denne karakter kan dog være undtaget fra aktindsigt efter andre bestemmelser i loven, herunder lovens § 33, nr. 1-3.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Forvaltningslovens regler om ministerbetjening

Der findes ikke en tilsvarende regel i forvaltningsloven.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Brevskabelon til ministerbetjeningsdokumenter

Du kan bruge denne skabelon, hvis der er søgt om aktindsigt i ministerbetjeningsdokumenter.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Ombudsmandens udtalelser

Se alle relevante udtalelser om dette emne. 

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld