Bestemmelsen i offentlighedslovens § 27, nr. 3, tager for det første sigte på de tilfælde, hvor det er direkte bestemt eller forudsat i lovgivningen, at sekretariatsfunktionerne for en myndighed varetages af en anden myndighed.

Som et eksempel kan nævnes, at Civilstyrelsen stiller sekretariatsbetjening til rådighed for Udlændingenævnet efter §§ 21-26 i bekendtgørelse nr. 1208 af 14. december 2012 om forretningsorden for Udlændingenævnet. De dokumenter, som Udlændingenævnets Sekretariat udveksler med nævnet som led i sekretariatsbetjeningen, vil kunne undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 27, nr. 3.

Bestemmelsen åbner for det andet mulighed for, at også ulovbestemt sekretariatsbetjening om en bestemt sag eller flere sagers behandling under visse nærmere betingelser kan medføre, at dokumenter, som er udvekslet mellem myndighederne om den eller de pågældende sager, vil kunne undtages fra aktindsigt.

Et ulovbestemt sekretariatsforhold må i hvert fald forudsætte,

1. at de funktioner, som den betjenende myndighed udøver over for hovedmyndigheden, faktisk har karakter af sekretariatsvirksomhed, dvs. praktisk bistand samt udarbejdelse af oplæg mv. til den anden myndigheds udførelse af sine opgaver. Den betjenende myndighed skal bistå med f.eks. selvstændige udkast til svar e.l., som hovedmyndigheden skal afgive eksternt. Er der tale om, at dokumenterne afgivet af den underordnede myndighed kun er almindelige udtalelser, faglige notater eller høringssvar, falder disse ikke under undtagelsen om sekretariatsbetjening i offentlighedslovens § 27, nr. 3. Herudover er det en betingelse,
2. at den anden myndighed har mulighed for gennem instruktion og tilsyn mv. at styre sekretariatsarbejdet. Der skal foreligge et funktionelt over-/underordnelsesforhold i forhold til sagen. Dette betyder f.eks., at departementer ikke kan sekretariatsbetjene hinanden. Se om ulovbestemt sekretariatsforhold i ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i mødereferat.

I praksis er det den ulovbestemte sekretariatsbetjening, der er den hyppigst forekommende.

Hvis den myndighed, der skal yde sekretariatsbetjening, anvender de udvekslede dokumenter, f.eks. udkast eller mødereferater, til vedkommende myndigheds øvrige sager eller giver dem til udenforstående i andet øjemed, er dokumenterne undergivet aktindsigt.

Forvaltningslovens § 14, nr. 2, svarer i sit indhold til offentlighedslovens § 27, nr. 3. Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed, kan således undtages fra partsaktindsigt efter forvaltningslovens § 14, nr. 2.

Der henvises til ovenstående vedrørende offentlighedslovens § 27, nr. 3. For praksis om forvaltningslovens § 14, nr. 2, se ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i sagsfremstilling.

Du kan bruge denne skabelon, hvis du behandler en anmodning om aktindsigt i dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Se alle relevante udtalelser om dette emne.