Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Sekretariatsforhold (§ 27, nr. 3)

Du kan give afslag på aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 27, nr. 3, hvis følgende to betingelser er opfyldt:

  1. Der foreligger lovbestemt eller ulovbestemt sekretariatsbetjening, jf. pkt. 1 og 2 nedenfor.
  2. Dokumentet er udvekslet og udelukkende anvendt som led i sekretariatsbetjeningen, jf. pkt. 3 nedenfor.

Du skal være opmærksom på, at hvis en tværministeriel arbejdsgruppe eller lignende ikke kan anses for at være en selvstændig forvaltningsmyndighed efter de kriterier, der er udviklet i navnlig ombudsmandens praksis, vil du ofte skulle overveje, om der i stedet foreligger ulovbestemt sekretariatsbetjening efter offentlighedslovens § 27, nr. 3.

Offentlighedslovens § 27, nr. 3, har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 27

Retten til aktindsigt omfatter ikke:

[...]

3) Dokumenter, Dokumenter Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt og meget bredt. Det omfatter ikke blot skrift på papir og såkaldte aktstykker (fotografier, billeder, kort, rids m.v.), men også materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter og aktstykker, f.eks. lydbånd, film, videooptagelse m.v. Der henvises nærmere til tekstforklaringen til § 7, stk. 1. der udveksles, i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver Sekretariatsopgaver Praktisk bistand og udarbejdelse af oplæg mv. til hovedmyndighedens udførelse af sine opgaver. for en anden myndighed.

[...]

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Lovbestemt sekretariatsbetjening

Bestemmelsen i offentlighedslovens § 27, nr. 3, tager for det første sigte på de tilfælde, hvor det er direkte bestemt eller forudsat i lovgivningen, at sekretariatsfunktionerne for en myndighed varetages af en anden myndighed.

Som et eksempel kan nævnes, at Civilstyrelsen stiller sekretariatsbetjening til rådighed for Udlændingenævnet efter §§ 21-26 i bekendtgørelse nr. 1208 af 14. december 2012 om forretningsorden for Udlændingenævnet. De dokumenter, som Udlændingenævnets Sekretariat udveksler med nævnet som led i sekretariatsbetjeningen, vil kunne undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 27, nr. 3.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Ulovbestemt sekretariatsbetjening

Bestemmelsen åbner for det andet mulighed for, at også ulovbestemt sekretariatsbetjening om en bestemt sag eller flere sagers behandling under visse nærmere betingelser kan medføre, at dokumenter, som er udvekslet mellem myndighederne om den eller de pågældende sager, vil kunne undtages fra aktindsigt.

Et ulovbestemt sekretariatsforhold må i hvert fald forudsætte,

  1. at de funktioner, som den betjenende myndighed udøver over for hovedmyndigheden, faktisk har karakter af sekretariatsvirksomhed, dvs. praktisk bistand samt udarbejdelse af oplæg mv. til den anden myndigheds udførelse af sine opgaver. Den betjenende myndighed skal bistå med f.eks. selvstændige udkast til svar e.l., som hovedmyndigheden skal afgive eksternt. Er der tale om, at dokumenterne afgivet af den underordnede myndighed kun er almindelige udtalelser, faglige notater eller høringssvar, falder disse ikke under undtagelsen om sekretariatsbetjening i offentlighedslovens § 27, nr. 3. Herudover er det en betingelse,
  2. at den anden myndighed har mulighed for gennem instruktion og tilsyn mv. at styre sekretariatsarbejdet. Der skal foreligge et funktionelt over/underordnelsesforhold i forhold til sagen. Dette betyder f.eks., at departementer ikke kan sekretariatsbetjene hinanden. Se om ulovbestemt sekretariatsforhold i ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i mødereferat.

I praksis er det den ulovbestemte sekretariatsbetjening, der er den hyppigst forekommende.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Udelukkende anvendt som led i sekretariatsbetjeningen

Hvis den myndighed, der skal yde sekretariatsbetjening, anvender de udvekslede dokumenter, f.eks. udkast eller mødereferater, til vedkommende myndigheds øvrige sager eller giver dem til udenforstående i andet øjemed, er dokumenterne undergivet aktindsigt.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Forvaltningslovens regler om sekretariatsforhold

Forvaltningslovens § 14, nr. 2, svarer i sit indhold til offentlighedslovens § 27, nr. 3. Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed, kan således undtages fra partsaktindsigt efter forvaltningsrettens § 14, nr. 2.

Der henvises til ovenstående vedrørende offentlighedslovens § 27, nr. 3. For praksis om forvaltningslovens § 14, nr. 2, se ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i sagsfremstilling.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Brevskabelon til sekretariatsforhold

Du kan bruge denne skabelon, hvis du behandler en anmodning om aktindsigt i dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

6. Ombudsmandens udtalelser

Se alle relevante udtalelser om dette emne.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld