Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Konkrete personalesager

Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt ikke sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 2. Du kan give afslag på aktindsigt efter bestemmelsen, hvis følgende to betingelser er opfyldt:

  1. Der er tale om en konkret personalesag.
  2. Du har udleveret eventuelle oplysninger af standardmæssig karakter samt visse disciplinære reaktioner for ansatte i chefstillinger, der er nævnt i offentlighedslovens § 21, stk. 3, og de oplysninger i den øverste ledelseskontrakt, der er nævnt i offentlighedslovens § 21, stk. 4.

Du skal være opmærksom på, at reglen i § 8 om egenacces betyder, at en ansat kan få aktindsigt i sin egen personalesag. Det gælder også for de eventuelle notater, som der måtte være skrevet og lagt på sagen i henhold til reglen om notatpligt i lovens § 13.

Offentlighedslovens § 21, stk. 2, har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 21

[...]

Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter bortset fra bestemmelsen i § 8 Bestemmelsen i § 8 § 8 vedrører egenacces. heller ikke andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste, Offentliges tjeneste I den offentlige forvaltning. jf. dog stk. 3 og 4.

Stk. 3. I sager som nævnt i stk. 2 skal der i overensstemmelse med lovens almindelige regler meddeles indsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For så vidt angår ansatte i chefstillinger, Chefstillinger Typisk en kontorchef (lønramme 36) og derover. gælder lovens almindelige regler endvidere for oplysninger om disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover. Disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover For tjenestemænds vedkommende omfatter det irettesættelse, bøde, degradering eller afsked og for overenskomstansattes vedkommende omfatter det ændring af arbejdsopgaver, afskedigelse eller bortvisning af disciplinære grunde. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse er truffet.

Stk. 4. I sager som nævnt i stk. 2 skal der ud over de oplysninger, der er nævnt i stk. 3, i overensstemmelse med lovens almindelige regler meddeles indsigt i oplysninger i den øverste ledelseskontrakt Den øverste ledelseskontrakt I staten omfatter den øverste ledelse departementschefer, styrelsesdirektører og andre øverste ansatte ledere af en selvstændig myndighed. På det kommunale område omfatter den øverste ledelse kommunens øverste direktion med kommunaldirektøren og et antal direktører eller forvaltningschefer. I regionerne udgør den øverste ledelse regionens øverste direktion med regionsdirektøren og et antal koncerndirektører. om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed m.v.

Stk. 5. Justitsministeren kan bestemme, at retten til aktindsigt i sager, der er omfattet af stk. 2, tillige skal gælde for andre oplysninger end dem, der er nævnt i stk. 3 og 4.

[...]

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hovedreglen: Ingen aktindsigt i konkrete ansættelsessager (§ 21, stk. 2)

Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt ikke sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 2. Det betyder, at der som udgangspunkt ikke kan gives aktindsigt i en offentlig ansats personalesag. Det omfatter både den typiske konkrete personalesag, der oprettes ved en medarbejders ansættelse, og andre konkrete sager om særlige ansættelsesmæssige forhold om den enkelte ansatte. Omfattet er også andre konkrete personalesager, der er oprettet hos andre end ansættelsesmyndigheden, som bistår den ansættende myndighed, fx hos Moderniseringsstyrelsen.

For at kunne anvende undtagelsesbestemmelsen er det et krav, at ansættelse eller forfremmelse sker i det offentliges tjeneste, og at der ved ansættelsen etableres et tjenesteforhold mellem den ansatte og forvaltningsmyndigheden. Offentlighedslovens § 21 omfatter alle former for ansættelse i den offentlige forvaltning. Det vil sige både overenskomstansatte og tjenestemænd.

Bestemmelsen omfatter derimod ikke personer, der er offentligt valgt, eller personer, der som selvstændige i entreprise eller tilsvarende kontraktform udfører en opgave for en myndighed, fx vognmænd og konsulenter. Der etableres heller ikke et tjenesteforhold ved uddeling af offentlige bevillinger, jf. FOB 1998-409.

Du skal være opmærksom på, at der i den forbindelse gælder en særlig regel vedrørende sager om ansættelse og forfremmelse. Den kan du læse mere om i afsnittet, der handler om lovens § 21, stk. 1.

Du skal også være opmærksom på, at sager, der generelt angår personalemæssige spørgsmål, ikke er omfattet af lovens § 21, stk. 2, og denne bestemmelse kan derfor ikke anvendes til at give afslag på aktindsigt i disse sager. Det kan fx være generelle sager om lønforhandling, myndighedsstruktur, turnusordning, ledelsesforhold mv. Hvis der i sådanne generelle sager indgår oplysninger om enkelte ansattes forhold, vil disse oplysninger ikke kunne undtages fra aktindsigt efter lovens § 21. Det skal i stedet overvejes, om oplysningerne kan undtages i medfør af lovens § 33, nr. 5 (om offentlige og privates interesser). Fra praksis kan der henvises til ombudsmandens udtalelser om risiko for repressalieraktindsigt i disciplinærsager, aktindsigt i personalesagsoplysninger og aktindsigt i navne og initialer

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Personaleoplysninger som alligevel er undergivet aktindsigt (§ 21, stk. 3 og 4)

Standardmæssige personaleoplysninger

Som en første undtagelse skal der gives indsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser i overensstemmelse med lovens almindelige regler, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 3, 1. pkt. Fra praksis kan der henvises til ombudsmandens udtalelser om aktindsigt i initialer og navne

Oplysninger om chefers modtagelse af disciplinære reaktioner

Som en anden undtagelse skal der gives aktindsigt i oplysninger om ansatte i chefstillingers modtagelse af disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover i overensstemmelse med lovens almindelige regler, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. og 3. pkt. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse er truffet. Det er en forudsætning, at det forhold, der har medført den disciplinære reaktion, er begået i en sådan chefstilling.

Ved en chefstilling forstås i denne sammenhæng typisk en kontorchef (lønramme 36) og derover. Herudover kan andre, som kan sidestilles med en chef for eksempel som følge af ledelsesbeføjelser, lønforhold mv., også efter en konkret vurdering være omfattet af chefbegrebet. Folketingets Ombudsmand fandt eksempelvis i FOB 2001-549, at en skoleinspektør efter en konkret vurdering var omfattet af chefbegrebet. Fuldmægtige, kontorpersonale og kontorledere er derimod ikke omfattet.

Som eksempler på de nævnte disciplinære sanktioner kan for tjenestemænds vedkommende nævnes irettesættelse, bøde, degradering eller afsked og for overenskomstansattes vedkommende ændring af arbejdsopgaver, afskedigelse eller bortvisning af disciplinære grunde.

Tjenstlige tilkendegivelser, henstillinger, påmindelser og lignende, som er givet i anledning af kritisable forhold, men som ikke har ført til disciplinær forfølgning, falder uden for bestemmelsen.

Det er kun oplysninger om selve den disciplinære reaktion, der er omfattet, hvilket typisk er ansættelsesmyndighedens brev med den endelige afgørelse. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, om afgørelsen indeholder oplysninger om andre disciplinære reaktioner, da der kun kan meddeles aktindsigt i disse, såfremt de selvstændigt opfylder betingelserne herfor.

Oplysninger om den øverste ledelseskontrakt

Som en tredje undtagelse skal der gives aktindsigt i den øverste ledelseskontrakt for så vidt angår oplysninger om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed, jf. lovens § 21, stk. 4.

Det betyder, at der godt kan gives aktindsigt i de dele af den øverste ledelseskontrakt, som beskriver myndighedens overordnede målsætninger og de lønparametre, som der skal lægges vægt på ved fastsættelsen af lederens resultatløn. Der er derimod ikke adgang til kontraktens øvrige oplysninger, herunder oplysninger om lederens personlige målsætninger mv.

Bestemmelsen giver alene indsigt i ledelseskontrakten. Andre dokumenter om fx opfyldelse af resultatmål er derimod ikke omfattet af bestemmelsen.

I staten omfatter den øverste ledelse departementschefer, styrelsesdirektører og andre øverste ansatte ledere af en selvstændig myndighed. På det kommunale område omfatter den øverste ledelse kommunens øverste direktion med kommunaldirektøren og et antal direktører eller forvaltningschefer. I regionerne udgør den øverste ledelse regionens øverste direktion med regionsdirektøren og et antal koncerndirektører. Uden for den kommunale og regionale enhedsforvaltning omfatter den øverste ledelse ansatte ledere af en selvstændig myndighed fx af kommunale fællesskaber. I selvstændige offentlige myndigheder omfatter den øverste ledelse direktøren af selvstændige moderselskaber eller datterselskaber.

Offentlighedslovens øvrige undtagelsesbestemmelser finder også anvendelse

Uanset der skal gives aktindsigt i oplysninger efter lovens § 21, stk. 3 og 4, så kan det være, at én eller flere oplysninger skal undtages fra aktindsigt efter en af lovens andre bestemmelser. Det kan fx være lovens § 30, nr. 1, om undtagelse af oplysninger om enkeltpersoners private (herunder økonomiske) forhold. I forhold til ledelseskontrakter kan du efter omstændighederne undtage oplysninger om fx organisatoriske omstruktureringer efter offentlighedslovens § 33, nr. 2.

Det betyder også, at du skal også overveje, om der er grundlag for at give meroffentlighed efter offentlighedslovens § 14. Du skal i den forbindelse være opmærksom på reglerne om tavshedspligt i forvaltningslovens § 27, stk. 1-4, samt persondatalovgivningen.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Pligt til orientering af den ansatte

Der er ikke pligt til at partshøre en ansat, hvis der ifølge offentlighedslovens § 21, stk. 2, søges om aktindsigt i den ansattes personalesag. Derimod skal en ansat snarest underrettes om, at der er søgt om aktindsigt i den pågældendes personalesag. Efter der er truffet afgørelse, skal den ansatte også underrettes om, hvilke oplysninger der er blevet udleveret fra personalesagen, jf. offentlighedslovens § 41.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Forvaltningslovens regler om konkrete personalesager

Efter forvaltningslovens § 9 har en offentligt ansat som udgangspunkt ret til at få fuld indsigt i sin egen personalesag både under og efter ansættelsen. Aktindsigten kan dog begrænses efter forvaltningslovens undtagelsesregler, herunder forvaltningslovens § 12, om myndighedens interne arbejdsdokumenter og forvaltningslovens § 15 b, nr. 5, om hensynet til medarbejderen selv eller til andre private eller offentlige interesser.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Brevskabelon til konkrete personalesager

Du kan bruge denne skabelon, hvis du modtager en anmodning om aktindsigt i en konkret personalesag.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

6. Ombudsmandens udtalelser

Se alle relevante udtalelser om dette emne.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld