Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Sager om ansættelse eller forfremmelse

Sager om ansættelse eller forfremmelse kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 21, stk. 1. Du kan give afslag på aktindsigt efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 21, stk. 1, hvis følgende to betingelser er opfyldt:

  1. Der er tale om en ansættelses- eller forfremmelsessag (og således ikke en konkret personalesag).
  2. Sagen angår ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste.

Da ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste har karakter af afgørelser i forvaltningslovens forstand, vil lovens § 13 om notatpligt finde anvendelse, og den, der har søgt om ansættelse eller forfremmelse, vil efter lovens § 8 om egenacces kunne få indsigt i notatet i forhold til oplysninger om den pågældende selv.

Offentlighedslovens § 21, stk. 1, har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 21

Retten til aktindsigt omfatter ikke sager om ansættelse Ansættelse Udtrykket ansættelse skal fortolkes bredt og omfatter alle former for ansættelser i den offentlige forvaltning. eller forfremmelse Forfremmelse Sager om forfremmelse til en højere stilling eller rang. i det offentliges tjeneste Offentliges tjeneste I den offentlige forvaltning. .

[...]

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Bestemmelsens anvendelsesområde

Sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste er undtaget fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 1.

Bestemmelsen omfatter alle former for ansættelser i den offentlige forvaltning, herunder overenskomstansatte og tjenestemænd. Det gælder også midlertidig ansættelse eller deltidsansættelse. Bestemmelsen omfatter eksempelvis også sager om udpegning af medlemmer til offentlige udvalg eller en kommission. Udtrykket "ansættelse" skal således fortolkes bredt. Udtrykket omfatter dog ikke forflyttelse af medarbejdere, jf. FOB 1998-431.

I FOB 2006-514 fandt ombudsmanden, at Udenrigsministeriet havde været berettiget til at afslå aktindsigt i oplysninger om, hvilke personer der havde søgt om at blive eksportforberedelseskonsulent for Danmarks Eksportråd. Efter ombudsmandens vurdering burde afvisningen dog være sket med henvisning til, at der var tale om en ansættelse i det offentlige tjeneste, hvorfor de ønskede oplysninger var undtaget i medfør af den dagældende offentlighedslovs § 2, stk. 2, 1. pkt.

For at kunne anvende undtagelsesbestemmelsen er det et krav, at ansættelse eller forfremmelse sker i det offentliges tjeneste, og at der ved ansættelsen etableres et tjenesteforhold mellem den ansatte og forvaltningsmyndigheden. Offentlighedslovens § 21 omfatter alle former for ansættelse i den offentlige forvaltning. Det vil sige både overenskomstansatte og tjenestemænd.

Bestemmelsen omfatter derimod ikke personer, der er offentligt valgt, eller personer, der som selvstændige i entreprise eller tilsvarende kontraktform udfører en opgave for en myndighed, fx vognmænd og konsulenter. Der etableres heller ikke et tjenesteforhold ved uddeling af offentlige bevillinger, jf. FOB 1998-409.

Når undtagelsesbestemmelsen i lovens § 21, stk. 1, finder anvendelse, betyder det, at samtlige dokumenter og oplysninger i sagen om ansættelse eller forfremmelse er undtaget fra aktindsigt (uanset det nærmere indhold af disse dokumenter og oplysninger). I det omfang ansættelses- eller forfremmelsessagens dokumenter udlånes til brug ved behandlingen af en sag, der ikke i sig selv er omfattet af undtagelsesbestemmelsen, vil de pågældende dokumenter i denne sag være omfattet af lovens almindelige regler om aktindsigt.

Undtagelsesbestemmelsen i lovens § 21, stk. 1, gælder kun for de dokumenter, der vedrører ansættelses- eller forfremmelsessagen. For de personer, der faktisk bliver ansat eller forfremmet, vil der også være dokumenter om det løbende ansættelsesforhold (suspension, afskedigelse, barselsorlov, ferie mv.), men disse dokumenter, der således indgår i de konkrete personalesager, er ikke omfattet af undtagelsesbestemmelsen, men oplysningerne heri kan delvis undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 21, stk. 2 (sammenholdt med stk. 3 og 4).

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Forvaltningslovens regler om sager om ansættelse eller forfremmelse

Efter forvaltningslovens § 9, stk. 3, kan den, der ansøger eller har ansøgt om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste, kun forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter m.v., der vedrører den pågældendes egne forhold. Den pågældende kan derimod ikke få indsigt i oplysninger om øvrige ansøgere. Der gælder dog en særlig regel i tjenestemandslovens § 5, stk. 3, som giver den, der har søgt om en tjenestemandsstilling, krav på at få en liste med alle ansøgere mv.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Brevskabelon til aktindsigtssager om ansættelse eller forfremmelse

Du kan bruge denne skabelon, hvis du modtager en anmodning om aktindsigt i en sag om ansættelse eller forfremmelse.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld