• Hurtigindgange
  • Sagsdisciplin
  • §-nøgle § 1 - § 44
  • Q&A Om aktindsigtssagen

Rettidig behandling af aktindsigtsanmodningen

§ 36. (…)
Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.
Stk. 3. Stk. 2 finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med behandlingen af anmodninger om sammenstilling af oplysninger, jf. § 11, og om indsigt i databeskrivelser, jf. § 12.
(…)

En aktindsigtsanmodning skal som hovedregel afgøres snarest og senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. OFL § 36, stk. 2 og 3. Aktindsigtssager skal derfor behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Hvis du ikke kan nå at færdigbehandle sagen inden for denne tidsramme, skal du sende et såkaldt fristbrev, hvori du redegør for, hvorfor sagen endnu ikke er færdigbehandlet, og hvornår du forventer, at dette vil ske.

1. HVAD BETYDER "SNAREST" OG 7-DAGESFRISTEN?

En aktindsigtsanmodning skal behandles og afgøres snarest, dvs. så hurtigt som muligt. Det betyder, at du skal færdigbehandle en anmodning om aktindsigt i løbet 1-2 arbejdsdage, hvis der er tale om en aktindsigtsanmodning i en klart identificeret sag, der indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse.

Hvis der er tale om en anmodning om aktindsigt i en ikke omfangsrig sag, som dels indeholder dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom, dels indeholder dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, skal anmodningen ligeledes færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen i forhold til de dokumenter i sagen, der ikke giver anledning til tvivl. Herefter kan myndigheden vende tilbage med en afgørelse vedrørende de resterende dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse.

Det skal tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter end et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 3-7 arbejdsdage. Det samme gælder de tilfælde, hvor anmodningen omfatter et mere begrænset antal dokumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelser.

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt i alle tilfælde som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

2. HVORDAN BEREGNES SAGSBEHANDLINGSFRISTEN?

Fristen regnes fra modtagelsen af aktindsigtsanmodningen. Hvis anmodningen er sendt pr. e-mail, beregnes fristen, fra den dag myndigheden modtager den i sin indbakke, og hvis aktindsigtsanmodningen er sendt som et almindeligt brev, regnes fristen, fra den dag myndigheden modtager den med posten.

Det er uden betydning, hvornår på døgnet anmodningen modtages hos myndigheden. En aktindsigtsanmodning pr. e-mail modtaget en mandag kl. 23:59 anses således for modtaget den pågældende mandag.

Ved beregningen af fristen på 7 arbejdsdage medregnes ikke den dag, anmodningen er modtaget.

Udtrykket ”7 arbejdsdage” medfører, at bl.a. lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen. Hvis din myndighed vælger at holde lukket en bestemt hverdag, indgår den pågældende dag derimod i fristberegningen.

Hvis din myndighed f.eks. modtager en aktindsigtsanmodning pr. e-mail mandag den 6. oktober kl. 23:59, udløber fristen onsdag den 15. oktober, hvor der enten skal træffes afgørelse eller sendes underretning, da weekenddagene lørdag den 12. oktober og søndag den 13. oktober ikke skal medregnes.

3. I HVILKE TILFÆLDE KAN 7-DAGESFRISTEN UDSÆTTES – OG MED HVOR MEGET?

7-dagesfristen for færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning er ikke absolut, men kan undtagelsesvis udsættes navnlig som følge af sagens omfang eller kompleksitet.

Med udtrykket sagens omfang sigtes først og fremmest til antallet af dokumenter, der er omfattet af den enkelte anmodning om aktindsigt. Med udtrykket sagens kompleksitet sigtes der dels til de juridiske spørgsmål, som en aktindsigtsanmodning kan rejse, dels til, om en anden myndighed eller en virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen.

Som et andet eksempel på, at det kan være berettiget at udsætte færdigbehandlingen, kan nævnes det tilfælde, hvor myndigheden på grund af tidligere indgivne anmodninger om aktindsigt ikke kan (færdig)behandle den foreliggende anmodning inden for den nævnte frist, selvom anmodningen vedrører et begrænset antal dokumenter.

Hvis en myndighed holder lukket i en sammenhængende periode f.eks. omkring jul og nytår af en sådan længde, at anmodningen om aktindsigt ikke (med rimelighed) kan forventes færdigbehandlet inden for fristen på syv arbejdsdag, vil dette også kunne begrunde, at fristen overskrides.

Om de forhold, der efter omstændighederne og undtagelsesvis kan begrunde en udsættelse af behandlingen af en anmodning om aktindsigt, kan der i øvrigt henvises til Offentlighedskommissionens betænkning 1510/2009, kapitel 22, pkt. 4.2 (side 798 f.).

Selvom der foreligger en udsættelsesgrund, skal myndigheden prioritere behandlingen af den pågældende aktindsigtsanmodning.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter - dvs. når der undtagelsesvis foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på syv arbejdsdage - skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed i vidt omfang behandler, og som myndigheden har modtaget i løbet af det seneste år.

4. UNDERRETNINGSPLIGT

Såfremt du (undtagelsesvis) ikke kan færdigbehandle en anmodning om aktindsigt inden syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Vær opmærksom på at underretningen skal indeholde en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse. Underretningen efter 2. pkt. skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. F.eks. er det ikke tilstrækkeligt blot at skrive, at ”x myndighed vil snarest vende tilbage med svar på Deres anmodning”, og at den pågældende vil modtage et svar på anmodningen ”så snart x myndigheds overvejelser om aktindsigtsspørgsmålet er afsluttet”.

5. SÆRLIGT OM ANMODNINGER OM SAMMENSTILLING AF OPLYSNINGER OG OM INDSIGT I DATABESKRIVELSER

De ovennævnte sagsbehandlingsfrister og underretningspligten finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med behandlingen af anmodninger om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i databeskrivelser, jf. OFL § 36, stk. 3, jf. stk. 2.

6. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER

Du bør være opmærksom på, at en myndighed som udgangspunkt straks bør meddele aktindsigt i de dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom, og så vende tilbage senere med en afgørelse vedrørende de resterende dokumenter.

7. BEGRUNDELSE MV.

Du kan se eksempler på fristbreve ved at trykke her.

Sidst opdateret: 15. januar 2015