Afgrænsning af offentlighedslovens temakrav
Ombudsmanden har i forbindelse med sin vurdering af tre aktindsigtsanmodninger taget stilling til fortolkningen af temakravet i offentlighedsloven samt offentlige myndigheders vejledningspligt ved journalisters aktindsigtsanmodninger, der ikke overholder temakravet.
Baggrund: Transport- og Boligministeriet afslog aktindsigtsanmodninger
En journalist anmodede i februar henholdsvis december 2018 om aktindsigt i forskellige dokumenter hos Transport- og Boligministeriet.
I den ene anmodning havde journalisten bedt om aktindsigt i en liste over dokumenter fra en cirka treårig periode, som var ”forelagt for regeringens økonomiudvalg”. I de to andre anmodninger havde journalisten bedt om aktindsigt i henvendelser fra ministeriets departementschef og pressechef til udenforstående modtagere om modtagerens – eller modtagerens medarbejders – ”medvirken i mediedækning”, f.eks. tv, radio eller artikler.
Transport- og Boligministeriet afslog de tre aktindsigtsanmodninger med henvisning til, at temakravet ikke var opfyldt, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2, hvorefter en anmodning skal angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører. Efter at have præciseret afgørelsen i en ny afgørelse af 19. november 2019 klagede journalisten den 22. november 2019 til ombudsmanden over ministeriets afgørelse.
Ombudsmandens udtalelse
Ombudsmanden fandt, at afgrænsningen af anmodningen om aktindsigt i dokumenter forelagt for regeringens økonomiudvalg navnlig angav en proces eller et processkridt for de ønskede dokumenter, uden at angivelsen i sig selv sagde noget nærmere om dokumenternes indhold. Ombudsmanden kunne derfor ikke kritisere ministeriets vurdering, hvorefter temakravet for denne anmodning ikke var opfyldt.
For så vidt angik de to andre anmodninger, fandt ombudsmanden, at disse opfyldte temakravet i offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2, da de angav andet og mere end blot mediedækning som en proces mv. og således var afgrænsede til henvendelser på grund af udenforstående personers udtalelser eller mulige fremtidige udtalelser til pressen. I den forbindelse bemærkede ombudsmanden, at det ikke kunne føre til en anden vurdering, at temaet for anmodningen gik på tværs af Transport- og Boligministeriets sager og sagsområder, idet det udtrykkeligt er forudsat i forarbejderne til offentlighedslovens § 9, at temakravet også kan være opfyldt for anmodninger om aktindsigt i ”tværgående spørgsmål”. Dertil kom, at anmodningerne var tidsmæssigt afgrænset og yderligere afgrænset til ministeriets departementschef henholdsvis pressechef som afsendere af de pågældende henvendelser. Endelig lagde ombudsmanden vægt på, at ministeriet faktisk havde kunnet identificere et vist antal dokumenter, som ministeriet måtte have antaget – i et eller andet omfang – kunne være omfattet af en af de to anmodninger
Om offentlige myndigheders vejledningspligt
Transport- og Boligministeriet havde til brug for sagen angivet, at ministeriet lagde særlig vægt på at journalisten ”er en professionel bruger af offentlighedslovens bestemmelser om aktivsigt i forbindelse med [journalistens] hverv som journalist” samt at offentlighedsloven er ”reguleret af utvetydige regler, hvorfor kravene til vejledningsforpligtelsen alt taget i betragtning, må være mindre”.
Ombudsmanden var overordnet ikke enig med ministeriet i, at offentlighedslovens regler generelt er så ”utvetydige”, at vejledningspligten kan indsnævres med henvisning hertil. Herudover mener ombudsmanden ikke, at der gælder en indsnævret vejledningspligt over for journalister i forbindelse med aktindsigtsanmodninger efter offentlighedsloven, da offentlighedsloven bygger på, at der kan være en særlig grund til at vejlede, når aktindsigtsanmodninger fremsættes af medier m.v.
Hvad viser udtalelsen?
Når det skal vurderes, hvorvidt en aktindsigtsanmodning opfylder offentlighedslovens temakrav, skal der foretages en konkret vurdering i den enkelte sag. Ved denne vurdering kan der bl.a. tages hensyn til, hvorvidt anmodningen angår indholdsmæssigt afgrænsede aktiviteter, en nærmere afgrænset kreds af personer og/eller en nærmere afgrænset tidsperiode.
Aktindsigtsanmodninger vil som udgangspunkt ikke opfylde temakravet, hvis de alene angiver en dokumenttype, dokumentform, en overordnet proces eller et overordnet processkridt uden en nærmere angivelse af sagernes eller dokumenternes indhold. Det er i denne forbindelse ikke tilstrækkeligt, at anmodningen vedrører processer, der typisk vil have et bestemt tema. Således må offentlighedslovens temakrav forstås som et krav om tematisk angivelse af ønskede sagers eller dokumenters indhold.
Endelig viser udtalelsen, at offentlige myndigheder skal være særligt opmærksomme på deres vejledningsforpligtelse, når medier el.lign. fremsætter aktindsigtsanmodninger uden tilstrækkelig temaangivelse.