Estimerede beregninger af hidtidig udvaskning af kvælstof fra dansk landbrugsjord var ekstraheringspligtige oplysninger
Aarhus Universitet kunne ikke undtage estimerede data i interne regneark, idet de udgjorde oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagsforholdet og derfor var omfattet af ekstraheringspligten.
Baggrund: Undtaget oplysninger fra interne arbejdsdokumenter
En forening ønskede aktindsigt i interne data, som var indgået i beregninger til brug for Aarhus Universitets rådgivning af en styrelse under Miljø- og Fødevareministeriet forud for en politisk aftale i 2015. Dataene – ”vandgennemstrømningsdata” – indeholdt estimerede beregninger af hidtidig udvaskning af kvælstof fra dansk landbrugsjord. Universitetet behandlede anmodningen efter reglerne i miljøoplysningsloven og havde i sin afgørelse undtaget oplysningerne efter undtagelsesbestemmelsen i 1985-offentlighedsloven om interne arbejdsdokumenter. Foreningen klagede først til Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte, der dog ikke fandt grundlag for at foretage sig mere. Foreningen klagede herefter til ombudsmanden.
Ombudsmandens udtalelse
Ombudsmanden konstaterede indledningsvis, at vandgennemstrømningsdataene måtte anses for miljøoplysninger, og at universitetet derfor havde haft ret i at anvende miljøoplysningsloven. Ombudsmanden var desuden enig i, at dataene var indeholdt i dokumenter omfattet af 1985-offentlighedslovens § 7 om interne arbejdsdokumenter. Spørgsmålet for ombudsmandens undersøgelse var derfor alene, om der var tale om oplysninger om ”faktiske omstændigheder”, der var ”af væsentlig betydning for sagsforholdet”, og om dataene derfor var omfattet af ekstraheringspligten i 1985-offentlighedslovens § 11, stk. 1.
Universitetet havde i forhold til spørgsmålet om ekstrahering dels lagt vægt på, at dataene udgjorde bearbejdede oplysninger og derfor ikke var af faktisk karakter, dels at oplysningerne ikke var af væsentlig betydning for sagsforholdet (de rådgivningsydelser, som universitetet havde leveret), idet de endelige resultater var offentliggjort.
Ombudsmanden udtalte, at dataene efter det oplyste havde været af afgørende betydning for, at universitetet kunne levere rådgivningen til styrelsen, og at dataene derfor måtte anses for at være af væsentlig betydning for sagsforholdet. Det forhold, at de endelige resultater m.v. i et vist omfang var blevet offentliggjort, ændrede ikke herved.
Ombudsmanden udtalte videre, at de estimerede vandgennemstrømningsdata havde indgået i beregningerne på samme måde, som målte data ville have gjort, og derfor havde haft samme funktion. Vandgennemstrømningsdataene havde således tjent som erstatning for de målte data og havde udgjort en væsentlig del af grundlaget for beregningerne. Ombudsmanden udtalte hertil, at vandgennemstrømningsdataene var beregninger baseret på forudgående data og ikke angik fremtidige forhold. Disse forhold talte efter ombudsmandens opfattelse for, at dataene havde karakter af faktiske oplysninger.
Ombudsmanden henstillede derfor til Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte, at styrelsen tog skridt til, at Aarhus Universitet genoptog sin behandling af sagen.
Hvad viser udtalelsen?
Udtalelsen viser, at spørgsmålet om, hvorvidt der er tale om en oplysning om faktiske omstændigheder, ikke alene beror på oplysningens indhold, men også på hvilken funktion oplysningen tjener i myndighedens sagsbehandling. Afgørende er, om oplysningerne supplerer sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt skaber klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.
Sagen viser også, at ombudsmanden i særlige tilfælde kan have en anden vurdering end myndigheden for så vidt angår spørgsmålet om oplysningernes væsentlighed.
Selvom udtalelsen drejer sig om 1985-offentlighedsloven, må den ligeledes anses for at have betydning for offentlighedsloven fra 2013, idet der heri er indeholdt en lignende ekstraheringsforpligtelse, jf. denne lovs § 28, stk. 1.