Sagens baggrund

Sundhedsministeriet modtog den 4. februar 2021 en aktindsigtsanmodning. Da ministeriet ikke kunne færdigbehandle sagen inden for den normale frist på 7 arbejdsdage fra modtagelsen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2, blev den aktindsigtssøgende journalist den 15. februar underrettet om, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse den 8. marts 2021.

Ved en række efterfølgende breve rykkede ministeriet det forventede afgørelsestidspunkt, først til den 29. marts, herefter til den 26. april, den 25. maj, den 22. juni, den 3. august, den 31. august, den 1. oktober og til sidst den 5. november 2021. Ministeriet traf den 12. november 2021 afgørelse i sagen efter en samlet sagsbehandlingstid på 195 arbejdsdage.

Undervejs klagede journalisten til Ombudsmanden over den foreløbige sagsbehandlingstid. I sin udtalelse til Ombudsmanden beklagede ministeriet den lange sagsbehandlingstid, men henviste bl.a. til, at mange af de medarbejdere, som skulle behandle anmodningen, også skulle håndtere de beredskabsmæssige opgaver relateret til COVID-19, som ofte var af hastende karakter.

Ombudsmandens udtalelse

Ombudsmanden kritiserede Sundhedsministeriets sagsbehandlingstid og fandt ikke, at ministeriet havde sikret den nødvendige fremdrift i behandlingen af aktindsigtsanmodningen.

Med henvisning til sin tidligere udtalelse i FOB 2021-7 udtrykte Ombudsmanden forståelse for, at håndteringen af COVID-19 har været en ekstraordinær situation, men han understregede samtidig, at arbejdsgange m.v. efter en vis tid må kunne tilpasses, så aktindsigtssager igen kan behandles med tilfredsstillende hurtighed.

For så vidt angår ministeriets løbende skrivelser om det forventede afgørelsestidspunkt, bemærkede Ombudsmanden, at offentlighedslovens forarbejder foreskriver, at der ved fristoverskridelser gives en mere præcis oplysning om, hvornår afgørelsen forventes truffet. Det betød ifølge Ombudsmanden, at oplysningen skal være et retvisende skøn over den forventede sagsbehandlingstid.

Ombudsmanden konstaterede herefter, at ministeriets underretninger om den forventede sagsbehandlingstid i meget betydelig grad afveg fra den faktiske sagsbehandlingstid. På den baggrund fandt han det meget beklageligt, at ministeriet ikke havde givet et mere realistisk skøn over, hvornår sagen kunne forventes færdigbehandlet.

Hvad viser sagen?

Det er ingen overraskelse, at aktindsigtsanmodninger skal besvares snarest og inden for de lovbestemte frister. Ombudsmandens udtalelse er bl.a. interessant, fordi den bidrager til forståelsen af, hvordan man som myndighed skal håndtere den situation, at man undtagelsesvist ikke er i stand til at leve op til de lovbestemte frister.

Det følger af offentlighedslovens § 36, stk. 2, 3. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om fristoverskridelsen, årsagen hertil og det forventede afgørelsestidspunkt.

Udtalelsen understreger, at det forventede afgørelsestidspunkt skal være et retvisende skøn over den forventede sagsbehandlingstid. Man bør med andre ord ikke udsende fristudsættelser på f.eks. to eller fire uger, hvis man allerede har mulighed for at skønne, at det forventede afgørelsestidspunkt snarere er om to eller fire måneder.

Det er også værd at bemærke, at Ombudsmanden understreger, at underretningerne skal være realistiske, selvom myndigheden derved viser, at lovbestemte frister eller almindelige krav til forsvarlig sagsbehandlingstid ikke overholdes. Hvor det således ofte vil være problematisk, at sagsbehandlingstiden på en aktindsigtsanmodning er f.eks. fire måneder, er det ikke i sig selv kritisabelt, men faktisk et krav, at myndigheden angiver forventningen herom i sin fristudsættelsesskrivelse.

Endelig bekræfter sagen også linjen fra FOB 2021-7. Udover en forståelse for, at helt ekstraordinære belastninger, såsom håndteringen af COVID-19, kan vanskeliggøre en myndigheds overholdelse af de lovbestemte frister for behandling af aktindsigtsanmodninger, indebærer det også en indskærpelse af, at selv ekstraordinære omstændigheder hen ad vejen bliver noget, som myndigheden burde have tilpasset sig.