Det følger af forvaltningslovens § 25, stk. 1, at der skal gives klagevejledning, når skriftlige afgørelser, som kan påklages, meddeles til parten. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen ”fuldt ud” giver den pågældende part medhold.

Spørgsmålet om, hvorvidt der er pligt til at give klagevejledning, når myndigheden ikke er i besiddelse af dokumenter eller oplysninger, som anmodningen om aktindsigt vedrører, ses ikke behandlet i forvaltningslovens forarbejder eller den forvaltningsretlige litteratur, ligesom spørgsmålet ikke ses berørt i ombudsmands- eller retspraksis.

Der kan herom på den ene side anføres, at det almindelige udgangspunkt er, at der bør gives klagevejledning, når der er tvivl om, hvorvidt betingelsen om ”fuldt ud medhold” er opfyldt. På den anden side har det daværende Natur- og Miljøklagenævn i MAD 2015.447 udtalt, at ”[i]det kommunen ikke har undtaget nogle akter i de fremsendte sager, skulle meddelelsen af aktindsigt ikke være ledsaget af en klagevejledning”.

Til vores kendskab er det i praksis almindeligt at meddele klagevejledning i de nævnte tilfælde. Hvis myndigheden ikke er i besiddelse af de pågældende dokumenter eller oplysninger, men ved, at de forefindes hos en anden myndighed, bør myndigheden – i stedet for give klagevejledning – videresende anmodningen om aktindsigt til denne myndighed, jf. forvaltningslovens § 7, stk. 2.