Retten til aktindsigt omfatter som hovedregel ikke databaser m.v., hvor der gøres brug af elektronisk databehandling. Det betyder lidt forenklet udtrykt, at retten til aktindsigt omfatter myndighedens (eksisterende) dokumenter, men derimod ikke myndighedens databaser. Der er dog i visse tilfælde ret til at få et såkaldt dataudtræk efter offentlighedslovens § 11.

Det er i den forbindelse vigtigt at være opmærksom på, at et dokument, der indgår i en sag hos myndigheden, og som eventuelt kun findes elektronisk i myndighedens database, omfattes af retten til aktindsigt efter lovens almindelige regler. Det samme gælder en udskrift fra en database, som indgår i en sag hos myndigheden. Hvis der anmodes om aktindsigt i sådanne dokumenter, finder offentlighedslovens § 10 således ikke anvendelse.

Desuden omfattes selve aktlisten i en sag også af retten til aktindsigt, selv om den skal printes ud fra myndighedens database, jf. offentlighedslovens § 7, stk. 2, nr. 2.

Offentlighedsloven indeholder ikke en definition af begrebet ”database”. En database kan dog beskrives således, at den indeholder en datamængde, der er organiseret og struktureret, så der fra denne datamængde efter individuelle kriterier, som bestemmes af brugeren, kan fremkaldes bestemte data (se Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009, side 365 f.).

En myndighed bør ifølge et princip svarende til lovens § 14 om meroffentlighed i almindelighed imødekomme anmodninger om aktindsigt i forvaltningsmyndighedens databaser, hvis databasen kan stilles til rådighed med enkle tekniske hjælpemidler, som myndigheden råder over, og hvis modstående hensyn, herunder bl.a. hensynet til myndighedernes tavshedspligt mv., ikke er til hinder herfor, jf. Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009, side 366 ff. Ved vurderingen af, om en database skal udleveres efter det nævnte princip, kan der også tages hensyn til, om den aktindsigtssøgende må antages at ville anvende databasen til et retsstridigt formål.

Forvaltningsloven anvender på samme måde som offentlighedsloven et teknologineutralt dokumentbegreb. Partsaktindsigten omfatter derfor også dokumenter, som udelukkende indeholdes i myndighedens databaser. Forvaltningsloven giver dog ikke ret til aktindsigt i myndighedens databaser som sådan (med undtagelse af aktlisten). Det følger således af forvaltningslovens § 9, stk. 2, at en parts ret til aktindsigt – med de i §§ 12-15 b nævnte undtagelser – omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Forvaltningsloven indeholder heller ikke regler om dataudtræk og indsigt i databasebeskrivelse, men en part i en afgørelsessag kan på samme måde som alle andre anmode om indsigt heri efter offentlighedslovens §§ 11 og 12. 

Du kan bruge denne skabelon, hvis du vil afslå en anmodning om aktindsigt i en database.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.