Du skal være opmærksom på, at den, der søger aktindsigt i en sag eller et dokument, er part i den pågældende sag om aktindsigt. Da aktindsigtsafgørelser betragtes som afgørelser i forvaltningslovens forstand, indebærer dette, at forvaltningslovens sagsbehandlingsregler skal iagttages ved behandlingen af anmodninger om aktindsigt. Det vil navnlig være forvaltningslovens § 19 om partshøring, § 24 om begrundelse og § 25 om klagevejledning, der har betydning. Herudover er der fastsat regler om begrundelse og klagevejledning i miljøoplysningslovens § 4, stk. 4.
Hvis du i forbindelse med sagens behandling indhenter en udtalelse fra den, som oplysningerne angår (f.eks. en virksomhed eller en anden forvaltningsmyndighed), skal du efter de nærmere regler herom i forvaltningslovens § 19 høre den aktindsigtssøgende, hvis udtalelsen taler imod en imødekommelse af anmodningen og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.
Giver du helt eller delvist afslag på aktindsigt, følger det af forvaltningslovens § 22 og miljøoplysningslovens § 4, stk. 4, at afgørelsen skal begrundes, hvis den meddeles skriftligt. Begrundelsen skal også meddeles skriftligt, hvis den aktindsigtssøgende anmoder herom, jf. miljøoplysningslovens § 4, stk. 4. Det følger af forvaltningslovens § 24, stk. 1, at begrundelsen skal indeholde en henvisning til de regler i offentlighedsloven, der i den pågældende sag giver hjemmel til at begrænse retten til aktindsigt. I det omfang afgørelsen efter offentlighedslovens regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen desuden oplyse om de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Samme krav følger af miljøoplysningslovens § 4, stk. 4.
Det følger desuden af miljøoplysningslovens § 4, stk. 4, at afslag, der begrundes med, at materialet er under udarbejdelse, skal oplyse navnet på den myndighed, der udarbejder materialet, samt hvornår materialet forventes at foreligge i endelig form. At materiale er under udarbejdelse kan imidlertid ikke i sig selv begrunde et afslag på aktindsigt efter 1985-offentlighedsloven. Dog kan f.eks. lovforslag under udarbejdelse undtages efter 1985-offentlighedslovens § 2, stk. 1, 2. pkt., ligesom interne dokumenter kan undtages efter lovens § 7.
Det skal fremgå af afgørelsen, hvilke sager, dokumenter og oplysninger, der er tilbageholdt (dvs. undtaget fra aktindsigt), ligesom det med henvisning til de relevante bestemmelser skal begrundes, hvorfor den pågældende sag, det pågældende dokument eller de pågældende oplysninger er undtaget fra aktindsigt. Du skal være opmærksom på, at denne begrundelse skal være egnet til at "forklare" den afgørelse, som du er kommet frem til. Hvis der er indhentet en udtalelse fra den, hvis interesser kan være til hinder for, at der gives aktindsigt, skal en oplysning herom indgå i begrundelsen.
Det skal også fremgå af afgørelsen, at du har overvejet miljøoplysningslovens afvejningsregler. Hvis du fortsat vil meddele afslag, skal begrundelsen afspejle de konkrete forhold, der taler for og imod, at oplysningerne udleveres, jf. f.eks. FOB 2009 9-4.