Du skal være opmærksom på, at den, der søger aktindsigt i en sag eller et dokument, er part i den pågældende sag om aktindsigt. Da aktindsigtsafgørelser betragtes som afgørelser i forvaltningslovens forstand, indebærer dette, at forvaltningslovens sagsbehandlingsregler skal iagttages ved behandlingen af anmodninger om aktindsigt. Det vil navnlig være forvaltningslovens § 19 om partshøring, § 24 om begrundelse og § 25 om klagevejledning, der har betydning.

Hvis du i forbindelse med sagens behandling indhenter en udtalelse fra den, som oplysningerne angår (f.eks. en virksomhed eller en anden forvaltningsmyndighed), skal du efter de nærmere regler herom i forvaltningslovens § 19 høre den aktindsigtssøgende, hvis udtalelsen taler imod en imødekommelse af anmodningen og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Giver du helt eller delvist afslag på aktindsigt, følger det af forvaltningslovens § 22, at afgørelsen skal begrundes, hvis den meddeles skriftligt. Det følger af forvaltningslovens § 24, stk. 1, at begrundelsen skal indeholde en henvisning til de regler i offentlighedsloven, der i den pågældende sag giver hjemmel til at begrænse retten til aktindsigt. I det omfang afgørelsen efter offentlighedslovens regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen desuden oplyse om de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.

Det skal fremgå af afgørelsen, hvilke sager, dokumenter og oplysninger, der er tilbageholdt (dvs. undtaget fra aktindsigt), ligesom det med henvisning til de relevante bestemmelser i offentlighedsloven skal begrundes, hvorfor den pågældende sag, det pågældende dokument eller de pågældende oplysninger er undtaget fra aktindsigt. Du skal være opmærksom på, at denne begrundelse skal være egnet til at "forklare" den afgørelse, som du er kommet frem til. Hvis der er indhentet en udtalelse fra den, hvis interesser kan være til hinder for, at der gives aktindsigt, skal en oplysning herom indgå i begrundelsen.

Husk, at du altid skal overveje at give meroffentlighed i de sager (dog ikke kalendersager), dokumenter eller oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 14.

Det skal fremgå af afgørelsen, at du har overvejet spørgsmålet om meroffentlighed, ligesom det skal fremgå, om du meddeler eller afslår at give meroffentlighed. Du vil som regel kunne bruge en standardbegrundelse, men du er forpligtet til på reel og saglig vis at overveje spørgsmålet om meroffentlighed.

Kan afgørelsen påklages til en anden forvaltningsmyndighed, følger det af forvaltningslovens § 25, at afgørelsen skal indeholde en klagevejledning med oplysning om klageinstans, fremgangsmåden ved indgivelse af klage og eventuelle tidsfrister, hvis afgørelsen er meddelt skriftligt og ansøgeren ikke har fået fuldt ud medhold.

Du skal her være opmærksom på offentlighedslovens § 37, stk. 1, hvor det fremgår, at afgørelser om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, som anmodningen om aktindsigt vedrører. Bestemmelsen i stk. 1 indebærer bl.a., at den underordnede myndigheds afgørelse af aktindsigtsspørgsmålet således ikke kan påklages til den overordnede myndighed, herunder til den øverste klageinstans, i de tilfælde, hvor den underordnede myndigheds afgørelse i den materielle sag ikke er undergivet klageadgang. Klagen skal - som led i en såkaldt remonstrationsordning - indledningsvis sendes til den myndighed, hvis afgørelse der klages over, jf. offentlighedslovens § 37, stk. 2. Du skal huske at beskrive denne fremgangsmåde som en del af klagevejledningen.

Vær i øvrigt opmærksom på, at der efter offentlighedslovens § 38 gælder en særlig vejledningspligt i forhold til kommunale og regionale aktindsigtsafgørelser. Bestemmelsen fastsætter, at en afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed.

Når aktindsigtsafgørelsen ikke kan påklages til en anden forvaltningsmyndighed, vil det som oftest være hensigtsmæssigt at skrive dette i afgørelsen.

Der gælder som udgangspunkt ikke noget krav om, at der skal gives vejledning om muligheden for at klage til Folketingets Ombudsmand eller rette henvendelse til en tilsynsmyndighed (bortset fra den kommunale og regionale tilsynsmyndighed, jf. ovenfor).

Du kan bruge denne skabelon, hvis du umiddelbart kan træffe afgørelse om udlevering af en del af det ansøgte materiale.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Du kan bruge denne skabelon, hvis du imødekommer anmodningen om aktindsigt fuldt ud.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.