Det følger af offentlighedslovens § 39, at der særskilt kan klages over en myndigheds sagsbehandlingstid i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt, en sammenstilling af oplysninger eller om indsigt i en databeskrivelse.

At en afgørelse kan påklages særskilt betyder, at den, der har anmodet om aktindsigt, ikke skal afvente myndighedens afgørelse om aktindsigt i den materielle sag. En klage over sagsbehandlingstiden kan dog tidligst indgives, når der er gået 14 arbejdsdage, siden anmodningen om aktindsigt blev modtaget hos den pågældende myndighed.

At der skal klages til den øverste klageinstans betyder, at det i praksis kan forekomme, at en eventuel mellemliggende myndighed springes over.

Klagen skal sendes direkte til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid der klages over. Denne myndighed skal videresende klagen samt en begrundelse for sagsbehandlingstiden til klageinstansen, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen. Bestemmelsens stk. 2 fastsætter således - i lighed med en klage over selve afgørelsen om aktindsigt - en remonstrationsordning.

Sagens dokumenter skal som udgangspunkt ikke sendes med klagen over sagsbehandlingstiden, da den underordnede myndighed fortsat skal træffe afgørelse i sagen om selve aktindsigtsanmodningen. Udgangspunktet fraviges dog, hvis der er tale om, at aktindsigtsanmodningen angår et begrænset antal dokumenter. I dette tilfælde skal den underordnede myndighed sende en kopi af dokumenterne sammen med begrundelsen for sagsbehandlingstiden.

Når klageinstansen har modtaget klagen fra den underordnede myndighed, har klageinstansen som udgangspunkt 20 arbejdsdage til at færdigbehandle klagen over sagsbehandlingstiden.

Dette udgangspunkt kan fraviges, hvis for eksempel sagens omfang eller kompleksitet gør det umuligt at nå at færdigbehandle klagen over sagsbehandlingstiden inden for de 20 arbejdsdage. Du skal huske at underrette klageren om grunden til, at færdigbehandlingen af klagen udsættes, samt om hvornår en afgørelse så kan forventes at foreligge. Når du skal vurdere, om en sags omfang eller kompleksitet kan medføre en sådan udsættelse, skal du inddrage de samme momenter, som gælder efter lovens § 36, stk. 2 og 3.

Hvis klageinstansen ikke mener, at den begrundelse, som den underordnede myndighed har givet i forbindelse med fremsendelsen af klagen over sagsbehandlingstiden, er fyldestgørende, kan klageinstansen selv træffe afgørelse om aktindsigt. Denne mulighed skal kun anvendes helt undtagelsesvist i de særlige situationer, hvor den underordnede myndighed gennem længere tid og uden saglig grund ikke færdigbehandler en aktindsigtsanmodning. I et sådant helt særligt tilfælde kan klageinstansen kræve, at den underordnede myndighed straks sender sagens dokumenter til klageinstansen.

Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk), som er behandlet i afsnittet om § 11, eller om aktindsigt i databeskrivelser, som er behandlet i afsnittet om § 12, inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages særskilt. Der gælder i den forbindelse de samme regler som beskrevet ovenfor om den underordnede myndigheds fremsendelse af klagen over sagsbehandlingstiden.

Derimod gælder reglen om, at der skal klages direkte til den øverste klageinstans ikke. En klage over sagsbehandlingstiden i en sag om sammenstilling af oplysninger eller om indsigt i databeskrivelser skal derfor påklages til den administrative myndighed, som står i et umiddelbart overordnelsesforhold til den underordnede myndighed.

I forvaltningsloven findes der ikke en tilsvarende bestemmelse om særskilt klage over sagsbehandlingstiden i forbindelse med en afgørelse om aktindsigt, når der er gået 14 dage fra modtagelsen.

Offentlighedslovens § 39 er begrundet i de hensyn, der ligger bag offentlighedsordningen – herunder navnlig hensynet til pressens formidling af informationer til offentligheden, – der tilsiger, at aktindsigtsanmodninger bliver behandlet hurtigt og ikke trækker unødigt ud.

Disse hensyn gør sig ikke i samme omfang gældende med hensyn til behandlingen af en parts anmodning om aktindsigt efter forvaltningsloven.

Du kan bruge denne skabelon, når du orienterer om videresendelse af en klage over sagsbehandlingstiden.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Du kan bruge denne skabelon, når du som sagsbehandler hos en overordnet myndighed skal underrette klager om modtagelse af klagen over sagsbehandlingstiden.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.