Hvis aktindsigtsanmodningen vedrører dokumenter, der indgår i en afgørelsessag, er det den myndighed, der har kompetencen til at træffe afgørelse om sagens realitet, der skal behandle aktindsigtsanmodningen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 1, 1. pkt. Reglen kan dog fraviges, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 4. Se f.eks. bekendtgørelse nr. 1564 af 13. december 2013 om afgørelse i sager om aktindsigt, sammenstilling af oplysninger og indsigt i databeskrivelser m.v. på Skatteministeriets område og bekendtgørelse nr. 317 af 30. marts 2014 om afgørelse i visse sager om aktindsigt på Uddannelses- og Forskningsministeriets område.

Det gælder også i forhold til de af sagens dokumenter hos afgørelsesmyndigheden, der kommer fra en anden myndighed. Det gælder uanset, at afgørelsesmyndigheden ikke skal træffe afgørelsen efter offentlighedsloven, men efter et andet regelsæt, der eventuelt indebærer en mere begrænset indsigt.

Det forhold, at en myndighed ikke føler sig kompetent til at træffe afgørelse med hensyn til spørgsmålet om aktindsigt i visse særlige dokumenter – f.eks. fordi dokumentet har et særligt fagligt indhold uden for myndighedens kompetenceområde – medfører ikke, at myndigheden kan bede den (fagkyndige) myndighed, der har udfærdiget dokumentet, om at træffe afgørelse om aktindsigtsspørgsmålet.

I afgørelsessager, der forelægges andre forvaltningsmyndigheder til udtalelse (høringssager), ligger aktindsigtskompetencen som udgangspunkt hos den myndighed, der har iværksat høringen (den hørende myndighed). I forhold til dokumenter i den hørte myndigheds sag, der ikke er indgået eller vil indgå i den hørende myndigheds sag, ligger aktindsigtskompetencen dog hos den hørte myndighed.

Hvis der bedes om aktindsigt i dokumenter, der ikke indgår i afgørelsessager, ligger kompetencen hos enhver af de myndigheder, der har dokumenterne i sin besiddelse. Dette kan f.eks. være tilfældet i sager om faktisk forvaltningsvirksomhed. Den myndighed, der modtager aktindsigtsanmodningen, skal således træffe afgørelse om aktindsigt.

Anmodninger om sammenstilling af oplysninger efter offentlighedslovens § 11 samt indsigt i databeskrivelser efter offentlighedslovens § 12 skal og kan afgøres af enhver af de myndigheder, der måtte være i besiddelse af de oplysninger, der ønskes sammenstillet, eller de databeskrivelser, som anmodningen vedrører. 

Hvis din forvaltningsmyndighed ikke er rette myndighed til at behandle aktindsigtsanmodningen, skal du straks sende en skriftlig aktindsigtsanmodning videre til den rette myndighed, jf. forvaltningslovens § 7, stk. 2. Ved personlige henvendelser skal du vejlede den pågældende om, ved hvilken myndighed personen i stedet skal søge om aktindsigt.

Når du sender aktindsigtsanmodningen til den kompetente myndighed, skal du samtidig orientere den, der har bedt om aktindsigt om dette. Se f.eks. brevskabelonen i pkt. 6 nedenfor.

I sager om aktindsigt efter forvaltningsloven skal afgørelsen af, om en anmodning skal imødekommes, træffes af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag, jf. forvaltningslovens § 16, stk. 1.

Ligesom efter offentlighedsloven kan reglen fraviges, jf. forvaltningslovens § 16, stk. 5. Der henvises til de ovenfor under pkt. 1 nævnte bekendtgørelser.

Du kan bruge denne skabelon, hvis anmodningen om aktindsigt er videresendt til en anden myndighed.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Praksis fra ombudsmanden er ganske sparsom, hvilket formentlig er udtryk for, at spørgsmålet om rette myndighed kun sjældent giver anledning til væsentlige problemer i praksis.