Det følger af offentlighedslovens § 13, stk. 1, at notatpligten alene gælder i forhold til sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed (afgørelsessager), hvilket står i modsætning til lovens øvrige bestemmelser om aktindsigt, der gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, og som således gælder for sager om det offentliges aftaleindgåelse og den del af forvaltningens virksomhed, der betegnes faktisk forvaltningsvirksomhed, såsom rådgivning og vejledning, patient- og anden klientbehandling, undervisning m.v.

Der kan dog i medfør af en ulovbestemt forvaltningsretlig grundsætning også være pligt til at gøre notat i andet end afgørelsessager. Det vil navnlig gøre sig gældende i administrative sager, der har en vis indgribende og væsentlig betydning for borgeren. Det kan dog også følge af god forvaltningsskik, at der bør tages notat af alle væsentlige ekspeditioner i andre sager, hvor det er naturligt og ønskeligt, at der stilles krav om, at der tages notat.

Notatpligten efter § 13 gælder – på trods af bestemmelsens ordlyd, hvorefter den gælder i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse – uanset om der i den konkrete sag træffes en afgørelse, eller om sagen henlægges, uden at der rent faktisk træffes en realitetsafgørelse.

Notatpligten gælder oplysninger vedrørende en sags faktiske grundlag. Der er tale om en sproglig justering af ordlyden af § 6, stk. 1, i offentlighedsloven fra 1985, som anvendte udtrykket ”oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændighed”.

Af forarbejderne til loven fremgår det, at det er mindre relevant primært at lade notatpligtens udstrækning være afhængig af, om oplysningerne efter deres indhold må karakteriseres som faktiske eller ej, idet der i højere grad synes at burde lægges vægt på, hvilke funktioner oplysningerne tjener som led i myndighedens sagsbehandling. Det afgørende er, om oplysningerne er af en sådan karakter, at de på væsentlig måde bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller på anden måde indgår som et væsentligt element blandt sagens faktiske omstændigheder, f.eks. hvis oplysningerne skaber klarhed med hensyn til sagens faktiske omstændigheder.

På denne baggrund omfatter notatpligten ”egentlige faktuelle” oplysninger, dvs. oplysninger om gjorte iagttagelser, resultatet af foretagne målinger og andre undersøgelser, fastslåede oplysninger om økonomiske forhold, f.eks. størrelsen af skattepligtig indkomst og lignende samt modtagelse af oplysninger vedrørende et bestemt hændelsesforløb.

Notatpligten gælder ikke oplysninger vedrørende en sags retlige omstændigheder, selv om oplysningerne isoleret set gengiver objektive kendsgerninger, f.eks. oplysninger om indholdet af gældende ret, relevante rets- eller administrative afgørelser osv.

Statistisk materiale og andre tilsvarende sammenstillinger af oplysninger, der ikke er af konkret karakter, vil i reglen falde uden for notatpligten, da de pågældende oplysninger ikke kan tillægges bevismæssig eller anden tilsvarende betydning.

Endvidere vil tilkendegivelser af vurderinger, standpunkter eller argumenter med hensyn til en sags afgørelse ikke være omfattet af notatpligten. Dette skyldes, at sådanne tilkendegivelser (erklæringer) ikke indgår i det bevismæssige grundlag for sagens afgørelse, men angår selve afgørelsen. Således vil bl.a. myndighedens egne (interne) faglige vurderinger ikke være omfattet af notatpligten, eksempelvis faglige vurderinger, som fremsættes under et internt møde, hvor en sag drøftes.

Heller ikke oplysninger af rent vurderende karakter, der indhentes fra udenforstående – og som ofte træder i stedet for eller supplerer skriftlige udtalelser – vil være omfattet af notatpligten.

Efter bestemmelsens ordlyd gælder notatpligten tillige eksterne faglige vurderinger. Det omfatter oplysninger, der indeholder en mere subjektivt præget stillingtagen til et forhold, hvis oplysningerne bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag, eller hvis oplysningerne har til formål at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske omstændigheder.

Notatpligtens hovedgenstand er modtagne oplysninger af faktisk karakter eller eksterne faglige vurderinger, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 1. Efter stk. 2 gælder dog tillige notatpligt for myndighedens egne ”væsentlige sagsekspeditionsskridt”.

Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et sagsekspeditionsskridt i en afgørelsessag skal betragtes som væsentligt, og det må således bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Som eksempler på sagsekspeditionsskridt, der i almindelighed må betragtes som væsentlige, og derfor skal noteres, kan dog nævnes det tilfælde, hvor en myndighed meddeler en afgørelse mundtligt, eller det tilfælde, hvor en myndighed mundtligt meddeler en aktindsigtssøgende, at afgørelsen først kan forventes truffet efter udløbet af sagsbehandlingsfristen på syv arbejdsdage. Fra praksis kan f.eks. henvises til FOB 2004.452, FOB 2012-3 og FOB 2012-13.

Vurderingen af et sagsekspeditionsskridts væsentlighed skal foretages på det tidspunkt, hvor det pågældende skridt tages.

Notatpligten gælder ikke, uanset oplysningernes karakter, hvis de pågældende oplysninger i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

Notatpligten efter offentlighedsloven gælder heller ikke i forbindelse med behandlingen af sager inden for strafferetsplejen, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 3. I disse sager er spørgsmålet reguleret af retsplejeloven, som i § 751, stk. 1, fastslår, at det væsentlige indhold af de forklaringer, den afhørte afgiver, skal tilføres politirapporten, og at særlig vigtige dele af forklaringer gengives så vidt muligt med den afhørtes egne ord.

Der kan dog muligvis gælde en pligt til at foretage notat efter uskrevne regler i sager inden for strafferetsplejen, da der typisk er tale om sager med indgribende betydning for den enkelte, og bevismæssige vurderinger ofte vil være af afgørende betydning for sagernes udfald.

Forvaltningen indeholder ikke regler om notatpligt, men offentlighedslovens § 13 gælder netop også i afgørelsessager. Forvaltningsmyndighederne skal derfor – især i afgørelsessager – iagttage notatpligt.

Reglerne om notatpligt findes i offentlighedsloven, fordi de har en tæt sammenhæng med reglerne om aktindsigt. Det fulde grundlag for aktindsigt forudsætter nemlig, at myndighederne gør notat om sagens væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af de øvrige dokumenter.

Ombudsmanden har i enkelte sager også taget stilling til notatpligten.