Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Meroffentlighed

Du skal altid overveje den såkaldte meroffentlighed efter offentlighedslovens § 14, når du overvejer at give afslag på aktindsigt. I den forbindelse skal du stille dig følgende tre spørgsmål for at anvende bestemmelsen korrekt:

  1. Har du husket at overveje meroffentlighed, jf. pkt. 1 nedenfor?
  2. Er der grundlag for meroffentlighed, jf. pkt. 2 nedenfor?
  3. Er meroffentlighed udelukket, jf. pkt. 3 nedenfor?

Du skal være opmærksom på, at der er pligt til at overveje meraktindsigt. Du skal også være opmærksom på, at du ikke kommer til at udlevere noget, der er underlagt tavshedspligt, når du giver meraktindsigt. Man må gerne give afslag på meraktindsigt med en standardlignende begrundelse, så længe man foretager en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Husk dog, at det ikke er tilstrækkeligt at give afslag på meraktindsigt med henvisning til ”de hensyn, som ligger bag de anvendte undtagelsesbestemmelser” el.lign. Du skal efter forvaltningslovens § 24 angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for afvejningen. Det kan f.eks. være hensynet til at beskytte den interne og politiske beslutningsproces.

Offentlighedslovens § 14 har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 14

Det skal i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt overvejes, Overvejes Der er efter bestemmelsen pligt til af egen drift at overveje – men ikke at give– meraktindsigt. om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end hvad der følger af §§ 23-35. Der kan gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, databeskyttelsesloven og lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger.

Stk. 2. Stk. 1 gælder også i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt i dokumenter og oplysninger, som indgår i sager, der er undtaget fra aktindsigt efter §§ 19-21.

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Har du overvejet meroffentlighed?

Efter offentlighedslovens § 14 har du en pligt til af egen drift i alle aktindsigtssager (bortset fra kalendersager) at overveje, om der kan gives aktindsigt efter reglen om meroffentlighed, selv om den pågældende sag eller de pågældende dokumenter eller oplysninger formelt kan undtages fra aktindsigt. Det er vigtigt at være opmærksom på, at du alene er forpligtet til af egen drift at overveje, om der kan gives aktindsigt efter reglen om meroffentlighed, men du er ikke forpligtet til rent faktisk at give aktindsigt.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Er der grundlag for meroffentlighed?

Ved vurderingen af, om der skal gives meraktindsigt efter lovens § 14, stk. 1, skal du ved et konkret skøn foretage en afvejning mellem de relevante modstående interesser. Der skal således på den ene side tages hensyn til styrken, svagheden eller fraværet af den aktindsigtssøgendes interesse i at få indsigt i den pågældende sag eller de pågældende dokumenter og oplysninger, og på den anden side styrken af den beskyttelsesinteresse, der ligger bag den pågældende undtagelsesbestemmelse, og andre lovlige hensyn.

I de tilfælde, hvor et massemedie eller en forsker tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut beder om aktindsigt, vil det i almindelighed kunne lægges til grund, at der foreligger en berettiget interesse i at kunne få indsigt i dokumenterne eller oplysningerne. Hvor der foreligger et reelt og sagligt behov for at undtage de pågældende dokumenter m.v., vil vurderingen af spørgsmålet om meraktindsigt formentlig meget ofte føre til, at der ikke er grundlag for at give indsigt efter meroffentlighedsprincippet. Er der omvendt ikke noget reelt og sagligt behov for at undtage dokumenterne m.v., bør der gives meraktindsigt.

Fra praksis kan nævnes ombudsmandens udtalelse om ekstrahering af interne dokumenter.

Det tidsmæssige aspekt har normalt betydning for meroffentlighedsvurderingen. Er dokumenterne m.v. f.eks. mange år gamle, må myndigheden overveje, om der fortsat er grundlag for at undtage dokumentet m.v. Er dokumenterne m.v. efterfølgende blevet offentliggjort, bør dette også indgå i afvejningen.

Fra praksis kan henvises til ombudsmandens udtalelse om yderligere undersøgelser efter officialprincippet og ekstraheringspligt af faktiske oplysninger.

Du skal være opmærksom på, at reglen om meroffentlighed i praksis har begrænset betydning i forhold til oplysninger omfattet af lovens §§ 30-33. Meroffentlighed har størst praktisk betydning i forhold til dokumenter, der kan undtages fra aktindsigt.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Er meroffentlighed udelukket?

Selv om der skulle være grundlag for meroffentlighed, fordi der ikke er et reelt og sagligt behov for at undtage den pågældende sag eller de pågældende dokumenter eller oplysninger fra aktindsigt, kan muligheden for meroffentlighed være udelukket.

For det første kan der ikke gives meroffentlighed, hvis dette vil være i strid med regler om tavshedspligt, jf. offentlighedslovens § 14, stk. 1, 2. pkt. Dette indebærer, at du som udgangspunkt ikke som led i reglen om meroffentlighed kan videregive oplysninger omfattet af tavshedspligten i straffelovens § 152 og forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 1-7, samt oplysninger omfattet af særlige tavshedspligtsbestemmelser, der måtte være fastsat på det enkelte lovområde. Du kan læse mere om tavshedspligt her.

Du vil dog – uanset at en oplysning er omfattet af en særlig tavshedspligtbestemmelse – kunne give meroffentlighed, hvis den pågældende tavshedspligtbestemmelse varetager hensynet til en offentlig interesse, som myndigheden selv kan råde over. Dette kan f.eks. tænkes at være tilfældet, hvis en særlig tavshedspligtbestemmelse varetager hensynet til den (særlige) interne beslutningsproces i en forvaltningsmyndighed. Du vil ligeledes kunne give meroffentlighed i tavshedsbelagte oplysninger, hvis de pågældende oplysninger er tilstrækkeligt effektivt anonymiserede, dvs. at du har sikret dig, at den pågældende person ikke vil kunne genkendes, jf. herom Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009, side 703 ff.

For det andet kan der ikke gives meroffentlighed, hvis dette vil være i strid med regler i databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger, jf. offentlighedslovens § 14, stk. 1, 2. pkt. Dette indebærer, at du som udgangspunkt ikke som led i reglen om meroffentlighed kan videregive fortrolige oplysninger omfattet af databeskyttelsesreglerne.

Du vil dog kunne give meroffentlighed i sådanne oplysninger, hvis de er tilstrækkeligt effektivt anonymiserede, eller hvis der er givet udtrykkeligt samtykke.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Ulovbestemt meroffentlighed

Bestemmelsen i offentlighedslovens § 14 omhandler udelukkende spørgsmålet om, hvorvidt en myndighed kan give meraktindsigt i sager, dokumenter og oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt efter lovens §§ 19-35. Bestemmelsen er ikke til hinder for, at forvaltningsmyndighederne efter eget skøn f.eks. kan gennemføre aktindsigten på anden måde eller i anden form, end loven forpligter til. Forskellen mellem meraktindsigt efter offentlighedslovens § 14 og ulovbestemt meroffentlighed vedrører, hvorvidt myndigheden af egen drift skal overveje meroffentlighed. Er der tale om ulovbestemt meroffentlighed, er myndigheden kun forpligtet til at foretage en sådan vurdering, hvis den aktindsigtssøgende beder om det. En myndighed er dog ikke – med forbehold for reglerne om tavshedspligt m.v. – afskåret fra at overveje meroffentlighed uden for § 14’s anvendelsesområde, selvom den aktindsigtssøgende ikke har bedt om det.

Ulovbestemt meroffentlighed kan komme på tale, hvis den indsigtssøgendes anmodning om, at myndigheden skal foretage et dataudtræk efter § 11, ikke kan ske ved få og enkle kommandoer. Et andet eksempel kan være at overveje at give løbende aktindsigt over for en person, som uden at være part i sagen, har en anerkendelsesværdig interesse i en afgørelsessag. En myndighed bør desuden – efter et princip svarende til lovens § 14 – efter anmodning fra den aktindsigtssøgende anonymisere oplysninger omfattet af lovens §§ 30-33, i det omfang anonymiseringen kan ske uden nævneværdig brug af myndighedens ressourcer. Det er en betingelse, at en eventuel anonymisering er tilstrækkelig effektiv. Myndigheden kan også overveje meroffentlighed på ulovbestemt grundlag, når der er tale om en anmodning, som ellers kan afslås efter § 9, stk. 1, nr. 1, da behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Meroffentlighed i dokumenter og oplysninger (§ 14, stk. 1, 1 pkt.)

Hvis du efter en konkret vurdering finder, at der ikke er en reel og saglig begrundelse for at undtage et internt arbejdsdokument, jf. offentlighedslovens §§ 23-25, fra aktindsigt – f.eks. fordi dokumentet ikke indeholder overvejelser af mere foreløbig karakter eller i øvrigt ikke tjener som grundlag for myndighedens interne beslutningsproces – bør du i almindelighed give aktindsigt i dokumentet efter reglen om meroffentlighed.

Fra praksis kan henvises til ombudsmandens udtalelse om meroffentlighed i dokumenter omfattet efter ministerbetjeningsreglen i offentlighedslovens § 24.

Hvis du har undtaget oplysninger fra retten til aktindsigt efter undtagelsesbestemmelserne i offentlighedslovens §§ 30-33, vil dette i almindelighed indebære, at der ikke kan gives aktindsigt efter reglen om meroffentlighed, da sådanne oplysninger normalt også vil være underlagt tavshedspligt efter forvaltningslovens § 27.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

6. Meroffentlighed i sager (§ 14, stk. 2)

Du skal være opmærksom på, at når du skal vurdere, om der skal gives meraktindsigt i en sag, der umiddelbart er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens §§ 19-21, er du ikke forpligtet til at gennemgå samtlige sagens dokumenter og oplysninger. I stedet skal du foretage en mere samlet og overordnet vurdering af, om der bør gives aktindsigt i sagens dokumenter og oplysninger. Det indebærer, at du skal foretage en mere generel vurdering af, om de hensyn, der begrunder undtagelsen af den pågældende sagstype fra retten til aktindsigt, kan antages at gælde på det tidspunkt, hvor anmodningen om aktindsigt modtages.

Du skal være opmærksom på, at reglen om meroffentlighed efter lovens § 14, stk. 2, ikke gælder for kalendersager, jf. lovens § 22, og at det formentlig alene vil have en praktisk betydning i forhold til sager omfattet af offentlighedslovens § 20 (lovgivningssager) samt straffesager, der vedrører juridiske personer.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

7. Forvaltningslovens regler om meroffentlighed

Det følger af forvaltningslovens § 10, stk. 1, at det i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt skal overvejes, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end hvad der følger af §§ 12-15 b. Der kan gives aktindsigt i et videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger.

Efter § 10, stk. 2, gælder stk. 1 også i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt i dokumenter og oplysninger, som indgår i sager, der er undtaget fra aktindsigt efter § 11.

Forvaltningslovens § 10 svarer til offentlighedslovens § 14.

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

8. Brevskabelon til meroffentlighed

Du kan bruge denne skabelon, når du i forbindelse med en afgørelse om aktindsigt skal overveje meroffentlighed.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

9. Ombudsmandens udtalelser

Se alle relevante udtalelser om dette emne. 

Ombudsmandens udtalelser
Ombudsmandens udtalelser
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld