Aktindsigtshåndbogen

Baggrund

I begge sager havde en journalist anmodet et ministerium om aktindsigt i et bestemt emne (henholdsvis den såkaldte hadprædikantliste og regeringens overvejelser om en grænsemur mellem Danmark og Tyskland).

I begge tilfælde havde ministerierne fortolket anmodningerne snævert. Den afgrænsning, som ministe-rierne havde foretaget, var endvidere ikke beskrevet nærmere i afgørelserne om aktindsigt. Derudover havde hverken Udlændinge- og Integrationsministeriet eller Finansministeriet haft nogen korrespon-dance eller dialog med de pågældende journalister om forståelsen eller afgrænsningen af deres anmod-ninger om aktindsigt.

Det retlige grundlag

Vejledningspligten, der følger af forvaltningslovens § 7, af almindelige retsgrundsætninger og af god forvaltningsskik, indebærer, at forvaltningsmyndigheder skal udvise en særlig imødekommenhed over for begæringer om aktindsigt, der indgives af pressen. Der vil derfor være en pligt til at vejlede og assistere den aktindsigtssøgende. Eksempelvis udtalte ombudsmanden i FOB 2019-19, at det ville have været naturligt, at det pågælden-de ministerium havde vejledt en journalist om, at ministeriet var i besiddelse af nærmere angivne do-kumenter, med henblik på at afklare om journalisten ønskede aktindsigt deri.

Forvaltningsmyndigheder kan have et legitimt behov for at afgrænse en anmodning om aktindsigt, jf. bl.a. offentlighedslovens § 9, stk. 2, men det følger af et generelt forvaltningsretligt princip, at en myn-digheds udtalelser om bl.a. afgrænsningen af en aktindsigtsanmodning og begrundelsen for en afgørelse om aktindsigt skal fremgå med tilstrækkelig klarhed.

Ombudsmandens udtalelser

Ombudsmanden fandt efter en gennemgang af sagerne, at ministeriernes beskrivelse af det, som de havde forholdt sig til, ikke var retvisende. Beskrivelserne gav således et indtryk af, at vurderingen af aktindsigt omfattede samtlige dokumenter. Derudover fandt ombudsmanden, at ministerierne burde have anlagt en bredere forståelse af aktindsigtsanmodningerne, og at de senest i forbindelse med afgø-relsen burde have kontaktet journalisten, med henblik på at få afklaret om de havde forstået rækkevidden af anmodningen korrekt.

I modsat fald burde ministerierne i afgørelsen have beskrevet deres afgrænsning på en sådan måde, at de pågældende journalister på et oplyst grundlag havde mulighed for at vurdere, om der var anledning til at vende tilbage med en ny, supplerende aktindsigtsanmodning.

Ombudsmanden henstillede i begge sager ministerierne til at genoptage sagerne, herunder eventuelt i dialog med de pågældende journalister for at afklare forståelsen af deres aktindsigtsanmodning.

Hvad viser udtalelserne?

Udtalelserne viser, at hvis forståelse af en anmodning om aktindsigt giver anledning til tvivl, skal myn-digheden enten 1) anlægge en bred forståelse af anmodningen, 2) indgå i dialog med den aktindsigtssø-gende om den rette forståelse eller 3) i afgørelsen klart beskrive, hvordan myndigheden har forstået anmodningen.

Se ombudsmandens udtalelse om Udlændinge- og Integrationsministeriets sag og om Finansministeriets sag.