Offentlighedslovens klare udgangspunkt er, at navne på medarbejdere skal udleveres. Hvis der på en sag optræder navne på medarbejdere, som har redigeret et dokument, f.eks. nederst i en afgørelse eller i et separat dokument, skal disse navne som udgangspunkt udleveres. Ombudsmanden har f.eks. i FOB 2014-18 udtalt, at en journalist havde ret til aktindsigt i navne og initialer på de (underordnede) medarbejdere, som havde deltaget i sagsbehandlingen af den såkaldte Zornig-sag.

I klare tilfælde af chikane mod medarbejdere, kan aktindsigt dog afslås efter offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2. Desuden vil navne på medarbejdere i helt særlige tilfælde kunne undtages, f.eks. hvor der er en berettiget frygt for medarbejdernes sikkerhed, jf. offentlighedslovens § 33, nr. 5.

Endelig omfatter retten til aktindsigt alene dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling, jf. offentlighedslovens § 7, stk. 1. Myndigheden er således ikke forpligtet til at udarbejde eller på anden måde tilvejebringe nye dokumenter, der ikke allerede foreligger på sagen. Det kan derfor ikke udelukkes, at navnene på de medarbejdere, der (i et mindre omfang) har redigeret i et dokument, kan undtages fra aktindsigt, hvis navnene alene kan fremsøges i de bagvedliggende IT-systemer, idet den aktindsigtssøgende ikke har krav på, at myndigheden udarbejder en systemteknisk oversigt med navnene. Myndigheden kan dog næppe – under henvisning til det foranstående – undtage navnene på de medarbejdere, som er ansvarlige eller medansvarlige for behandlingen af en sag, jf. hertil ombudsmandens udtalelse i FOB 2014-18.

Ovenstående svar er vejledende, og det kan ikke erstatte konkret sagsbehandling. I forbindelse med behandling af sagen kan der være forhold, der taler for, at sagen behandles anderledes end angivet.