Journaliseringspligt

Journaliseringspligt (§ 15)

Du skal journalisere et dokument, hvis dokumentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, og dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, jf. pkt. 1-4 nedenfor.

Dokumenter er ikke undtaget fra aktindsigt, hvis de ikke er journaliseret. Du skal derfor stadig vurdere, om der kan gives aktindsigt i dokumenter, der ikke er journaliseret på sagen, men som er indgået i behandlingen af den. Disse dokumenter skal dog være journaliseret senest på det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse i forhold til aktindsigtsanmodningen.

Journaliseringspligten følger af offentlighedslovens § 15, der har følgende ordlyd:

§15

Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form.

Stk. 2. Et dokument omfattet af stk. 1, som forvaltningsmyndigheden har modtaget eller afsendt, skal journaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.

Stk. 3. Journalsystemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres:

1) Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse.

2) Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold.

Stk. 4. Pligten til at journalisere efter stk. 1-3 gælder for statslige forvaltningsmyndigheder omfattet af § 2 og kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning.

Stk. 5. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om helt eller delvis at undtage forvaltningsmyndigheder m.v., der er omfattet af stk. 4, fra pligten til at journalisere.

Stk. 6. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at pligten til at journalisere efter stk. 1 og 2 også skal gælde for kommunale og regionale enheder samt selskaber m.v., der ikke er omfattet af stk. 4.

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hvem har pligt til journalisering?

2. Hvad er der pligt til at journalisere?

3. Hvornår skal journalisering ske?

4. Hvordan skal journalisering ske?

5. Forvaltningslovens regler om journalisering

6. Ombudsmandens udtalelser