Retten til aktindsigt omfatter som hovedregel dataudtræk fra myndighedens databaser, dvs. at myndigheden har pligt til at udlevere en sammenstilling af oplysninger fra myndighedens databaser, se ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i lønsystem (om databasebegrebet) og lønsystem (ressourceforbrug). Bestemmelsen indebærer dermed en særlig undtagelse fra offentlighedslovens klare udgangspunkt om, at en myndighed ikke i anledning af en aktindsigtsanmodning har pligt til at udarbejde nye dokumenter. Dog ikke alle oplysninger i myndighedernes databaser, som omfattes af sammenstillingsretten i § 11, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i sikkerhedslog. 

Der skal være tale om allerede foreliggende oplysninger i myndighedens databaser. Det kan således ikke kræves, at en myndighed tilvejebringer (nye) oplysninger for efterfølgende at sammenstille oplysningerne.

Hvis oplysningerne i dataudtrækket er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i offentlighedslovens §§ 19-35, er det endvidere en betingelse, at hensynene bag disse undtagelsesbestemmelser kan tilgodeses gennem anonymisering eller lignende (er det ikke tilfældet, kan et dataudtræk ikke udleveres). Det gælder f.eks., hvis oplysningerne i dataudtrækket er omfattet af offentlighedslovens § 30, nr. 1, om enkeltpersoners private forhold. Det er i den forbindelse en betingelse, at sammenstillingen og anonymiseringen m.v. for en samlet betragtning kan foretages ved få og enkle kommandoer, jf. herom pkt. 2.

Udtrykket ”myndighedens databaser” dækker – foruden de databaser, som myndigheden selv har oprettet og fører – også forvaltningens databaser, hvor driften er udliciteret til en privat virksomhed.

I lovbemærkningerne til offentlighedslovens § 11 anføres nogle tilfælde, hvor den aktindsigtssøgende ikke har ret til dataudtræk:

1. Forvaltningsmyndigheden skal selv foretage en nærmere vurdering af, hvilke oplysninger der skal sammenstilles.
2. Dataudtrækket kræver indhentelse af ekspertise, som forvaltningsmyndigheden ikke i forvejen selv råder over.
3. Dataudtrækket kræver indkøb af eller udvikling af software.
4. Forvaltningsmyndigheden skal indhente eller fremskaffe oplysninger, der ikke allerede ligger i myndighedens database.
5. Det må antages, at dataudtrækket vil blive anvendt i et retsstridigt øjemed (jf. FT 2012-13, lovforslag nr. 144, de specielle bemærkninger til § 11).

Dataudtrækket skal desuden kunne ske ved få og enkle kommandoer. Det skyldes, at et dataudtræk ikke skal være en for stor ressourcemæssig belastning for myndigheden. Ved vurderingen af, om sammenstillingen og en eventuel anonymisering m.v. er for ressourcekrævende, skal der lægges vægt på, hvor lang tid sammenstillingen (og en eventuel anonymisering m.v.) vil tage, herunder hvor kompliceret den er. Myndigheden vil som klart udgangspunkt kunne give afslag på dataudtræk, hvis et udtræk (og en eventuel anonymisering mv.) ikke kan foretages i løbet af kort tid. Se f.eks. ombudsmandens udtalelser om aktindsigt i CVR-registret, finansielle nøgleoplysninger, lønsystemer og indkøbsdatabaser.

Ved beregningen af timeforbruget indgår al tid, som er forbundet med at producere dataudtrækket. I opgørelsen kan også medregnes den tid, der går med at gennemføre de sagsbehandlingsskridt, som er nødvendige for at fastslå, om et dataudtræk indeholder oplysninger, der er omfattet af offentlighedslovens §§ 19-35 (jf. ombudsmandens udtalelse om lønsystemer). Eksempelvis indgår også medgået tid til anonymisering med henblik på at tilgodese hensynene bag offentlighedslovens §§ 19-35. Endvidere indgår tid forbundet med nødvendig høring af en virksomhed eller høring af en anden myndighed (f.eks. med henblik på at få denne myndigheds vurdering af, om dataudtrækket indeholder fortrolige oplysninger).

Retten til dataudtræk gælder ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i en form, der gør det muligt for den aktindsigtssøgende selv at foretage en sammenstilling af de offentliggjorte oplysninger. I sådanne tilfælde må den pågældende selv gennemføre en eventuel (elektronisk) sammenstilling af oplysningerne og kan således ikke forlange, at myndigheden foretager sammenstillingen.

Efter bestemmelsens stk. 2, omfatter retten til dataudtræk ikke oplysninger omfattet af § 10, stk. 1-4, i databeskyttelsesloven.

Forvaltningsloven anvender på samme måde som offentlighedsloven et teknologineutralt dokumentbegreb. Partsaktindsigten omfatter derfor også dokumenter, som udelukkende indeholdes i myndighedens databaser. Forvaltningsloven giver dog ikke ret til aktindsigt i myndighedens databaser som sådan (med undtagelse af aktlisten). Det følger således af forvaltningslovens § 9, stk. 2, at en parts ret til aktindsigt – med de i §§ 12-15 b nævnte undtagelser – omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Forvaltningsloven indeholder heller ikke regler om dataudtræk og indsigt i databasebeskrivelse, men en part i en afgørelsessag kan på samme måde som alle andre bede om indsigt heri efter offentlighedslovens §§ 11 og 12.

Du kan anvende denne skabelon, hvis der er bedt om dataudtræk fra en database, men hvor udtrækket ikke kan foretages ved få og enkle kommandoer.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Spørgsmålet om dataudtræk har også været behandlet hos ombudsmanden.