Aktindsigt trin for trin

Udlevering af materiale

Når du som dataansvarlig modtager en anmodning om indsigt, skal du træffe en afgørelse overfor den registrerede. Afgørelsen kan enten gå ud på, at anmodningen imødekommes fuldt ud, eller at den helt eller delvist afslås.

Ved besvarelse af indsigtsanmodningen skal den dataansvarlige udlevere en række oplysninger og materiale til den registrerede. Indsigtsanmodningen kan ikke besvares ved, at den dataansvarlige på en hjemmeside eller lignede informerer i overensstemmelse med oplysningspligten, idet den registrerede dermed ikke gives oplysningerne. Du skal som dataansvarlig tage aktive skidt til at give oplysningerne.

Hvis du behandler personoplysninger om en person, der anmoder om indsigt, skal du give vedkommende indsigt i indholdet af de personoplysninger, som du behandler om vedkommende. I den forbindelse kan du vælge at give indsigt ved at udlevere kopier af originale dokumenter, sagsmapper, tv-overvågning mv. eller ved at kopiere oplysningerne om den registrerede over i et nyt dokument eller lignende. Det vigtigste er, at den registrerede modtager en egentlig kopi af selve oplysningerne. Dette er med til at sikre, at den registrerede nemmest kan forvisse sig om, hvorvidt de konkrete oplysninger om vedkommende er korrekte og lovlige. Du kan også give den registrerede indsigt i vedkommendes oplysninger ved, at du elektronisk giver vedkommende adgang til at tilgå personoplysningerne fra vedkommendes egen PC eller lignende, jf. Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, juli 2018, side 26 f.

Det er kun oplysningerne om den registrerede selv, som skal udleveres ved besvarelse af indsigtsanmodningen. Hvis materialet indeholder oplysninger om andre personer, skal du sløre eller på anden vis fjerne disse. Det gælder, uanset om der udleveres kopier af originale dokumenter mv., eller om du kopierer oplysninger over i et nyt dokument eller lignende.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Art. 12

Stk. 1. Den dataansvarlige træffer passende foranstaltninger til at give enhver oplysning som omhandlet i artikel 13 og 14 og enhver meddelelse i henhold til artikel 15-22 og 34 om behandling til den registrerede i en kortfattet, gennemsigtig, letforståelig og lettilgængelig form og i et klart og enkelt sprog, navnlig når oplysninger specifikt er rettet mod et barn. Oplysningerne gives skriftligt eller med andre midler, herunder, hvis det er hensigtsmæssigt, elektronisk. Når den registrerede anmoder om det, kan oplysningerne gives mundtligt, forudsat at den registreredes identitet godtgøres med andre midler.

[...]

Ombudsmandens udtalelser

UDDYBENDE BEMÆRKNINGER, PRAKSIS MV.

1. Oplysningerne gives skriftlig, gerne elektronisk

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 1, skal oplysningerne gives skriftligt eller med andre midler, herunder, hvis det er hensigtsmæssigt, elektronisk. Oplysningerne bør gøres tilgængelige i elektronisk form, når det, af hensyn til den anvendte teknologis kompleksitet, vil være vanskeligt for den registrerede at sætte sig ind i, hvem og til hvilke formål der indsamles personoplysninger om vedkommende.

Hvis indsigtsanmodningen er indgivet elektronisk, skal oplysningerne så vidt muligt også meddeles elektronisk, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 3. Det vil kunne undlades at give oplysningerne elektronisk, hvis det ikke findes hensigtsmæssigt i den pågældende situation, uanset om indsigtsanmodningen er sket elektronisk. Bemærk, at det ved lov kan være bestemt, at det offentlige er berettiget til at kommunikere elektronisk med borgerne.

Oplysningerne kan også gives mundtligt, hvis den registrerede anmoder herom, og vedkommendes identitet kan godtgøres med andre midler.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Retten til at modtage en kopi

Ved besvarelse af indsigtsanmodningen skal den dataansvarlige – såfremt anmodningen imødekommes – give den registrerede en gratis kopi af de oplysninger, der behandles om vedkommende. Det kan f.eks. være oplysninger fra en personalesag eller billeder fra videoovervågning. Det dataansvarlige må kun udlevere oplysninger om den person, som har sendt indsigtsanmodningen. Hvis der er oplysninger om andre personer, skal du huske at fjerne eller sløre disse, inden oplysningerne gives.

I Datatilsynets afgørelse af 26. januar 2022, j.nr. 2021-31-5346, udtalte tilsynet kritik af, at Jagtbar Randers ikke havde udleveret en kopi af oplysningerne i en sag, hvor en person havde anmodet om indsigt i oplysninger, som virksomheden behandlede om vedkommende som led i opretholdelsen af en karantæne. Under sagens behandling kom det frem, at Jagtbar Randers havde opbevaret en skærmprint af klagers Facebook profil med henblik på at kunne identificere vedkommende. Efter klagers anmodning havde Jagtbar Randers slettet skærmprintet uden først at udlevere en kopi af dette. Datatilsynet fandt på baggrund heraf, at Jagtbar Randers ikke havde besvaret klagers indsigtsanmodning i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, fordi Jagtbar Randers ikke havde udleveret en kopi af det pågældende skærmprint.

Afgørelsen viser, at det ikke er nok at informere en registreret om, hvilke personoplysninger den dataansvarlige opbevarer om vedkommende. Indsigtsretten indebærer også, at den registrerede har krav på at modtage en kopi af oplysningerne.

I Datatilsynets afgørelse af 27 oktober 2021, j.nr. 2020-31-3887, lagde tilsynet vægt på, at Group Buy, ved at have slettet oplysninger, som umiddelbart var omfattet af klagerens ret til indsigt, uden forinden at have behandlet indsigtsanmodningen, ikke i tilstrækkelig grad havde givet den registrerede mulighed for at udøve sin ret til indsigt. Datatilsynet har i en pressemeddelelse af den 15. maj 2020 oplyst, at tilsynet har politianmeldt og indstillet JobTeam til bøde som følge af, at virksomheden har slettet personoplysninger omfattet af en registrerets indsigtsanmodning i perioden efter fremsættelsen af anmodningen og inden virksomhedens besvarelse.

Det er ikke tilladt at lave en opdelt proces for indsigtsanmodninger, hvorefter den registrerede kun modtager en del af de behandlede personoplysninger, og efterfølgende selv skal bede om yderligere oplysninger. I Datatilsynets afgørelse af 28. juli 2022, j.nr. 2021-41-0121, udtalte tilsynet alvorlig kritik af Danske Banks opdelte procedure for håndtering af indsigtsanmodninger, hvorefter den registrerede gives indsigt i en rapport, som ikke indeholdte alle oplysninger og medfølgende information om, at yderligere personoplysninger kunne udleveres efter anmodning. Den registrerede har krav på at modtage en kopi af alle oplysninger, første gang der anmodes om indsigt. Afgørelsen viser dog også, at det er tilladt at henvise den registrerede til selv at tilgå oplysningerne, eksempelvis gennem sin Netbank, forudsat det er enkelt og ligetil for den registrerede at finde selv.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Kontekstoplysninger

Du skal ved besvarelse af en indsigtsanmodning give den registrerede en række oplysninger om, hvad du gør med personoplysninger, og hvorfor du behandler dem. Disse kan gives i et følgebrev eller lignende. Du skal give informationer om følgende:  

  • Formålene med behandlingen
  • De berørte kategorier af personoplysninger
  • Modtagere af oplysningerne, såfremt de videregives
  • Tidsrummet for opbevaring af personoplysningerne
  • Den registreredes ret til berigtigelse, sletning, indsigelse og begrænsning af behandling
  • Retten til at klage
  • Hvorfra oplysningerne stammer fra, hvis de ikke er fra personen selv
  • Om der benyttes automatiske afgørelser, herunder profilering
  • Overførsel til usikre tredjelande eller internationale organisationer

Den registrerede har både krav på at få oplysninger om kategorier af modtagere af personoplysninger samt de konkrete modtagere af oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 1, litra c.

Det fremgår af præambelbetragtning nr. 63, at den registrerede bør have ret til indsigt i personoplysninger, der er indsamlet om vedkommende, og til let og med rimelige mellemrum at udøve denne ret med henblik på at forvisse sig om og kontrollere en behandlings lovlighed.

Du kan læse mere om kontekstoplysninger i vores trin for trin guide ”omfanget af indsigten – ret til indsigt i behandlingen af og kontekstoplysninger”.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Brevskabelon

Du kan bruge denne skabelon, hvis du fuldt ud imødekommer den registreredes indsigtsanmodning.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en indsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Ved [e-mail/brev] af [dato] har du anmodet om indsigt i de oplysninger, der behandles om dig hos [den dataansvarlige].

[Den dataansvarlige] forstår din henvendelse som en anmodning om indsigt efter databeskyttelsesforordningens artikel 15.

[Den dataansvarlige] kan fuldt ud imødekomme din anmodning om indsigt i oplysninger registreret om dig hos [den dataansvarlige]. Oplysningerne er vedlagt.

Oplysninger om din behandling

Nedenfor kan du læse mere om [den dataansvarlige]s behandling af dine personoplysninger. 

     1. Formålene med behandling

[Den dataansvarlige] behandler dine personoplysninger til følgende formål:

  • [...]

    2. De berørte kategorier af personoplysninger

[Den dataansvarlige] behandler personoplysninger, der henviser til dig som registreret, i form af [almindelige/fortrolige] personoplysninger, herunder bl.a. [navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer og e-mailadresse].

    3. Hvordan og hvilke personoplysninger behandler vi?

”Behandling” af personoplysninger dækker over enhver aktivitet, som personoplysningerne gøres til genstand for. Det dækker eksempelvis over indsamling, registrering, systematisering, organisering, opbevaring, tilpasning, ændring, søgning, brug eller videregivelse.

Det er nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger i forbindelse med […]. Behandlingen sker som følge af […].

[Den dataansvarlige] kan oplyse, at vi behandler følgende personoplysninger om dig:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse
  • CPR-nummer
  • […]

Derudover har vi behandlet de personoplysninger, som fremgår af din henvendelse af [dato].

Det bemærkes, at [den dataansvarlige] til brug for udarbejdelsen af denne besvarelse har behandlet dine oplysninger under sagsnummer […].

     4. Hvorfra oplysningerne stammer fra

[Den dataansvarlige] har dels indsamlet personoplysninger direkte hos dig i form af den e-mail, du har sendt til os. Derudover har vi modtaget oplysninger fra […]. 

     5. Hjemmel

Vi behandler personoplysninger om dig på baggrund af følgende hjemmelsgrundlag:

  • […]

     6. Modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne videregives til

[Den dataansvarlige] videregiver dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt, og der er et lovligt grundlag herfor. Vi har videregivet dine oplysninger til følgende modtagere:

  • […]

Derudover overlader vi oplysninger til vores databehandlere […]

     7. Det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for det eller de formål, som oplysningerne var indsamlet og behandlet til.

[Den dataansvarlige] har følgende slette frister:

  • [...]

     8. Forekomsten af automatiske afgørelser

Vi behandler [ikke] de pågældende personoplysninger med henblik på at foretage automatiserede afgørelser eller profilering.

[Meningsfulde oplysninger om logikken heri samt betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling for den registrerede].

     9. Retten til at indgive klage til en tilsynsmyndighed

Du kan klage over vores behandling af dine oplysninger til Datatilsynet.

Du kan kontakte Datatilsynet fra din digitale postkasse på borger.dk, ved almindelig e-mail til dt@datatilsynet.dk eller med almindelig post til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.

Du kan også indbringe afgørelsen for domstolene.

Klik og kopier teksten, hvis du ønsker at anvende skabelonen i dit tekstbehandlingsprogram.

Kopier skabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld