Du er som udgangspunkt forpligtet til at udlevere aktindsigtsmaterialet i den form, som den, der har anmodet om aktindsigt, ønsker. Dette gælder dog ikke, hvis oplysningerne allerede er offentligt tilgængelige i en anden form, som er let tilgængelig for den pågældende, eller der er rimelige grunde til at stille oplysningerne til rådighed i en anden form eller et andet format.

I MAD 2015.447 fandt Natur- og Miljøklagenævnet, at det var i overensstemmelse med miljøoplysningslovens § 4, stk. 2, at Gentofte Kommune meddelte aktindsigt ved at fremsende materialet i en cd-rom, idet den aktindsigtssøgende ikke havde anmodet om at få aktindsigt i en bestemt form.

Som eksempler på former, som der kan være anmodet om, og som skal imødekommes af myndigheden, kan nævnes papirkopier, filer via e-mail, eller at den aktindsigtssøgende besøger myndigheden og gennemser det relevante materiale dér.

Hvis den aktindsigtssøgende har oplyst sin e-mailadresse, er du berettiget til at sende materialet til den pågældende via e-mail. Det gælder imidlertid ikke, hvis den pågældende kræver at få udleveret materialet i papirkopi.

Hvis oplysningerne allerede er offentligt tilgængelige i en anden form, som er let tilgængelig for den pågældende, eller der er rimelige grunde til at stille oplysningerne til rådighed i en anden form eller et andet format, er du ikke forpligtet til at udlevere materialet i en bestemt form, jf. miljøoplysningslovens § 4, stk. 2.

I vurderingen af om bestemmelsens grunde til ikke er udlevere oplysningerne i den ønskede form eller format foreligger, kan det f.eks. ved elektronisk tilgængelige oplysninger indgå, om den pågældende har adgang til Internet mv., eller nemt vil kunne få det, herunder på offentlige biblioteker m.v. I vurderingen af, om der er rimelig grund til at stille oplysninger, der ikke foreligger i dokumentform, til rådighed i en anden form eller format kan indgå, hvilke vanskeligheder der konkret vil være forbundet med en kopiering.

Hvis oplysningerne allerede er offentligt tilgængelige skal du huske, at det ikke er tilstrækkeligt blot at henvise den aktindsigtssøgende til, at dokumenterne allerede er offentligt tilgængelige. Du skal også behørigt vejlede den pågældende om, hvor dokumenterne kan findes på internettet, jf. MAD 2018.314.

Som eksempel på tilfælde, hvor der er rimelige grunde til at stille oplysningerne til rådighed i en anden form eller et andet format, kan nævnes det tilfælde, hvor der begæres aktindsigt i materiale, som findes i en usædvanlig dokumentform som for eksempel et videobånd eller en DVD. Det er dog i så fald et krav, at det vil være forbundet med betydelige vanskeligheder eller omkostninger at fremstille en kopi.

Hvis der er en konkret risiko for, at det udleverede materiale vil blive anvendt på en retsstridig måde, for eksempel til at true en tredjemand, kan du desuden kræve over for den aktindsigtssøgende, at aktindsigten gennemføres ved, at den pågældende gennemser materialet under et besøg hos myndigheden.

Justitsministeren har med hjemmel i 2013-offentlighedslovens § 40, stk. 3, fastsat nærmere regler om betaling for udlevering af dokumenter mv. i bekendtgørelse nr. 1586 af 19. december 2013 (herefter benævnt som ”2013-bekendtgørelsen”).

Det følger af bekendtgørelsens § 6, stk. 2, at bekendtgørelse nr. 647 af 18. september 1986 om betaling for afskrift og fotokopier, der udleveres i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen ophæves (herefter benævnt som ”1986-bekendtgørelsen”). Dog finder de hidtil gældende regler fortsat anvendelse for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til miljøoplysningsloven.

Det betyder, at 2013-bekendtgørelsen finder anvendelse på digitale forsendelser (elektronisk udlevering), hvorimod 1986-bekendtgørelsen finder anvendelse på analoge forsendelser (afskrifter og fotokopier).

I MAD 2015.420 fandt Natur- og Miljøklagenævnet, at der både efter 1986 og 2013-bekendtgørelsen var hjemmel til at opkræve et gebyr på ca. 500 kr. for at imødekomme en anmodning om aktindsigt i papirformat. Nævnet tog derfor ikke stilling til valget mellem de to bekendtgørelser.

2013-Bekendtgørelsen

Det følger af 2013-bekendtgørelsens § 1, stk. 2, at myndigheden som udgangspunkt kan opkræve 100 kr., hvis der udleveres mere end 100 siders elektroniske dokumenter. Udleveres der dokumenter i papirkopi, kan myndigheden som udgangspunkt opkræve 10 kr. for første side og 1 kr. for hver påbegyndt følgende side.

Der gælder dog en række undtagelser til de nævnte udgangspunkter.

Der kan således ikke kræves betaling første gang, der udleveres dokumenter til den pågældende ansøger, når betalingen for udleveringen af dokumenterne er mindre end 100 kr., eller den, der får udleveret dokumenterne, anmodes om en udtalelse til brug ved sagens behandling, jf. bekendtgørelsens § 2, stk. 1, nr. 1 og 2.

Der kan heller ikke kræves betaling, når dokumenterne udleveres som led i egenacces (offentlighedslovens § 8), jf. bekendtgørelsens § 2, stk. 2.

Er der ved lov eller i henhold til lov fastsat højere betaling for udlevering af et bestemt dokument, opkræves dette beløb, jf. bekendtgørelsens § 3.

Hvis udlevering af et dokument på grund af dettes størrelse eller format mv. forudsætter andet end sædvanlig udskrivning, fotokopiering eller scanning, kan der opkræves betaling svarende til de faktiske omkostninger forbundet med udleveringen, jf. bekendtgørelsens § 4.

Du skal være opmærksom på, at bestemmelserne i §§ 1-4 finder tilsvarende anvendelse, hvis udlevering af en sammenstilling af oplysninger (dataudtræk, jf. § 11) eller en databeskrivelse, jf. § 12, indebærer udskrift eller kopiering af dokumenter. Føres databasen af andre end den myndighed, som behandler aktindsigtsanmodningen, kan du opkræve de omkostninger, myndigheden skal betale for at få foretaget udtrækket.

1986-bekendtgørelsen

Det følger af 1986-bekendtgørelsens § 1, at myndigheden som udgangspunkt kan opkræve 10 kr. for første side og 1 kr. for hver påbegyndt side af en sags dokumenter. Bestemmelsen gælder også i tilfælde, hvor en forvaltningsmyndighed giver adgang til aktindsigt efter princippet om meroffentlighed.

Der gælder dog en række undtagelser til de nævnte udgangspunkter.

Der kan således ikke kræves betaling første gang, der udleveres dokumenter til den pågældende ansøger, når betalingen for udleveringen af dokumenterne er mindre end 25 kr., eller den, der får udleveret dokumenterne, anmodes om en udtalelse til brug ved sagens behandling, jf. bekendtgørelsens § 2, stk. 1, nr. 1 og 2.

Der kan heller ikke kræves betaling, når dokumenterne udleveres som led i egenacces (offentlighedslovens § 8), jf. bekendtgørelsens § 2, stk. 2.

Er der ved lov eller i henhold til lov fastsat højere betaling for udlevering af et bestemt dokument, opkræves dette beløb, jf. bekendtgørelsens § 3.

Særlige regler om gebyrer

Der er inden for visse ministerielle områder fastsat særlige regler om betaling for aktindsigt i miljøoplysninger, der ikke udleveres på papir, jf. bekendtgørelse nr. 1431 af 13. december 2006 om betaling for aktindsigt i miljøoplysninger, der ikke udleveres på papir, inden for Miljøministeriets område, og bekendtgørelse nr. 939 af 10. oktober 2005 om betaling for aktindsigt i miljøoplysninger, der ikke udleveres på papir, inden for Transport- og Energiministeriets område.

Det følger endvidere af de almindelige gebyrbekendtgørelser af 1986 og 2013, § 3, at hvis der er ved lov eller i henhold til lov fastsat højere betaling for udlevering af et bestemt dokument, skal dette beløb opkræves, jf. bekendtgørelsens § 3.

Du skal i disse særlige tilfælde være opmærksom på, at der ikke kan kræves betaling for adgang til registre eller oversigter over offentlige myndigheder eller miljøoplysninger, som myndigheder eller informationskontorer er i besiddelse af, jf. miljøoplysningslovens § 5, stk. 3.

Du skal i disse særlige tilfælde også være opmærksom på, at der kun kan opkræves de faktiske omkostninger forbundet med at udlevere miljøoplysninger, der kan kræves betaling for, jf. FOB 2011 11-1, hvor ombudsmanden fandt, at der ikke var hjemmel til at tage betaling for omkostninger ved administrative opgaver, der ikke var direkte forbundet med den konkrete udlevering af udtræk i en sag.

I de tilfælde, hvor der er fastsæt særlige regler om gebyr for behandling af aktindsigtssager, skal du endelig være opmærksom på, at gebyrer for aktindsigt ikke må være urimelige, selvom omkostningerne kan henføres til det at udlevere miljøoplysninger. Derfor må gebyret hverken overstige den informationssøgendes økonomiske evne eller fremstå objektivt urimeligt, hvilket kræver, at der foretages en individuel vurdering i forbindelse med den konkrete gebyropkrævning, jf. EU-Domstolens dom af 6. oktober 2015 i sag C-71/14, East Sussex County Council mod Information Commissioner (MAD 2015.408).

Miljøoplysningslovens § 4, stk. 2, gælder også, når der træffes afgørelse overfor parter i afgørelsessager.

Reglerne for betaling for udlevering af dokumenter efter forvaltningsloven er dog fastsat i bekendtgørelse nr. 646 af 18. september 1986 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til forvaltningsloven. Der kan ikke opkræves betaling for digitale forsendelser (elektronisk udlevering) efter forvaltningsloven.

Du kan bruge denne skabelon, hvis der er bedt om udlevering af materialet i et bestemt format eller på en bestemt måde.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Du kan bruge denne skabelon, hvis der er bedt om udlevering af materialet i et bestemt format eller på en bestemt måde.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Gennemse vores resuméer af relevant praksis fra ombudsmanden her.