Justitsministeriet skulle have vejledt journalist om ministeriets besiddelse af udkast til endelig rapport
Ombudsmanden fandt, at Justitsministeriets behandling af en anmodning om aktindsigt var beklagelig, fordi ministeriet ikke havde vejledt den aktindsigtssøgende om, at ministeriet var i besiddelse af materiale, som muligvis var omfattet af anmodningen om aktindsigt.
Baggrund
Med henvisning til Justitsministeriets pressemeddelelse af 2017 om, at man ville nedsætte en tværministeriel arbejdsgruppe om eftersyn af kontrolbestemmelser, anmodede en journalist om aktindsigt i arbejdsgruppens rapport. Journalisten henviste i den forbindelse til, at det fremgik af pressemeddelelsen, at arbejdsgruppen skulle have færdiggjort sit arbejde i 2018.
Justitsministeriet svarede, at ministeriet forstod journalistens anmodning på den måde, at journalisten søgte om aktindsigt i arbejdsgruppens endelige rapport. Da arbejdsgruppen endnu ikke havde afsluttet sit arbejde, forelå der ikke en sådan endelig rapport. Justitsministeriet ville orientere journalisten, når rapporten forelå.
Journalisten rettede efter fire måneder på ny henvendelse til Justitsministeriet, der gentog, at arbejdsgruppen endnu ikke havde færdiggjort sit arbejde.
Herefter kom journalisten – via andre veje – i besiddelse af en rapport fra arbejdsgruppen, der fremstod som endelig. Rapporten var dateret forud for journalistens anmodning om aktindsigt.
På den baggrund anmodede journalisten ombudsmanden om at undersøge, om Justitsministeriet havde tilbageholdt oplysninger, givet misvisende svar, og om ministeriet burde have givet aktindsigt i eventuelle foreløbige udgaver af rapporten.
Til brug for ombudsmandens behandling af sagen udtalte Justitsministeriet, at det efter ministeriets opfattelse var misvisende, at ordene ”endelig rapport” var påført den pågældende rapport, som journalisten var i besiddelse af. Rapporten var – på tidspunktet for aktindsigtsanmodningen – ikke tiltrådt af alle involverede ministre eller af regeringen og var derfor efter ministeriets opfattelse ikke endelig.
Efter en gennemgang af sagen fandt ombudsmanden ikke anledning til at tage stilling til, hvorvidt der var tale om en endelig rapport eller blot et udkast.
Ombudsmanden fandt dog, at Justitsministeriet havde foretaget en for snæver afgrænsning af journalistens anmodning om aktindsigt.
Justitsministeriet burde derfor – i overensstemmelse med vejledningspligten – have vejledt journalisten om, at ministeriet var i besiddelse af den pågældende rapport.
Ombudsmanden bemærkede i den forbindelse, at det er forudsat i offentlighedslovens forarbejder, at der – særlig når aktindsigtsanmodninger er fremsat af medier – kan være særlige grunde til at vejlede, med henblik på at myndigheden kan identificere de dokumenter, der ønskes aktindsigt i.
Ombudsmanden fandt samlet set, at Justitsministeriets håndtering af aktindsigtssagen var beklagelig.
Ombudsmandens udtalelse kan læses her.