Sigtet med bestemmelsen er, at en indsigt i databeskrivelsen skal sikre offentligheden kendskab til, hvordan den enkelte database grundlæggende er opbygget.
Det er med bestemmelsen forudsat, at en databeskrivelse i almindelighed vil have karakter af et ”enkelt” tekstdokument, der er udarbejdet af den pågældende myndighed og indeholder en generel og kortfattet beskrivelse af, hvordan den pågældende database overordnet er opbygget. Databeskrivelsen vil således ikke nødvendigvis have karakter af en it-faglig manual vedrørende den pågældende database.
I forhold til adgangen til at få indsigt i, hvilket grundlag oplysningerne i en database bygger på, skal der sondres mellem den pågældende myndigheds egne oplysninger og eksternt indhentede oplysninger. Med hensyn til den pågældende myndigheds egne oplysninger bør grundlaget for sådanne oplysninger omfatte oplysninger om kriterier for indsamling og registrering af foreliggende oplysninger i databasen, kilder, tidspunkter for indsamling og frekvens for ajourføring. Med hensyn til eksternt indhentede oplysninger – dvs. oplysninger, der indgår i en database, men som leveres af en ekstern dataleverandør som f.eks. Danmarks Statistik – er det tilstrækkeligt at oplyse, at de pågældende oplysninger leveres af den pågældende leverandør.
Retten til indsigt i databeskrivelsen gælder kun, hvis databeskrivelsen allerede foreligger i et dokument hos myndigheden. Myndigheden er således ikke forpligtet til at udarbejde et nyt dokument, der indeholder databeskrivelsen, hvis en sådan ikke allerede foreligger hos myndigheden. Det er desuden en betingelse, at beskrivelsen angår en database, der anvendes i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med offentliggjorte analyser, beregninger og lignende.
Det fastsættes dog i stk. 3, at der i forhold til databaser, som myndigheden etablerer eller udvikler efter lovens ikrafttræden (1. januar 2014), og som anvendes i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med offentliggjorte analyser, beregninger og lignende, gælder en pligt for myndigheden til at sikre sig, at der udarbejdes en databeskrivelse, som svarer til den, der er nævnt i stk. 1. Det indebærer, at databeskrivelsen skal indeholde information om de typer af information, der indgår i en database, hvilket grundlag oplysningerne i databasen bygger på samt oplysninger om, hvilke formater den pågældende database anvender. Det følger dog af stk. 3, 2. pkt., at pligten til at udarbejde en databasebeskrivelse ikke gælder, hvis udarbejdelsen af en databasebeskrivelse vil indebære et væsentligt ressourceforbrug.
Retten til indsigt i databeskrivelsen gælder også, selv om beskrivelsen er indeholdt i et internt dokument.
Retten til indsigt i databeskrivelsen kan begrænses, når hensynene nævnt i offentlighedsloven §§ 31-33 gør sig gældende. Herved sigtes bl.a. til tilfælde, hvor det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar, at der ikke er indsigt i databeskrivelsen.