Du er som udgangspunkt forpligtet til at udlevere aktindsigtsmaterialet i den form, som den, der har anmodet om aktindsigt, ønsker. Dette gælder dog ikke, hvis den aktindsigtssøgende har bedt om at få gennemført aktindsigten mv. i en bestemt digital form. Det vil sige, at en myndighed ikke er forpligtet til at omformatere et elektronisk dokument til et andet digitalt format.

Som eksempler på former, som der kan være anmodet om, og som skal imødekommes af myndigheden, kan nævnes papirkopier, filer via e-mail, eller at den aktindsigtssøgende besøger myndigheden og gennemser det relevante materiale der.

Hvis den aktindsigtssøgende har oplyst sin e-mailadresse, er du berettiget til at sende materialet til den pågældende via e-mail. Det gælder imidlertid ikke, hvis den pågældende kræver at få udleveret materialet i papirkopi.

Umuligt eller meget vanskeligt

Hvis det er umuligt, meget vanskeligt eller der foreligger andre tungtvejende modhensyn, er du ikke forpligtet til at udlevere materialet i en bestemt form. Det samme gør sig gældende for så vidt angår sammenstillinger af oplysninger og databeskrivelser.

Som eksempel kan nævnes det tilfælde, hvor der begæres aktindsigt i materiale, som findes i en usædvanlig dokumentform som for eksempel et videobånd eller en DVD. Det er dog i så fald et krav, at det vil være forbundet med betydelige vanskeligheder eller omkostninger at fremstille en kopi.

Hvis der er en konkret risiko for, at det udleverede materiale vil blive anvendt på en retsstridig måde, for eksempel til at true en tredjemand, kan du desuden kræve over for den aktindsigtssøgende, at aktindsigten gennemføres ved, at den pågældende gennemser materialet under et besøg hos myndigheden.

Offentligt tilgængelige oplysninger

Du er ikke forpligtet til at udlevere materiale, som er offentligt tilgængeligt, i en bestemt form. Det kan eksempelvis være dokumenter eller oplysninger, som findes på myndighedens hjemmeside.

Hvis aktindsigtsanmodningen angår en sammenstilling af oplysninger, jf. offentlighedslovens § 11 om dataudtræk, og du mener, at du ikke er forpligtet til at udlevere materialet, da det er offentligt tilgængeligt, skal du være opmærksom på, at oplysningerne skal være gjort tilgængelige på en sådan måde, at det er muligt for den, der har bedt om sammenstillingen, selv at sammenstille oplysningerne på baggrund af det materiale, som er offentligt tilgængeligt.

Justitsministeren har med hjemmel i offentlighedslovens § 40, stk. 3, fastsat nærmere regler om betaling for udlevering af dokumenter mv. i bekendtgørelse nr. 1586 af 19. december 2013.

Det følger af bekendtgørelsens § 1, stk. 2, at myndigheden som udgangspunkt kan opkræve 100 kr., hvis der udleveres mere end 100 siders elektroniske dokumenter. Udleveres der dokumenter i papirkopi, kan myndigheden som udgangspunkt opkræve 10 kr. for første side og 1 kr. for hver påbegyndt følgende side.

Der gælder dog en række undtagelser til de nævnte udgangspunkter.

Der kan således ikke kræves betaling første gang, der udleveres dokumenter til den pågældende ansøger, når betalingen for udleveringen af dokumenterne er mindre end 100 kr., eller den, der får udleveret dokumenterne, anmodes om en udtalelse til brug ved sagens behandling, jf. bekendtgørelsens § 2, stk. 1, nr. 1 og 2.

Der kan heller ikke kræves betaling, når dokumenterne udleveres som led i egenacces (offentlighedslovens § 8), jf. bekendtgørelsens § 2, stk. 2.

Er der ved lov eller i henhold til lov fastsat højere betaling for udlevering af et bestemt dokument, opkræves dette beløb, jf. bekendtgørelsens § 3.

Hvis udlevering af et dokument på grund af dettes størrelse eller format mv. forudsætter andet end sædvanlig udskrivning, fotokopiering eller scanning, kan der opkræves betaling svarende til de faktiske omkostninger forbundet med udleveringen, jf. bekendtgørelsens § 4.

Du skal være opmærksom på, at bestemmelserne i §§ 1-4 finder tilsvarende anvendelse, hvis udlevering af en sammenstilling af oplysninger (dataudtræk, jf. § 11) eller en databeskrivelse, jf. § 12, indebærer udskrift eller kopiering af dokumenter. Føres databasen af andre end den myndighed, som behandler aktindsigtsanmodningen, kan du opkræve de omkostninger, myndigheden skal betale for at få foretaget udtrækket.

Det følger af forvaltningslovens § 16, stk. 3, at dokumenterne skal udleveres i den form, som parten ønsker. Dette gælder dog ikke, hvis det er umuligt eller meget vanskeligt eller der foreligger tungtvejende modhensyn. Bestemmelsen svarer i det væsentligste til bestemmelsen i offentlighedslovens § 40.

En offentlig myndighed kan dog ikke henvise en part i en afgørelsessag til selv at finde offentlige tilgængelige oplysninger, som parten har bedt om aktindsigt i, når oplysningerne konkret indgår i grundlaget for den pågældende afgørelsessag.

Ligesom i offentlighedslovens § 40, stk.1, angiver bestemmelsen i forvaltningslovens § 16, stk. 3, hvordan aktindsigten skal gennemføres. Dokumenterne skal udleves i den form, som parten ønsker, medmindre det er umuligt eller meget vanskeligt, eller der foreligger tungtvejende modhensyn.

Du kan bruge denne skabelon, hvis der er bedt om udlevering af materialet i et bestemt format eller på en bestemt måde.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.