Det objektive identifikationskrav følger af offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 1. Det objektive identifikationskrav indebærer, at en anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at en myndighed kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Det objektive krav er således en forudsætning for, at myndighederne kan finde frem til de relevante sager og dokumenter. En anmodning om indsigt i ”myndighedens dårlige sager” er f.eks. ikke tilstrækkelig til at myndigheden kan finde, de sager, som den aktindsigtssøgende er interesseret i.

Kravet om angivelse af et tema følger af offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2. Temakravet vil være opfyldt, hvis der f.eks. anføres sager af en bestemt art såsom "sager om afslag på SU til udenlandske studerende" eller "brevveksling, der vedrører smiley-ordningen". Derimod vil en anmodning om aktindsigt i brevvekslingen de seneste to år mellem den pågældende myndighed og en nærmere angivet privat erhvervsvirksomhed normalt ikke opfylde temakravet, medmindre formålet med en aktindsigtsbegæring er at belyse omfanget af kontakten mellem parterne. I en sådan situation kan en myndighed kræve, at ansøgeren angiver, hvilket tema eller emne den brevveksling, der ønskes aktindsigt i, omhandler, f.eks. "sager om spildevand".

Den aktindsigtssøgende kan få aktindsigt i sager af en bestemt art eller sager journaliseret i en bestemt periode, hvis betingelsen om angivelse af tema er opfyldt.

Der kan ikke stilles krav om, at den aktindsigtssøgende skal angive en konkret sags journalnummer. Hvis den ansøgende kan dette, vil det dog være tilstrækkeligt til, at forvaltningsmyndigheden ikke vil kunne afslå at behandle anmodningen. Det gælder, selvom kravet om angivelse af et tema i øvrigt ikke er opfyldt.

En anmodningen om aktindsigt kan afslås, hvis behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1.

Den aktindsigtssøgendes interesse
Det centrale for vurderingen af, om behandlingen af en anmodning om aktindsigt vil nødvendiggøre et – i forhold til ansøgerens interesse i at få indsigt i det konkrete tilfælde – uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil være det forventede tidsforbrug ved behandlingen af anmodningen.

Hvis den aktindsigtssøgende ikke har godtgjort en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne, vil et forventet ressourceforbrug, der overstiger ca. 25 timer (svarende til mere end tre fulde arbejdsdage) udgøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, der kan begrunde et afslag på aktindsigt. Fra praksis kan der henvises til ombudsmandens udtalelser om afslag på aktindsigt pga. uforholdsmæssigt ressourceforbrug fra hhv. Justitsministeriet og Skatteministeriet.

Hvis den aktindsigtssøgende godtgør en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne, kræver et afslag et forventet ressourceforbrug , der er væsentligt større end for personer uden en særlig interesse (dvs. væsentligt større end 25 timer). Aktindsigtsøgende med en særlig interesse er f.eks. massemedier, forskere tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut, interesseorganisationer eller personer, der har en retlig interesse i en sag eller i at få kendskab til dokumenterne.

Du skal altid foretage en samlet vurdering i sagen. Ombudsmanden har i to konkrete sager fundet, at et tidsforbrug på henholdsvis over 60 timer (8 fulde arbejdsdage) og over 150 timer (20 fulde arbejdsdage) udgjorde et uforholdsmæssigt tidsforbrug, selvom den aktindsigtssøgende havde en særlig interesse. Fra praksis kan der henvises til ombudsmandens udtalelser om aktindsigt i terrorvurderinger og asylansøgeres sundhedsbehandlinger. 

Opgørelse af tidsforbrug
I det samlede tidsforbrug skal du medregne både fremsøgningen af sagerne eller dokumenterne og myndighedens vurdering af, om der kan gives aktindsigt heri. Du kan i vurderingen af ressourceforbruget lægge vægt på dels sagernes eller dokumenternes antal, dels om aktindsigtsanmodningen på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle.

En afgørelse om afslag ud fra ressourcebetragtninger bør træffes ud fra det forventede tidsforbrug og ikke ud fra en faktisk konstatering af, at myndigheden nu har brugt mere end f.eks. 25 timer på at behandle anmodningen, jf. ombudsmandens udtalelse om afslag på aktindsigt pga. uforholdsmæssigt ressourceforbrug fra Justitsministeriet. 

Du kan ikke afslå en anmodning, hvis det uforholdsmæssige tidsforbrug skyldes manglende behørig journalisering af dokumenter.

Hvis en bestemt aktindsigtssøgende løbende søger om aktindsigt i et betragteligt antal sager hos den samme myndighed, kan ressourcereglen anvendes, hvis det er åbenbart, at ansøgeren ikke har en sådan særlig interesse i de sager, der søges aktindsigt i, at myndigheden løbende bør være forpligtet til at bruge omfattende ressourcer på at behandle aktindsigtsanmodninger fra den pågældende. Afhængig af omstændighederne skal der dog normalt være søgt om aktindsigt 10-15 gange over for den samme myndighed inden for det seneste halve år, før der kan gives afslag, medmindre der er tale om chikane. Du skal være opmærksom på, at det som det klare udgangspunkt ikke er muligt af afslå en anmodning fra en aktindsigtssøgende med en særlig interesse, f.eks. en journalist, på grund af antallet af anmodninger.

Krav om dialog
Før du giver afslag på aktindsigt grundet et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, skal du indgå i en dialog med den aktindsigtssøgende og bede den pågældende om at afgrænse og konkretisere sin anmodning, for at den kan behandles inden for et forholdsmæssigt tidsforbrug. Du kan f.eks. sende aktlister over sagernes indhold, så den pågældende har et grundlag for at konkretisere sin anmodning. Du skal i den forbindelse oplyse, at konsekvensen af en manglende konkretisering kan være afslag på at behandle anmodningen, jf. ombudsmandens udtalelse om afslag på aktindsigt pga. uforholdsmæssigt ressourceforbrug fra Skatteministeriet.

Uforholdsmæssigt ressourceforbrug til anonymisering og ekstrahering af oplysninger
I det omfang et dokument indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold omfattet af offentlighedslovens § 30, nr. 1, bør du efter anmodning fra den aktindsigtssøgende gennemføre en effektiv anonymisering af de pågældende oplysninger. Dette gælder dog kun, hvis den effektive anonymisering kan ske uden nævneværdig brug af myndighedens ressourcer. Fra praksis kan der henvises til ombudsmandens udtalelse om asylansøgeres sundhedsbehandlinger.

En aktindsigtssøgende har kun ret til sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk), hvis såvel sammenstillingen af oplysninger som en eventuel anonymisering af de sammenstillede oplysninger kan foregå ved få og enkle kommandoer, jf. offentlighedslovens § 11, stk. 1. Ved vurderingen af, om sammenstillingen er for ressourcekrævende, skal der lægges vægt på, hvor lang tid sammenstillingen vil tage, herunder hvor kompliceret den er. Betingelsen om få og enkle kommandoer vil ikke være opfyldt, hvis sammenstillingen ikke kan foretages i løbet af kort tid. Fra praksis kan henvises til ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i dataudtræk fra indkøbsdatabase og CVR-registret. 

Du kan undlade at foretage ekstrahering af oplysninger om en sags faktiske grundlag og oplysninger om eksterne og interne faglige vurderinger i det omfang, det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 1, og § 29, stk. 2.

Egenacces
Du skal være opmærksom på, at ressourcereglen ikke finder anvendelse i sager om egenacces efter offentlighedslovens § 8.

Anmodningen om aktindsigt kan endvidere afslås, hvis den må antages at skulle tjene et retsstridigt formål el.lign., jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2.

Anmodninger kan afslås efter bestemmelsen, hvis der er tale om tilfælde af misbrug, f.eks. hvis aktindsigtsanmodningen har til formål at forfølge eller på lignende måde genere myndighedens ansatte eller privatpersoner (chikane) eller har til formål at skabe grundlag for retsstridige forhold. Ved lignende forstås en intimidering, som ikke med sikkerhed er retsstridig, men som myndighedens ansatte ikke bør tåle, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i navne og initialer. 

Spørgsmålet skal vurderes ud fra de konkrete omstændigheder ved anmodningen, herunder anmodningens indhold, tidligere erfaringer med at meddele oplysninger til den pågældende, og om den aktindsigtssøgende har optrådt truende. Fra praksis kan nævnes ombudsmandens udtalelse om risiko for repressalier. 

Undtagelsen finder ikke anvendelse i sager om egenacces, jf. ombudsmandens udtalelse om risiko for chikane. 

Retten til aktindsigt efter forvaltningsloven gælder kun for parter i afgørelsessager. Parters adgang til aktindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører den pågældende afgørelsessag. Efter forvaltningslovens § 9 a skal en anmodning om aktindsigt angive den sag, hvis dokumenter den pågældende part ønsker at blive gjort bekendt med. Der gælder ingen form- eller temakrav til anmodningen om aktindsigt, men myndigheden skal om fornødent sikre sig den pågældendes identitet for at sikre, at oplysningerne kun videregives til den, der som part i sagen har ret til at få denne særlige adgang til aktindsigt.

Forvaltningsloven indeholder ikke en ressourceregel, og det er heller ikke muligt at afslå at behandle en aktindsigtsanmodning, som antages at skulle tjene et retsstridigt formål.

Du kan bruge denne skabelon, hvis en anmodning om aktindsigt ikke opfylder offentlighedslovens krav til identifikation af den sag eller de dokumenter, som der ønskes aktindsigt i, og hvis du har anmodet den aktindsigtssøgende om at præcisere sin anmodning.

Identifikationskravet indebærer, at anmodningen om aktindsigt dels skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at myndigheden kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, dels at aktindsigtsanmodningen angiver et tema.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Du kan bruge denne skabelon, hvis en anmodning om aktindsigt ikke opfylder offentlighedslovens krav til identifikation af den sag eller de dokumenter, som der ønskes aktindsigt i. Identifikationskravet indebærer, at anmodningen om aktindsigt dels skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at myndigheden kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, dels at aktindsigtsanmodningen angiver et tema.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Ombudsmanden har i en række udtalelser forholdt sig til rækkevidden af offentlighedslovens § 9.